Tổ Chức Sự Kiện Là Gì? Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện Từ A Tới Z

Tổng quan về tổ chức sự kiện

Khái niệm về sự kiện

Sự kiện là gì?

Sự kiện (event) là một hoạt động được tổ chức trong một khoảng thời gian và địa điểm nhất định, với mục đích thu hút số lượng lớn người quan tâm và tham gia. Sự kiện có thể liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau, từ các hoạt động quan trọng được truyền thông săn đón như: SEA Games, Lễ hội pháo hoa Đà Nẵng, Hoa hậu Hoàn Vũ, Festival Huế đến các sự kiện cá nhân, gia đình như: đám cưới, sinh nhật. Hoặc các hoạt động kinh doanh và marketing của các doanh nghiệp như: triễn lãm, khai trương, kỷ niệm thành lập công ty, hội nghị, hội thảo,...

Ví dụ: Hội chợ Du lịch quốc tế VITM (Vietnam International Travel Mart) là một sự kiện quan trọng trong lĩnh vực du lịch. Hội chợ quy tụ các đơn vị du lịch, công ty lữ hành, khách sạn,...để giới thiệu và quảng bá các điểm đến du lịch trong nước và quốc tế.

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là một quá trình lập kế hoạch, chuẩn bị và thực hiện một hoạt động có mục đích cụ thể, nhằm tạo ra một trải nghiệm đáng nhớ cho công chúng hoặc khách hàng mục tiêu. Quá trình này bao gồm việc lựa chọn địa điểm, thiết kế chương trình, quản lý ngân sách và các công việc liên quan khác,...Người tổ chức sự kiện đòi hỏi phải có kỹ năng quản lý, sáng tạo, tỉ mỉ, nhằm đảm bảo mọi khía cạnh của sự kiện được thực hiện một cách suôn sẻ và thành công.

Xem thêm: Kỹ Năng Tổ Chức Sự Kiện Cần Có Của Nhân Viên Tổ Chức Sự Kiện

Các loại hình event hiện nay

Sự kiện ra mắt sản phẩm (Activation Event/Product Launch Event): Lễ ra mắt sản phẩm lốp xe Open Country A/T 3 của thương hiệu Toyotires và nhà phân phối YHI Việt Nam tại khách sạn New World Saigon.

Thông cáo báo chí (Press Release): Họp báo ra mắt phim Nhà Bà Nữ của Trấn Thành được sự quan tâm của đông đảo khán giả và giới báo chí.

Sự kiện về marketing (Event Marketing): Một chương trình quảng cáo hoặc sự kiện truyền thông để quảng bá và tiếp thị một sản phẩm hoặc dịch vụ.

Sự kiện doanh nghiệp (Corporate Events): Kỷ niệm ngày thành lập công ty, hội nghị cổ đông, hội thảo nội bộ, lễ khai trương cửa hàng mới,...

Sự kiện trình diễn (Event Show): Tuần lễ thời trang Vietnam Fashion Week,  triển lãm ô tô Vinfast, hoặc buổi biểu diễn nghệ thuật múa rối nước.

Sự kiện kinh doanh (Business Events): Hội nghị doanh nghiệp, diễn đàn kinh tế, buổi gặp gỡ thương mại giữa các doanh nghiệp.

Sự kiện tại các điểm bán hàng (Shopper Event): Tổ chức chương trình khuyến mãi, trưng bày sản phẩm tại các cửa hàng để thu hút khách hàng.

Sự kiện gây quỹ từ thiện (Fundraising Events): Buổi gây quỹ từ thiện để hỗ trợ các tổ chức và hoạt động nhân đạo.

Hội chợ thương mại (Trade Fairs): Triển lãm hàng hóa và dịch vụ của các doanh nghiệp trong một ngành công nghiệp cụ thể.

Triển lãm (Exhibitions): Buổi triển lãm nghệ thuật, triển lãm công nghệ, triển lãm sản phẩm.

Hội nghị (Conventions): Hội nghị quốc tế về khoa học, hội nghị của các ngành nghề cụ thể như y tế, kỹ thuật, marketing,...

Hội thảo (Conferences): Hội thảo về kỹ năng lãnh đạo, hội thảo giáo dục, hội thảo về công nghệ thông tin.

Sự kiện liên quan đến lễ hội (Festive Events): Lễ hội âm nhạc coachella, lễ hội Trung Thu, lễ hội pháo hoa.

Sự kiện xã hội và văn hóa (Social and Cultural Events): Đám cưới, sinh nhật, buổi triển lãm văn hóa.

Sự kiện thể thao (Sporting Events): Giải bóng đá, cuộc đua xe, giải golf, các trận đấu thể thao lớn như Olympic Games (thế vận hội), World Cup.

Cuộc họp (Meetings): Họp công ty, cuộc họp ban quản lý, cuộc họp nhóm làm việc.

Hội thảo chuyên đề (Seminars): Hội thảo chuyên sâu về kỹ năng làm việc, phát triển bản thân, lãnh đạo.

Buổi biểu diễn âm nhạc/trình diễn trực tiếp (Concerts/Live Performances): Sự kiện âm nhạc Những thành phố mơ màng, buổi biểu diễn Spring Concert. 

Vai trò và mục đích của tổ chức event 

Vai trò và mục đích của tổ chức event 

Vai trò của tổ chức sự kiện

• Tổ chức event đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và củng cố hình ảnh của một thương hiệu/công ty hoặc doanh nghiệp. 
• Thông qua sự kiện, khách hàng và đối tác có thể gặp gỡ, trò chuyện cũng như chia sẻ thông tin, từ đó tạo ra mối quan hệ hợp tác mới và mở rộng mạng lưới kinh doanh.
• Tổ chức event mang đến những kỷ niệm và ấn tượng khó quên về doanh nghiệp/sản phẩm/thương hiệu cho khách hàng.
• Sự kiện không chỉ là một nền tảng để giới thiệu sản phẩm/dịch vụ mới, mà còn tạo ra không gian để giao dịch, xúc tiến bán hàng và xây dựng mối quan hệ kinh doanh.
• Một sự kiện thành công sẽ mang đến những tác động truyền thông hiệu quả. Ngược lại, nếu sự kiện không thành công, nó có thể làm giảm giá trị thương hiệu trên thị trường.

Mục đích của tổ chức event 

• Tăng cường hiệu ứng từ truyền thông, nhằm tạo dấu ấn đặc biệt trong lòng khách hàng mục tiêu. 
• Thay đổi nhận thức ban đầu của công chúng, khách hàng và truyền thông về thương hiệu/ sản phẩm của một công ty, doanh nghiệp hoặc tổ chức nào đó.
• Ra mắt sản phẩm hoặc dịch vụ mới, thu hút sự quan tâm của khách hàng và gây tò mò về sản phẩm.
• Quảng cáo sản phẩm và hỗ trợ bán hàng để gia tăng doanh số cũng như giới thiệu chính sách của các kênh phân phối. 
• Tạo môi trường giao tiếp và gặp gỡ giữa doanh nghiệp và khách hàng, xây dựng mối quan hệ lâu dài và tăng cường sự tương tác. 
• Chia sẻ thông tin, truyền đạt kiến thức và kỹ năng cho khách hàng hoặc cộng đồng.

Khái quát quy trình tổ chức sự kiện

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng

Nhân viên tư vấn sẽ tiếp nhận yêu cầu tổ chức event từ khách hàng. Các thông tin bao gồm: mục đích của sự kiện, thời gian tổ chức, ngân sách, yêu cầu cụ thể và các mong muốn khác. 

Bước 2: Lập kế hoạch chi tiết

Dựa trên thông tin thu thập được, nhân sự tổ chức event sẽ lên ý tưởng và đề xuất những phương án, giải pháp hợp lý để sự kiện được diễn ra thành công nhất với chi phí tối ưu nhất. Họ sẽ phát triển kịch bản sự kiện chi tiết, bao gồm các hoạt động, chương trình và timeline diễn ra. Đồng thời, nhân viên sẽ lập báo giá dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói để khách hàng có cái nhìn tổng quan về chi phí dự kiến.

Bước 3: Khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện và triển khai

Nhân viên tư vấn sẽ tiến hành khảo sát địa điểm tổ chức event để đảm bảo rằng nơi đó phù hợp và đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Đồng thời, nhân viên sẽ thương thảo và chốt báo giá, hợp đồng để chuẩn bị cho công tác triển khai của sự kiện.

Bước 4: Chuẩn bị các hạng mục chính của sự kiện

Mời celeb tham dự sự kiện

Checklist các hạng mục cần thiết bao gồm:

• Nhân sự: Band nhạc, nhóm múa, nhóm nhảy, ca sĩ, MC, KOL (Key Opinion Leader), PG (Promotion Girls), PB (Promotion Boys), Đội lân sư rồng.
• Thiết bị: Gồm hạng mục âm thanh, ánh sáng, màn chiếu 2 bên, màn hình Led.
• Ấn phẩm sự kiện: Thiết kế sân khấu, standee, poster, backdrop.
• Truyền thông: Các nền tảng mạng xã hội, livestream, tờ rơi.

• Dịch vụ chụp hình, quay phim sự kiện

Bước 5: Chạy sự kiện

Trước khi sự kiện diễn ra, nhân viên sự kiện sẽ thực hiện công tác setup sân khấu, âm thanh - ánh sáng, tiệc và chạy thử một số hạng mục để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ. 

Bước 6: Đánh giá và báo cáo

Khi sự kiện kết thúc,cần tiến hành đánh giá và báo cáo kết quả hoạt động của sự kiện. Đây cũng là thời điểm để khách hàng đưa ra nhận xét và đánh giá về dịch vụ tổ chức sự kiện của bạn. 

Xem thêm: 10 Bước Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện Chuẩn Cho Doanh Nghiệp

Công ty tổ chức event chuyên nghiệp

Công ty event Thiên An Media 

Ekip tổ chức sự kiện - Thiên An Media

Thiên An Media là một trong những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại thị trường hiện nay và được rất nhiều khách hàng tin tưởng. Chúng tôi đã có nhiều năm kinh nghiệm tổ chức thành công hàng ngàn dự án với đa dạng quy mô khác nhau. 

Thiên An Media luôn nỗ lực không ngừng để vượt qua mong đợi của khách hàng và mang đến những trải nghiệm sự kiện đáng nhớ. Chúng tôi tin rằng, với kinh nghiệm, sự chuyên nghiệp và sáng tạo của mình, chúng tôi sẽ là đối tác tin cậy cho mọi khách hàng. 

Các tiêu chí để chọn công ty event chuyên nghiệp ?

Khi chọn một công ty tổ chức event chuyên nghiệp, có một số tiêu chí quan trọng mà bạn nên xem xét như sau:

Kinh nghiệm và danh tiếng: Đánh giá các dự án mà công ty đã tổ chức trong quá khứ, xem xét phản hồi từ khách hàng trước đó và tìm hiểu về tầm ảnh hưởng cũng như uy tín của công ty trên thị trường.

Đội ngũ nhân viên có chuyên môn: Xem xét về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và khả năng tư duy sáng tạo của đội ngũ nhân sự tổ chức event. 

Phạm vi dịch vụ: Tìm hiểu xem công ty có khả năng tổ chức các loại sự kiện nào: từ hội thảo, triển lãm, roadshow cho đến gala dinner,...Xác định xem công ty có thể đáp ứng đầy đủ các yêu cầu và mục tiêu của bạn hay không.

Kịch bản sự kiện: Đảm bảo rằng công ty có khả năng lập kịch bản sự kiện sáng tạo, mới mẻ, không rập khuôn theo những sự kiện đã diễn ra trước đây.  

Trang thiết bị và công nghệ: Công ty có đầy đủ các trang thiết bị và công nghệ hiện đại để tạo ra một không gian sự kiện chuyên nghiệp và ấn tượng hay không?

Tư vấn và khả năng ứng biến: Công ty có khả năng tư vấn và đưa ra giải pháp tốt cho yêu cầu cụ thể của bạn. 

Kế hoạch tổ chức sự kiện và checklist: Đánh giá kế hoạch tổ chức event của công ty và xem xét các bước, hạng mục cần thực hiện. Kiểm tra xem công ty có sử dụng checklist chi tiết để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ công việc nào hay không?

Tổ chức sự kiện đang ngày càng phát triển và dần trở thành một ngành công nghiệp sôi động và đầy tiềm năng. Với sự gia tăng nhu cầu của khách hàng về các sự kiện: hội thảo, triển lãm, ra mắt sản phẩm mới, lễ kỷ niệm thành lập,...tổ chức event chuyên nghiệp sẽ tiếp tục đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra các trải nghiệm độc đáo và kết nối khách hàng với doanh nghiệp.