Checklist là gì? Mẫu Checklist Tổ Chức Sự Kiện Chi Tiết Nhất

I. Tổng quan về checklist sự kiện

1.1. Checklist sự kiện là gì?

Checklist sự kiện là gì?

Checklist sự kiện là một danh sách các công việc, nhiệm vụ cần hoàn thành và kiểm tra trong quá trình tổ chức một chương trình. Checklist này sẽ bao gồm các bước tiền sự kiện cho đến các nhiệm vụ sau sự kiện. Sử dụng checklist giúp tổ chức chương trình chuyên nghiệp hơn, kiểm soát các đầu mục trong quy trình tổ chức sự kiện một cách chính xác và giảm thiểu lỗi sót.

1.2. Lợi ích của việc sử dụng checklist sự kiện

Kiểm soát công việc: Nó giúp bạn theo dõi tiến độ và đảm bảo rằng không có nhiệm vụ nào bị bỏ sót. Ví dụ, trong checklist tổ chức sự kiện, bạn có thể liệt kê công việc như: chuẩn bị thiệp mời sự kiện, liên hệ với diễn giả, hoặc đặt chỗ cho khách mời. Bằng cách hoàn thành từng công việc theo đầu mục tick, bạn sẽ kiểm soát chương trình tốt hơn.

Tăng tính tổ chức và hiệu quả: Với checklist sự kiện, bạn có thể sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên, thiết lập deadline và phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong đội ngũ nhân sự. Từ đó giúp nâng cao tính hiệu quả và đảm bảo mọi người đều biết rõ nhiệm vụ của mình.

Tiết kiệm thời gian và tài nguyên: Lúc này bạn sẽ không còn quên mất công việc cần làm hay phải làm lại một công việc vì bị bỏ sót. Checklist tổ chức sự kiện sẽ giúp theo dõi tiến độ công việc và kiểm tra từng bước một. Điều này giúp bạn sử dụng thời gian và tài nguyên một cách hiệu quả, tránh lãng phí và đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ.

1.3. Các công cụ tạo và quản lý checklist

Bảng Excel hoặc Google Sheets: Bạn có thể tạo checklist sự kiện bao gồm các cột như: công việc, mô tả, ngày hết hạn, trạng thái hoàn thành, ghi chú. Sau đó sử dụng các tính năng định dạng và màu sắc để phân loại và tạo sự tương phản giữa các cột để nổi bật hơn.

Phần mềm quản lý dự án: Những công cụ này cung cấp các tính năng như tạo danh sách công việc, phân công, theo dõi tiến độ, giao tiếp và làm việc nhóm rất được các nhân sự của công ty tổ chức sự kiện ưa dùng:

- Notion

- Asana

- Trello

- OneNote

- Jira

- Monday 

- Basecamp 

Ứng dụng di động: Với các ứng dụng di động này bạn sẽ dễ dàng tạo, truy cập và cập nhật checklist tổ chức sự kiện của mình bất kỳ lúc nào và bất kỳ nơi đâu chỉ với kết nối internet. 

- Todoist

- Any.do

- Microsoft To Do

- Google Keep

- Gtask

- Evernote

Mẫu checklist sự kiện sẵn có: Nếu bạn không muốn tạo bảng checklist sự kiện từ đầu, bạn có thể tìm kiếm và tải về các mẫu có sẵn trên mạng. Các mẫu này thường có cấu trúc sẵn và bạn chỉ cần nhập những đề mục mình cần theo dõi. 

II. Mẫu checklist công việc tổ chức sự kiện chi tiết nhất

Phần 1: Checklist sự kiện giai đoạn đầu 

Thời gian và thời lượng chương trình

- Ấn định ngày và giờ tổ chức sự kiện phụ thuộc vào lịch trình cũng như sự thuận tiện của khách mời.

- Xác định thời lượng (bắt đầu và kết thúc) để dễ dàng trong việc lên lịch cho các hoạt động xuyên suốt sự kiện.

- Khi lập lịch trình sự kiện, hãy dự trù một khoảng thời gian dư ra để xử lý các tình huống bất ngờ hoặc các vấn đề phát sinh. 

Địa điểm tổ chức

- Cần phù hợp với quy mô của sự kiện, có đủ không gian để chứa tất cả khách mời và các hoạt động trong sự kiện. 

- Có đủ tiện nghi và trang thiết bị, bao gồm: âm thanh, ánh sáng, màn hình, thiết bị trình chiếu, hệ thống điều hòa không khí, wifi và các dịch vụ hỗ trợ khác.

- Địa điểm nằm ở vị trí thuận tiện và dễ dàng đi lại. Ít xảy ra tắc nghẽn trong các khung giờ cao điểm.

Mục tiêu và mục đích sự kiện

Ví dụ: Công ty A tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm mới.

Mục đích của sự kiện: Xây dựng nhận thức về sản phẩm mới, tạo sự quan tâm và tạo dựng hình ảnh tích cực về công ty trong tâm trí khách hàng. 

Mục tiêu sự kiện: Từ mục đích đặt ra ở trên dẫn đến mục tiêu là thu hút ít nhất 200 khách hàng tham dự, tạo ra ít nhất 70 đơn hàng trong ngày sự kiện diễn ra. 

Checklist hạng mục dự trù ngân sách

Chi phí thuê người nổi tiếng biểu diễn

- Chi phí thuê địa điểm

- Chi phí thiết bị và trang thiết bị: Âm thanh, ánh sáng, màn hình hiển thị, máy chiếu, máy tính,...

- Chi phí trang trí và thiết kế: backdrop, banner, hoa, nơ đỏ bản to, đèn trang trí, và các yếu tố trực quan khác.

- Chi phí quảng cáo và tiếp thị: quảng cáo trực tuyến, in ấn.

- Chi phí vận chuyển thiết bị và các vật phẩm sự kiện từ nơi cất trữ đến địa điểm tổ chức sự kiện, cũng như chi phí lưu trữ nếu cần thiết.

- Chi phí ăn uống và tiệc: Bao gồm bữa trưa, bữa tối cho nhân sự sự kiện, tiệc tùng và đồ uống trong suốt sự kiện cho khách mời.

- Chi phí vật liệu và in ấn: thư mời sự kiện, thẻ tên, brochure, mc script ( kịch bản mc ) và các tài liệu sự kiện khác.

- Chi phí cho diễn giả, MC (người dẫn chương trình), giảng viên, hoặc người biểu diễn mà bạn mời tham gia sự kiện.

- Chi phí quà tặng và phần thưởng: dành cho khách mời, nhân viên và các đối tác tham gia.

- Chi phí khác: phí thuê dịch vụ tổ chức sự kiện, thuế, phí cấp phép và các khoản chi phí dự phòng không mong đợi.

Các loại giấy tờ cần cấp phép

- Giấy phép giao thông và công chánh: Xin phép sử dụng tuyến đường và vị trí bãi/bến đậu xe cho sự kiện.

- Giấy phép cấp cứu: Để xử lý các tình huống khẩn cấp, bảo đảm an toàn cho khách mời và nhân sự.

- Giấy phép cứu hỏa

- Giấy phép công an: Đảm bảo an ninh, trật tự và an toàn trong sự kiện.

- Giấy phép dân phòng

- Giấy phép tổ chức biểu diễn

Nhân sự sự kiện

• Nhân sự chủ chốt

- Quản lý sự kiện: Chịu trách nhiệm tổ chức và quản lý toàn bộ sự kiện.

- Nhân viên hỗ trợ: Những người làm việc cùng quản lý để hỗ trợ trong các nhiệm vụ cụ thể.

• Đội ngũ quảng cáo và tiếp thị

- Nhân viên marketing: Truyền thông từ đầu đến cuối sự kiện.

- Designer: Thiết kế các ấn phẩm sự kiện.

- Quay phim và chụp ảnh

• Đội ngũ kỹ thuật

- Kỹ thuật viên âm thanh và ánh sáng

- Kỹ thuật viên trình chiếu: Người đảm nhận việc cài đặt và vận hành các thiết bị trình chiếu như máy chiếu, màn hình hiển thị.

• Đội ngũ lễ tân

- PG: Đón tiếp và hướng dẫn khách mời khi đến sự kiện.

- Lễ tân: Quản lý quá trình đăng ký và đưa các vật phẩm liên quan đến sự kiện như thẻ tham dự, brochure.

• Đội ngũ an ninh và hỗ trợ

- Nhân viên an ninh

- Nhân viên hỗ trợ: Người cung cấp hỗ trợ chung cho khách mời và nhân sự trong suốt sự kiện.

- Bảo vệ

• Đội ngũ phục vụ và dịch vụ

- Nhân viên phục vụ: Người phục vụ thức ăn, đồ uống và quản lý tiệc.

- Nhân viên chăm sóc khách hàng: Hướng dẫn các sản phẩm mới hoặc dịch vụ trong sự kiện ra mắt sản phẩm.

Checklist sự kiện hạng mục ấn phẩm

Thùng quà bốc thăm may mắn

- Backdrop

- Thẻ ban tổ chức

- Standee

- Thùng quà bốc thăm may mắn

- Hashtag

- Thẻ tham dự: Được cung cấp cho khách mời để xác định và kiểm soát quyền tham dự sự kiện.

- Cổng chào, bóng bay

- Hồ sơ sự kiện: Chứa thông tin chi tiết về chương trình, lịch trình, diễn giả, địa điểm tổ chức sự kiện và các hoạt động liên quan.

- Poster và bảng hiển thị

- Brochure và tờ rơi

- Biểu ngữ banner: Được treo lên để quảng bá về chương trình, hiển thị thông điệp hoặc tạo không gian trưng bày.

- Voucher và phiếu quà tặng

Checklist hậu cần sự kiện

• Bãi đỗ xe

- Xác định số lượng và vị trí bãi đỗ xe phù hợp cho khách mời

- Liên hệ với đơn vị quản lý bãi đỗ xe để đảm bảo sẵn sàng và đủ chỗ đậu xe

• Phương án bài trí sân khấu

- Xác định kích thước, vị trí và thiết kế sân khấu phù hợp với sự kiện

- Liên hệ các bên outsource (thuê ngoài): âm thanh, ánh sáng, đặt tiệc,...

- Xác định sơ đồ vị trí ngồi cho khách mời, ban nhạc, diễn giả và nghệ sĩ biểu diễn.

• Ghế ngồi

- Số lượng ghế cần chuẩn bị phù hợp với số lượng khách mời và khu vực tổ chức.

• Dịch vụ vệ sinh và làm sạch

- Thuê đội ngũ vệ sinh để duy trì vệ sinh và làm sạch khu vực sự kiện trong suốt chương trình.

- Chuẩn bị đủ: giấy vệ sinh, nước rửa tay,...

• Quản lý giấy tờ và tài liệu

- Chuẩn bị hồ sơ và tài liệu liên quan cho sự kiện như: biên bản, hợp đồng, danh sách khách mời,...

• Phương án sự cố khẩn cấp

- Lập kế hoạch và chuẩn bị các phương án sự cố như: mất điện, tai nạn, thời tiết xấu,...

- Có sẵn nhân viên và thiết bị dự phòng để đảm bảo an toàn và ứng phó khi có tình huống khẩn cấp.

Phần 2: Checklist sự kiện trước 1 tuần

- Tiến hành cuộc họp và trao đổi với đội ngũ nhân sự sự kiện

- Xác nhận ngân sách tổ chức

- Duyệt và hoàn thiện kế hoạch tổ chức sự kiện 

- Ủy quyền và phân chia nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên

- Gửi giấy mời hoặc email mời cho khách mời tham dự

- Mở đăng ký tham dự trực tuyến (nếu có)

- In ấn bản kế hoạch chương trình để phân phát cho mọi người

- Tạo danh sách liên lạc của tất cả các thành viên trong đội tổ chức

- Tổng hợp danh sách xác nhận tham dự của khách mời

Phần 3: Checklist sự kiện trước 48h

- Xác nhận số lượng ghế ngồi và các yêu cầu khác từ khách mời

- Thiết kế và bài trí không gian tại địa điểm tổ chức sự kiện:

• Thiết kế sân khấu
• Sắp xếp ghế ngồi
• Treo banner, biểu ngữ, cổng chào, biển chỉ dẫn
• Trang trí bằng hoa, bóng bay, ruy băng...

- Kiểm tra và cài đặt âm thanh, ánh sáng, trang thiết bị, màn chiếu...

- Chuẩn bị phông nền hoặc không gian để chụp ảnh và quay phim

- Chuẩn bị quà tặng, phần thưởng, cúp cho khách mời

- Đảm bảo có thợ chụp ảnh và quay phim

- Phụ trách âm thanh và ánh sáng trong suốt sự kiện

- In ấn các tài liệu cần thiết như form tổng kết và đánh giá ý kiến của khách mời, MC script ( kịch bản MC) , form ghi danh cho khách mời.

Phần 4: Checklist ngày diễn ra sự kiện

- Kiểm tra danh sách có mặt và vắng mặt của các nhân sự tổ chức

- Thu lại các form đánh giá, ý kiến từ khách mời

- Dọn dẹp và vệ sinh nơi tổ chức sự kiện

- Thu lại các vật dụng hậu cần của công ty

Phần 5: Hậu sự kiện

- Chốt lại ngân sách chi tiêu cho sự kiện

- Đăng tải các phim, ảnh lên các kênh truyền thông

- Tổ chức cuộc họp tổng kết và rút kinh nghiệm

III. Mẫu checklist tổ chức hội thảo chi tiết nhất

Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Trên đây là tất cả những thông tin về checklist công việc tổ chức sự kiện mà Thiên An Media muốn chia sẻ với bạn. Hy vọng rằng, với checklist này sẽ giúp bạn tổ chức một chương trình suôn sẻ và thành công nhất mà không có bước nào bị bỏ sót nhé.