10 Bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết chuyên nghiệp

Ngày này với sự phát triển nhanh chóng của nền kinh tế, thương mại, các hoạt động truyền thông sự kiện trở nên sinh động hơn bao giờ hết. Một trong số đó, dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói dành cho doanh nghiệp là lĩnh vực đang dành được sự quan tâm nhất hiện nay. Tổ chức sự kiện thành công sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, chính vì thế nhiều doanh nghiệp luôn tìm kiếm những công ty tổ chức sự kiện uy tín để hỗ trợ họ thực hiện các chương trình sự kiện.

Tuy nhiên, việc tổ chức sự kiện là một công việc đầy thử thách và phức tạp, đòi hỏi sự chuẩn bị và lên kế hoạch kỹ lưỡng để đảm bảo sự thành công. Do đó, việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là việc làm cần thiết và quan trọng để đảm bảo sự thành công cho sự kiện. 

I. Kế hoạch tổ chức sự kiện là gì?

Một trong những nhiệm vụ hàng đầu của nhà tổ chức sự kiện đó chính là lập kế hoạch sự kiện. Vậy thì kế hoạch tổ chức sự kiện (Event planning) là gì? 

Đây là một bản thiết kế những công việc của sự kiện (từ khâu chuẩn bị cho đến khi sự kiện kết thúc), được sắp xếp theo một trình tự khoa học và tuân thủ theo thời gian nhất định. Mục đích khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện là để giúp cho việc triển khai các hoạt động đã chuẩn bị và thực hiện các nội dung công việc trong sự kiện một cách hiệu quả, đảm bảo đạt được các mục tiêu đã đề ra.

II. Phân loại theo hình thức và mục đích một số loại hình sự kiện 

Dưới đây là cách phân loại phổ biến trong nghiệp vụ tổ chức sự kiện. Và hình thức các sự kiện thường phụ thuộc vào mục đích sự kiện nên nó thường đi liền với nhau. Được chia thành các nhóm sau:

- Sự kiện kinh doanh (Business event): Là những sự kiện có liên quan đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp/ công ty.

+ Gây quỹ

+ Hội chợ thương mại xúc tiến bán hàng (Trade fairs)

+ Các ngày lễ quan trọng của doanh nghiệp: Lễ kỷ niệm thành lập doanh nghiệp, ngày sinh nhật, ngày truyền thống.

+ Triển lãm (Exhibitions)

+ Các buổi workshops

+ Hội nghị khách hàng

+ Sự kiện liên quan tới các hoạt động Marketing, kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại 

+ Sự kiện ra mắt thương hiệu nhánh, ra mắt sản phẩm

+ Khai trương, khánh thành, động thổ,...

+ Hội nghị thường niên: tổng kết các nhiệm kỳ, đại hội cổ đông...

- Sự kiện giáo dục, khoa học: Các sự kiện liên quan đến giáo dục, khoa học:

+ Hội thảo, hội nghị về văn hóa giáo dục: diễn thuyết, hội thảo du học, chuyên đề,...

+ Liên hoan, các cuộc thi, hội giảng giáo dục: Hội giảng giáo viên dạy giỏi, thi học sinh

giỏi, Liên hoan, gặp mặt sinh viên xuất sắc.

+ Gameshow giáo dục

- Sự kiện văn hóa truyền thống: Bao gồm các sự kiện liên quan đến văn hóa, tôn giáo, phong tục tập quán, truyền thống: 

+ Lễ hội truyền thống 

+ Cưới hỏi, ma chay

+ Sự kiện sinh nhật

+ Mừng thọ

+ Giao lưu văn hóa

+ Sự kiện văn hoá xã hội

+ Các buổi lễ, sự kiện kỷ niệm khác như: hội họp đồng hương, kỷ niệm ngày thành lập,...

- Sự kiện về âm nhạc, giải trí:

+ Lễ hội 

+ Triển lãm, buổi biểu diễn nghệ thuật

+ Hội thi về nghệ thuật như: Liên hoan tiếng hát học sinh - sinh viên

+ Hòa nhạc, liveshow

+Chương trình biểu diễn về từ thiện, biểu diễn xiếc,...

+ Sự kiện phát hành đĩa nhạc mới, ra mắt ban nhạc.

- Sự kiện truyền thông: Là các sự kiện thiên về truyền thông, có sự tham gia của các cơ quan truyền thông trong quá trình tiến hành sự kiện.

+ Lễ tìm nhà tài trợ

+ Lễ kỷ niệm

+ Buổi gây quỹ

+ Phát động phong trào...

+ Họp báo, thông cáo báo chí...

- Sự kiện chính thống (thuộc về nhà nước): Là loại hình sự kiện có những chuẩn mực và quy tắc riêng, chủ đầu tư của các sự kiện này chính là các cơ quan nhà nước.

+ Sự kiện về thi đấu

+ Hội thao

+ Buổi đón tiếp, chào mừng, tiễn đoàn...

+ Giao lưu thể thao

Những nhóm phân loại mà Thiên An Media đưa ra ở trên chỉ mang tính chất tương đối, trong thực tế một hình thức sự kiện có thể thuộc nhiều loại sự kiện khác nhau, ví dụ như: hội thảo, hội nghị.

III. 10 bước để lập kế hoạch tổ chức sự kiện

(Kế hoạch chung có thể áp dụng cho nhiều loại hình sự kiện)

Bước 1. Xác định mục tiêu và loại hình sự kiện

Mục tiêu ở đây có thể là: Tăng nhận thức thương hiệu/ công ty, buổi ra mắt sản phẩm, kết nối khách hàng, hay chỉ đơn giản là tạo niềm vui cho nhân viên. Loại hình sự kiện có thể là hội nghị, hội thảo, lễ khai trương, tiệc tùng, hay các hoạt động team building,...Đây là yếu tố đầu tiên và là nền móng của một kế hoạch tổ chức sự kiện.

Ví dụ: 

Mục tiêu: Công ty BEDEL KOREA muốn tăng độ nhận diện thương hiệu 

Loại hình sự kiện: Triển lãm thực phẩm chức năng chiết xuất từ tinh dầu thông đỏ

Mục tiêu: Công ty sự kiện Thiên An Media muốn gia tăng mối quan hệ giao tiếp giữa các nhân viên trong công ty.

Loại hình sự kiện: Teambuilding hoặc buổi picnic công ty tại Đà Lạt năm 2022

Bước 2. Xác định khách mời, các đối tượng tham gia sự kiện

Khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện nên khoanh vùng đối tượng phù hợp, tránh việc mời sai đối tượng dẫn đến lãng phí ngân sách, nguồn lực. Đồng thời việc xác định đúng đối tượng khách mời tham dự sự kiện sẽ giúp bạn lên kế hoạch tổ chức sự kiện phù hợp, thu hút được sự quan tâm của khách mời. Bước này giúp xác định rõ ràng hơn mục tiêu của quy trình tổ chức sự kiện. Cần chú ý:

• Xác định rõ đối tượng khách mời là ai, độ tuổi, nghề nghiệp,...
• Số lượng khách mời là bao nhiêu?
• Lên danh sách và tiến hành gửi thư xác nhận tham dự để chuẩn bị tiếp đón tốt hơn.
• Danh sách khách mời này sẽ giúp bạn có thể dễ dàng trong việc gửi thư cảm ơn, ảnh kỷ niệm sau sự kiện dễ dàng hơn.

Ví dụ: Đối với một sự kiện như ra mắt sản phẩm mới, các đối tượng khách mời có thể là các đại lý, khách hàng thân thiết, nhà báo, blogger, KOLs, chuyên gia trong lĩnh vực sản phẩm,...

Hoa hậu Nguyễn Thúc Thùy Tiên, MC Khánh Vy và ca sỹ Anh Tú đã góp mặt trong sự kiện ra mắt OPPO reno 7 Series tại Việt Nam

Bước 3. Xác định thông điệp của sự kiện

Có thể nói ý tưởng và thông điệp là linh hồn của sự kiện, ý tưởng này sẽ quyết định đến toàn bộ concept, thông điệp chính. Trong quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện, việc tìm ra được một thông điệp càng sâu sắc, càng sáng tạo sẽ tăng sức hút cho sự kiện và ghi điểm trong mắt của khách hàng. Lưu ý là thông điệp của sự kiện cần được xây dựng ngắn gọn, xúc tích nhưng vẫn hàm chứa đầy đủ thông tin. 

Thông điệp (Key message): Là thông điệp xuyên suốt trong sự kiện, mọi thể hiện đều phải xoay quanh nó.

Ví dụ:

Key message chương trình giáng sinh của IDJunction: Giáng sinh là một ngày ấm áp, an lành, hãy để tinh thần thoải mái và cùng tận hưởng trọn vẹn không khí mùa hoa tuyết cùng nhau.

Ý tưởng chủ đạo (concept): Là ý tưởng cốt lõi của sự kiện, từ phong cách trang trí, setup cho tới các hoạt động xoay quanh để tạo nên sự khác biệt so với các sự kiện tương tự nhằm thu hút khách hàng.

Ví dụ: 

Backdrop dự án: IDJunction - Xmas

Bước 4. Xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện

Thời gian

Chú ý 2 điểm sau trong khi xác lập thời gian cho kế hoạch tổ chức sự kiện: đó chính là khung thời gian nào khách mời sẽ tham gia đông nhất, đo lường thời gian từ khâu chuẩn bị đến lúc sự kiện diễn ra. 

Địa điểm

Việc xác định địa điểm tổ chức sự kiện phụ thuộc vào số lượng khách mời, ý tưởng của sự kiện, các doanh nghiệp sẽ lựa chọn địa điểm phù hợp. Địa điểm lựa chọn nên thuận tiện về giao thông đi lại, gần trung tâm, thoáng mát,..ngoài ra nếu sự kiện ngoài trời phải backup thêm các địa điểm thay thế hoặc phương án giải quyết nếu gặp sự cố như mưa, bão,..Ngoài ra, địa điểm tổ chức sự kiện cũng phải phù hợp với đối tượng người tham gia và mục đích của chương trình sự kiện.

Bước 5. Lập kế hoạch chi tiết cho chương trình sự kiện

Kế hoạch tổ chức sự kiện càng chi tiết, mức độ thành công càng cao. Tùy vào loại hình sự kiện có thể xây dựng các kịch bản khác nhau cho sự kiện, ví dụ như sự kiện khai trương sẽ khác với tổ chức tiệc tất niên. Khai trương thì chú ý nhiều hơn vào phần mở màn còn tiệc tất niên sẽ chú ý nhiều hơn vào phần tiệc.

Bước 6. Xác định và thiết lập quan hệ với đối tác và nhà tài trợ

Việc xác định và thiết lập quan hệ với các nhà tài trợ hoặc đối tác là một việc làm rất quan trọng, ảnh hưởng không nhỏ đến sự thành công của sự kiện.

Đối với các sự kiện quy mô lớn, đòi hỏi mức ngân sách lớn hoặc có nhiều hạng mục phải thực hiện, tìm được một hay một vài nhà tài trợ sẽ hỗ trợ cho doanh nghiệp của bạn rất nhiều trong ngân sách hoặc các chi phí cho sự kiện. 

Hình thức tài trợ có thể ở dạng cộng tác hoặc tài trợ kinh phí, cơ sở vật chất hay trang thiết bị…

Bước 7. Lập kế hoạch truyền thông 

Quảng bá sự kiện là bước quan trọng không thể bỏ qua. Sự kiện được quảng bá càng rộng rãi sẽ thu hút được nhiều sự chú ý và nhiều người tham gia. tùy vào quy mô sự kiện và điều kiện doanh nghiệp sẽ có các phương thức truyền thông riêng.

Một số phương tiện quảng bá hiện nay thường được các doanh nghiệp lựa chọn: bài viết PR trên báo chí; quảng cáo trên mạng xã hội như: facebook, instagram, tiktok, email marketing; telesales; banner quảng cáo; hội chợ triển lãm; tờ rơi,...Dù sự kiện lớn hay nhỏ thì việc quảng bá cũng sẽ mang lại thiện cảm nếu truyền thông tốt

Lưu ý là kế hoạch truyền thông chất lượng sẽ đi kèm 3 giai đoạn chính: Pre-event, In-Event, Post-Event để gây hiệu ứng mạnh mẽ cho khách hàng mục tiêu và thị trường cần khai thác.

Bước 8. Lập ngân sách tổ chức sự kiện

Sau khi đã có chương trình cụ thể tiếp theo là lên ngân sách phù hợp cho sự kiện. Việc này cũng tùy vào mục đích và điều kiện của bên tổ chức để đưa ra ngân sách thích hợp nhất.

Ngân sách bao gồm toàn bộ dịch vụ và dự trù cho các chi phí phát sinh. Việc lập dự trù chi phí cũng giúp tránh những bất ngờ không mong muốn như thiếu ngân sách hoặc lạm chi sau tổ chức. Từ đó, hạn chế tối đa các thiếu sót, đảm bảo chất lượng và hiệu quả của sự kiện.

Nếu kết hợp với các công ty tổ chức sự kiện, ngân sách sẽ được lập dựa vào yêu cầu của khách hàng để được giá cả tối ưu nhất.

Bảng dự trù các hạng mục chi phí

Bước 9. Chuẩn bị và triển khai sự kiện

Sau khi đã hoàn thành các bước trên, bước thứ 9 của một kế hoạch sự kiện đó là: Chuẩn bị và triển khai sự kiện theo kế hoạch tổ chức sự kiện đã lập. Ngoài ra, bạn cũng cần phải chuẩn bị cho các trường hợp khẩn cấp có thể xảy ra trong sự kiện, ví dụ như: mất điện, hỏa hoạn,...

Sau khi chuẩn bị xong, bạn cần triển khai sự kiện và theo dõi công việc trong quá trình xuyên suốt diễn ra sự kiện, cần có sự phân công nhân lực, timeline rõ ràng, hợp lý và và giám sát tiến độ chặt chẽ, bao gồm: tiếp đón khách, hướng dẫn, sắp xếp chỗ ngồi, chuyển đổi các khu vực trong sự kiện, giám sát các thiết bị và công nghệ được sử dụng trong sự kiện,...

Bước 10. Đánh giá và đo lường kết quả sự kiện

Sau khi sự kiện kết thúc, bạn cần nhìn lại và đo lường kết quả sự kiện để rút ra các kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau thành công hơn. Các hoạt động đánh giá có thể bao gồm thu thập phản hồi từ khách hàng, đối tác, nhân viên, chất lượng dịch vụ, trải nghiệm khách hàng, quy trình tổ chức sự kiện,...

Một số lưu ý khi lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói

• Ưu tiên chọn lựa công ty tổ chức sự kiện có nhiều kinh nghiệm lâu năm trong nghề.
• Dành thời gian quan sát tác phong làm việc của đội ngũ tư vấn cũng như nhân sự trong đơn vị.
• Chú ý đến thiết bị sự kiện quan trọng, kiểm tra xem nó có hiện đại và tiên tiến hay không.
• Tham khảo thêm những sự kiện mà đơn vị đó đã từng tổ chức và ý kiến của khách hàng.
• Tham khảo bảng giá chung, từ đó lựa chọn đơn vị phù hợp với doanh nghiệp.

IV. Thiên An Media - Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín

Tổ chức event ngày nay là một hình thức không thể thiếu đối với cá nhân, doanh nghiệp. Mục đích giúp quảng bá hình ảnh, thương hiệu, sản phẩm của mình đến khách hàng tiềm năng, đối tác… Vì thế, tổ chức sự kiện vô cùng quan trọng, nếu sự kiện quá nhạt nhòa, không để lại nhiều cảm xúc trong lòng người tham gia, không đúng với mục tiêu đặt ra sẽ khiến cho doanh nghiệp vừa mất thời gian chi phí cũng như giảm bớt sự uy tín của mình.

Ekip tổ chức sự kiện - Thiên An Media

Hiểu được sự lo lắng này của khách hàng, Thiên An Media luôn nỗ lực để mang tới dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín và chất lượng nhất. Giúp quý khách hàng thêm phần đưa tên tuổi thương hiệu vươn xa, gia tăng lợi ích và xúc tiến hoạt động kinh doanh. Chúng tôi luôn theo đuổi những yếu tố kim chỉ nam trong nghề:

• Uy tín, chuyên nghiệp
• Ý tưởng sáng tạo thú vị mới lạ
• Trách nhiệm đến phút cuối cùng
• Chi phí cạnh tranh
• Dịch vụ đa dạng 
• Đặt lợi ích khách hàng lên hàng đầu

Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Thiên An Media cam kết luôn sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng, không giới hạn thời gian và địa điểm. Chúng tôi tự hào là công ty tổ chức sự kiện uy tín và chất lượng hàng đầu tại Tp. Hồ Chí Minh, luôn đặt sự hài lòng của khách hàng lên hàng đầu.