Lập Kế Hoạch Tổ Chức Hội Nghị Hội Thảo Từ A Đến Z

Tổ chức hội nghị hội thảo cho doanh nghiệp

Kế hoạch tổ chức hội nghị hội thảo 

Hội thảo là gì?

Hội thảo (Seminar) là một sự kiện học thuật hoặc chuyên đề được tổ chức nhằm giao lưu, trao đổi kiến thức, kinh nghiệm giữa những người có cùng quan tâm và chuyên môn trong lĩnh vực cụ thể. Hội thảo thường diễn ra trong một khoảng thời gian ngắn, có thể từ vài giờ đến một vài ngày.

Hội nghị là gì?

Khác với hội thảo, hội nghị (Conference) được coi là một cuộc họp quy mô lớn hơn. Mục đích của hội nghị là tổng hợp các vấn đề còn tồn tại, bao gồm cả điểm mạnh và điểm yếu. Sau khi đánh giá được các điểm yếu, các thành viên tham gia trong cuộc họp này sẽ đưa ra ý kiến và rút kinh nghiệm để phát triển công ty hoặc tổ chức đó một cách tốt hơn.

Các dạng chương trình hội thảo phổ biến

Hội thảo chia sẻ kinh nghiệm: Hiện nay, việc tổ chức hội thảo được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Trong hội thảo, các chuyên gia, hoặc những người đã có kinh nghiệm trong lĩnh vực cụ thể nào đó sẽ chia sẻ kinh nghiệm của mình với những người khác trong cùng lĩnh vực hoặc những người có mối quan tâm, có thể là đối tác, khách hàng,... Thông qua hội thảo, người tham dự được tiếp cận với những kiến thức mới, trao đổi thông tin và học hỏi từ những người thành công trong lĩnh vực đó.

Workshop: Là một hình thức tổ chức sự kiện giáo dục hoặc đào tạo với mục đích cung cấp cho người tham dự kiến thức và kỹ năng thông qua 2 phần là: chia sẻ thông tin và thực hành. Hội thảo dạng workshop thường được tổ chức với quy mô nhỏ, từ 10 - 20 người, để tạo điều kiện cho người tham dự tương tác và học hỏi tốt nhất đối với giảng viên. 

Hội thảo giới thiệu sản phẩm mới: Đây là hình thức hội thảo rất phổ biến trên thị trường hiện nay, để các công ty, tổ chức giới thiệu sản phẩm mới đến khách hàng hoặc đối tác của mình. Thông qua hội thảo, nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp có thể trình bày những tính năng, ưu điểm, cũng như lợi ích của sản phẩm mới đến khách hàng hoặc đối tác. Ngoài ra còn cung cấp cho người tham dự các thông tin liên quan đến cách sử dụng, bảo trì, và hỗ trợ sau bán hàng.

Hội thảo chuyên ngành: Là cuộc hội thảo tập trung vào những vấn đề liên quan đến một ngành nghề nhất định, thường có sự tham gia của các chuyên gia và người có liên quan trong cùng một ngành nghề hay lĩnh vực. Trong sự kiện hội thảo, người tham dự có cơ hội được tiếp cận với những tài liệu, báo cáo phân tích mới nhất và cùng nhau trao đổi ý kiến về những xu hướng, thách thức, cơ hội trong lĩnh vực đó.

Các dạng chương trình hội nghị phổ biến 

Hội nghị tổng kết cuối năm: Là sự kiện được tổ chức bởi hầu hết các doanh nghiệp vào dịp cuối năm. Nội dung chính của hội nghị là tổng kết hoạt động của doanh nghiệp trong năm vừa qua, đánh giá những thành công, thất bại và rút kinh nghiệm cũng như đưa ra chiến lược mới cho năm tiếp theo.

Hội nghị hợp tác đầu tư và phát triển: Hình thức hội nghị này rất phổ biến đối với các nhà đầu tư. Mỗi hội nghị sẽ tập trung vào một dự án đầu tư tiềm năng cụ thể và ban tổ chức sẽ phân tích các vấn đề liên quan đến dự án đó để thúc đẩy hoạt động đầu tư trong và ngoài nước.

Hội nghị khách hàng: Đây là hình thức hội nghị được nhiều doanh nghiệp tổ chức để gửi lời cảm ơn tới khách hàng và đối tác của mình. Hội nghị này tập trung vào việc bày tỏ sự biết ơn và tôn vinh khách hàng, đối tác đã đóng góp cho sự thành công của công ty.

Xem thêm: Dịch vụ tổ chức hội nghị hội thảo chuyên nghiệp

Lập kế hoạch tổ chức hội nghị hội thảo chi tiết 

Xác định mục tiêu và nội dung tổ chức 

Mục tiêu và nội dung là những yếu tố quan trọng được xem như là mấu chốt của toàn bộ quy trình tổ chức hội nghị hội thảo, từ việc xây dựng kịch bản, thiết kế sân khấu cho đến lựa chọn danh sách khách mời. Xác định đúng 2 yếu tố này sẽ giúp định hướng chính chính xác cho những hoạt động sau đó. 

- Việc đặt ra mục tiêu cụ thể giúp người tổ chức tập trung vào các khía cạnh quan trọng cần phát triển trong sự kiện. 

- Nội dung của hội nghị hội thảo nên được xây dựng một cách có logic, phản ánh đúng thông điệp mà người tổ chức muốn truyền tải đến khán giả. Đồng thời, cần phải hấp dẫn, cung cấp kiến thức và giá trị cho người tham dự.

Lựa chọn thời gian và địa điểm 

• Thời gian 

Chọn thời gian tổ chức hội nghị hội thảo là vô cùng quan trọng để đảm bảo sự tham gia đông đảo của tất cả khách mời. Ví dụ: khi tổ chức hội thảo ra mắt sản phẩm mới, người tổ chức cần phải xem xét kỹ lưỡng về thời điểm tổ chức để tránh xung đột với các hoạt động của đối thủ cạnh tranh, như mở bán sản phẩm mới. Điều này giúp cho khách hàng và đối tượng quan trọng có thể dành thời gian tham dự sự kiện mà không gặp trở ngại về lịch trình.

• Địa điểm

Cần tổ chức ở địa điểm có đủ chỗ ngồi phù hợp với số lượng người tham dự. Dịch vụ phục vụ chuyên nghiệp, cung ứng đầy đủ từ A đến Z bao gồm: âm thanh, ánh sáng, thiết bị trình chiếu và các tiện ích khác để đảm bảo sự thuận tiện và chất lượng cho buổi trao đổi và bài thuyết trình. Ngoài ra, địa điểm tổ chức sự kiện cũng cần được xem xét về vị trí thuận lợi, giao thông đi lại dễ dàng và tiện nghi phụ trợ như: quầy bar, khách sạn, nhà hàng cho khách tham dự.

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Lên ý tưởng và kịch bản tổ chức hội nghị hội thảo 

Quá trình xây dựng ý tưởng và kịch bản tổ chức hội nghị hội thảo cần có sự sáng tạo và thể hiện được đặc trưng và dấu ấn của doanh nghiệp. Hiện nay, các hội nghị thường kết hợp đan xen với các hoạt động giải trí, văn nghệ và mini game tương tác để tránh nhàm chán và gây ấn tượng tốt. 

Một kịch bản tổ chức hội nghị thường gồm các nội dung như sau:

• Đón khách
• Ổn định vị trí của khách mời
• Văn nghệ mở màn 
• Tuyên bố lý do chương trình hội nghị hội thảo
• Giới thiệu diễn giả
• Nội dung chính của hội nghị hội thảo 

• Tiết mục văn nghệ và mini game tương tác
• Kết thúc hội nghị hội thảo 

Lập danh sách khách mời 

Bước tiếp theo trong kế hoạch tổ chức hội thảo hội nghị là lên danh sách các khách mời một cách đầy đủ và chi tiết. Cần rà soát danh sách nhiều lần trước khi in ấn thư mời để tránh sai sót không đáng có.

Nếu có khách mời ở xa, bạn có thể linh hoạt trong việc gửi thư mời qua email hoặc các phương tiện truyền thông khác. Vừa giúp tiết kiệm thời gian và chi phí mà khách mời từ xa cũng nhận được thông tin chính xác và kịp thời về sự kiện.

Dự trù chi phí tổ chức hội thảo hội nghị

Nếu ban tổ chức ước tính ngân sách sự kiện ít hơn so với kinh phí thực tế cần thiết, có thể dẫn đến tình trạng thiếu hụt tài chính và gặp khó khăn trong việc tổ chức và chuẩn bị chu đáo cho sự kiện. Khi dự trù ngân sách, bạn cần xem xét toàn diện các yếu tố liên quan đến sự kiện bao gồm:

• Chi phí cho trung tâm tổ chức sự kiện
• Đặt dịch vụ tiệc nhẹ teabreak hoặc tiệc bàn tròn
• Thuê trang thiết bị và thiết bị âm thanh - ánh sáng
• Chi phí vận chuyển hạng mục sự kiện
• Thuê nhân sự: ca sĩ, MC, mời diễn giả, PG,...
• Chi phí tiếp đón và dịch vụ
• In ấn các ấn phẩm truyền thông: hashtag cầm tay, standee, băng rôn, thùng bốc thăm, brochure,...và nhiều yếu tố khác.

Ngoài ra, việc dự trù chi phí tổ chức hội thảo hội nghị cũng cần tính toán một khoản dự phòng để đối phó với các rủi ro không mong muốn hoặc các chi phí bất ngờ có thể phát sinh trong quy trình tổ chức hội nghị hội thảo. 

Dự phòng rủi ro 

Lập danh sách dự phòng rủi ro giúp bạn chuẩn bị trước những vấn đề tiềm ẩn có thể xảy ra trong quy trình tổ chức hội thảo và hỗ trợ giải quyết các vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Dưới đây là một số dự phòng rủi ro trong quy trình tổ chức hội nghị hội thảo

• Lập danh sách các nhân sự phụ trách từng phần của chương trình và yêu cầu họ cung cấp số điện thoại để liên hệ khẩn cấp phòng trường hợp có sự cố xảy ra. 
• Chuẩn bị máy chiếu, micro, hệ thống âm thanh dự bị để sử dụng trong trường hợp thiết bị bị hỏng hoặc ngừng hoạt động đột ngột để đảm bảo chương trình diễn ra liên tục mà không bị gián đoạn.
• Dự phòng một vài địa điểm thay thế trong trường hợp không thể sử dụng địa điểm ban đầu để tổ chức hội nghị hội thảo.

Việc lập kế hoạch dự phòng sẽ giúp bạn tự tin hơn trong quy trình tổ chức hội thảo hội nghị và giảm thiểu tối đa rủi ro tiềm ẩn.

Dự phòng rủi ro trong quy trình tổ chức hội thảo hội nghị

Chọn đơn vị hỗ trợ tổ chức sự kiện

Để tổ chức hội nghị hội thảo thành công, ấn tượng không phải là công việc dễ dàng, đặc biệt đối với những người mới bắt đầu. Do đó, lựa chọn một đơn vị để cùng phối hợp tổ chức là điều cần thiết, đặc biệt là khi quy mô và kinh phí của sự kiện lớn. Các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín sẽ giúp giảm bớt gánh nặng công việc cho bạn đáng kể, từ lên kế hoạch, tổ chức cho đến giám sát sự kiện một cách nhanh chóng và hiệu quả. 

Hi vọng qua bài viết này, bạn đã có cái nhìn rõ ràng hơn về cách lập kế hoạch tổ chức hội thảo hội nghị chi tiết. Nếu bạn cần hỗ trợ trong quá trình chuẩn bị hoặc tổ chức chương trình, đừng ngần ngại liên hệ với Thiên An Media để nhận được sự tư vấn nhanh chóng và miễn phí.