Workshop Là Gì? Quy Trình Tổ Chức Workshop Thành Công

I. Tổng quan về workshop

1.1. Workshop là gì?

Đây là một (hoặc một chuỗi) buổi để chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm và kỹ năng trong một lĩnh vực nào đó. Diễn giả thường được lựa chọn phù hợp với chủ đề của workshop để trao đổi với các bạn tham gia. Sự kiện này thường kéo dài từ 2-4 tiếng và bao gồm 2 hoạt động chính là bài thuyết trình của khách mời và phần tương tác Q&A (hỏi đáp).

Workshop là gì?

1.2. Lợi ích của Workshop

• Phát huy kỹ năng làm việc nhóm: Làm việc nhóm trong workshop giúp các thành viên học cách tương tác và hợp tác với nhau để đạt được mục tiêu chung. Các thành viên cần phải trao đổi thông tin, đưa ra ý kiến ​​và quan điểm của mình để có thể đưa ra những quyết định chính xác và đạt được kết quả tốt nhất.
• Phát huy kỹ năng giao tiếp: Trong buổi workshop, bạn có thể được chia thành các nhóm để thực hiện các hoạt động như thuyết trình hoặc thảo luận. Trong quá trình thực hiện, bạn sẽ học được cách lắng nghe và phản hồi đúng cách, phân chia công việc hiệu quả, tôn trọng ý kiến của đồng đội và xây dựng một môi trường làm việc tích cực.
• Thúc đẩy kỹ năng tư duy sáng tạo: Trong buổi workshop, các thành viên thường được thúc đẩy để đưa ra những ý tưởng mới và đột phá trong lĩnh vực của mình. Từ đó, các thành viên sẽ có cơ hội khám phá và khai thác tiềm năng bên trong bản thân mình. Ngoài ra, việc trao đổi và thảo luận với những người có vốn kiến ​​thức và kinh nghiệm khác nhau cũng giúp bạn mở rộng tầm nhìn và đưa ra các giải pháp mới mẻ.

Ví dụ: Trong một workshop về kinh doanh, bạn có thể được yêu cầu đưa ra ý tưởng mới về một sản phẩm hoặc dịch vụ. Trong quá trình này, bạn sẽ học được cách suy nghĩ khác biệt, đưa ra ý tưởng mới mẻ và độc đáo, từ đó giúp sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn trở nên thu hút hơn và nổi bật hơn trên thị trường.

• Quảng bá thương hiệu: Khi tổ chức một buổi workshop, doanh nghiệp có thể tìm kiếm các diễn giả uy tín trong lĩnh vực của mình và mời họ đến tham gia. Đây là cơ hội để doanh nghiệp xây dựng thương hiệu của mình thông qua sự xuất hiện và tương tác của họ và khách hàng. Ngoài ra, khi các thành viên trong sự kiện có những trải nghiệm tốt, họ sẽ chia sẻ thông tin về sự kiện, doanh nghiệp đến với người thân, bạn bè, đồng nghiệp, tăng cường khả năng tiếp thị, nhận biết của thương hiệu.

II. Các hình thức workshop phổ biến

2.1. Buổi workshop chia sẻ kiến thức

Buổi workshop chia sẻ kiến thức là một hình thức phổ biến và dễ dàng tổ chức, có quy mô thường từ vài chục đến vài trăm người và diễn ra trong 3 - 4 tiếng. Buổi sự kiện này sẽ có sự tham gia chia sẻ của các chuyên gia hoặc diễn giả có chuyên môn trong ngành. Sau đó, sẽ là khoảng thời gian còn lại được dành cho khán giả đặt câu hỏi và chuyên gia giải đáp thắc mắc. Buổi workshop như thế này là cơ hội tuyệt vời để người tham gia học hỏi từ những người có kinh nghiệm và cải thiện khả năng của mình.

Workshop chia sẻ kiến thức

Ví dụ: Trong một buổi sự kiện về kinh doanh, người tham gia có thể học được cách lập kế hoạch kinh doanh, xây dựng một mô hình kinh doanh hiệu quả và quản lý tài chính trong doanh nghiệp. 

2.2. Buổi workshop thiên về thực hành

Đây là một loại sự kiện được tổ chức nhằm giúp người tham gia có cơ hội thực hành và trải nghiệm những kỹ năng hoặc công nghệ mới. Các chủ đề của buổi workshop thiên về thực hành có thể rất đa dạng, từ làm bánh, nấu ăn, đóng gói sản phẩm, đến lập trình, thiết kế, kỹ năng mềm,... Những người tham gia sẽ được cung cấp các dụng cụ, tài liệu và hướng dẫn chi tiết, cụ thể để thực hành trực tiếp trong suốt buổi sự kiện.

Ví dụ: Trong một buổi workshop về nấu ăn, người tham gia sẽ được hướng dẫn và thực hành các công thức nấu ăn mới, rèn luyện kỹ năng cắt, xếp hoa quả, trang trí món ăn và tìm hiểu về các nguyên liệu mới. 

Trong một buổi thực hành về lập trình, người tham gia sẽ được hướng dẫn và thực hành viết code, kiểm thử chương trình và giải quyết các vấn đề trong quá trình phát triển phần mềm.

2.3. Buổi workshop với mục đích Marketing

Buổi workshop này diễn ra với mục đích quảng bá thương hiệu hoặc sản phẩm mới, thường có quy mô lớn lên đến hàng trăm người. Mọi thứ được chuẩn bị rất chi tiết và chu đáo để đảm bảo người tham gia hiểu rõ nhất về sản phẩm. Buổi workshop thường có sự tham dự của đại diện nhãn hàng và những chuyên gia được mời đến để tư vấn về sản phẩm. Những buổi sự kiện này được xem như một chiến lược Marketing của doanh nghiệp, đóng vai trò truyền tải thông tin từ nhãn hàng đến người tham dự một cách hiệu quả nhất.

Ví dụ: Nhãn hàng mỹ phẩm A tổ chức buổi workshop tại một khách sạn lớn ở thành phố Hồ Chí Minh, với sự tham gia của hàng trăm khách mời bao gồm các nhà báo, các blogger, đại diện của các cửa hàng bán lẻ và các chuyên gia trong ngành làm đẹp. Nhãn hàng A giới thiệu sản phẩm mới của họ là một combo chăm sóc da làm từ lô hội. Buổi sự kiện cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm, giải đáp các thắc mắc của khách mời, cũng như cho phép họ trải nghiệm trực tiếp sản phẩm mới này. Cuối cùng, các khách mời được tặng quà để giúp họ nhớ đến sản phẩm này sau buổi workshop.

III. Quy trình 7 bước tổ chức buổi workshop

Có thể bạn đã nghe nói nhiều về việc workshop là một công cụ rất hữu ích để tăng cường sự hiểu biết, kỹ năng. Tuy nhiên, có nhiều người vẫn còn bỡ ngỡ về cách để tổ chức một workshop hiệu quả. Do vậy, Thiên An Media sẽ hướng dẫn bạn chi tiết về cách tổ chức dưới đây nhé.

Bước 1: Xác định mục đích của sự kiện

Bước đầu tiên quan trọng nhất khi tổ chức workshop là xác định rõ mục đích. Mục đích này sẽ giúp bạn tạo ra một kế hoạch và xây dựng nội dung sự kiện hợp lý để đạt được mục tiêu. Bạn có thể đặt ra câu hỏi như "Tại sao chúng ta cần tổ chức workshop này?", " Workshop này sẽ mang đến giá trị gì?" để xác định rõ mục đích của nó.

Bước 2: Xác định đối tượng tham gia

Quy trình các bước tổ chức workshop

Để định hình đối tượng tham gia, bạn cần phân tích kỹ nhóm mục tiêu: Xác định các đặc điểm chung, khả năng và nhu cầu của họ. Từ đó lựa chọn phương thức, nội dung, hình thức truyền thông và thời gian phù hợp để thu hút đối tượng tham gia.

Ví dụ: Nếu buổi workshop hướng đến những người mới bắt đầu trong lĩnh vực kinh doanh, bạn cần xác định được độ tuổi, trình độ, kinh nghiệm và mục tiêu của đối tượng để chuẩn bị nội dung phù hợp và tạo cảm hứng cho họ.

Bước 3: Lựa chọn địa điểm và thời gian

Để chọn được thời gian và địa điểm tổ chức workshop phù hợp đòi hỏi bạn phải cân nhắc nhiều yếu tố như: Số lượng người tham gia, thời gian phù hợp cho đối tượng, cơ sở vật chất của địa điểm tổ chức, chi phí tổ chức,...

• Về địa điểm: Có thể là không gian kín, không gian mở, nhà hàng, khách sạn, quán cà phê, văn phòng công ty hoặc trung tâm thương mại. Không gian tổ chức nên thoải mái và thuận tiện để các thành viên trong sự kiện có thể kết nối với nhau. Nếu bạn chưa có kinh nghiệm hoặc không biết lựa chọn địa điểm tổ chức workshop phù hợp, bạn có thể tìm đến công ty tổ chức sự kiện Thiên An Media được tư vấn.

Ngoài ra, với sự phát triển của công nghệ, workshop trực tuyến cũng đang trở nên phổ biến hơn. Bạn có thể lựa chọn tổ chức workshop trực tuyến để tiết kiệm chi phí và thuận tiện cho các thành viên tham gia từ xa.

• Về thời gian: Bạn nên chọn một thời điểm có thể phù hợp với đa số người tham gia. Thường thì buổi sáng hoặc buổi chiều cuối tuần là thời gian phù hợp nhất để tổ chức buổi workshop vì nó không ảnh hưởng quá nhiều đến thời gian làm việc của người tham gia. Bạn cũng nên lên lịch và thông báo thời gian diễn ra trước ít nhất là 1 tuần để họ có thể sắp xếp công việc và tham gia đầy đủ vào buổi sự kiện.

Bước 4: Lập kế hoạch chi tiết

Sau khi đã xác định được mục đích, đối tượng tham gia, địa điểm và thời gian, bạn cần phải lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Kế hoạch này sẽ bao gồm các bước cụ thể và nội dung chi tiết của chương trình, phân chia thời gian cho các hoạt động trong workshop, các phương tiện giảng dạy, phương tiện trình chiếu, vật dụng cần thiết,...

Ví dụ về timeline của một buổi workshop

Bước 5: Phân công nhân sự

Trong quá trình tổ chức sự kiện, mỗi thành viên trong ban tổ chức đều có vai trò và trách nhiệm riêng. Phân công nhiệm vụ cho từng cá nhân giúp tăng hiệu quả công việc và thể hiện tính chuyên nghiệp của chương trình. Dưới đây là các vai trò tham khảo: 

• Người điều phối (Facilitator): Chịu trách nhiệm chỉ đạo và theo dõi mọi hoạt động để đảm bảo chương trình diễn ra đúng kế hoạch. Họ cũng hỗ trợ các bộ phận khác và tạo điều kiện cho khán giả tham gia tích cực.
• Người ghi chép (Note-taker): Ghi chép lại các nội dung và hoạt động diễn ra trong suốt workshop, bao gồm ý kiến của khán giả, các vấn đề được giải đáp và mục tiêu chưa hoàn thành. Những thông tin này sẽ được tổng kết sau khi kết thúc chương trình.
• Người giám sát thời gian (Timekeeper): Theo dõi tiến độ và phân bổ thời gian cho các hạng mục trong kế hoạch. Nếu có thay đổi, Timekeeper phải cập nhật và phân bổ lại thời gian hợp lý.
• Người tham dự (Participant): Tham gia toàn bộ buổi workshop, lắng nghe chia sẻ và đưa ra quan điểm cá nhân. Góp phần vào sự thành công của chương trình và thu thập kiến thức, kinh nghiệm từ diễn giả.

Bước 6: Thực hiện chương trình 

Đây là bước quan trọng nhất khi tổ chức workshop. Trong quá trình thực hiện, có một số việc cần lưu ý như sau:

• Đảm bảo thiết bị và kỹ thuật: Trước khi bắt đầu buổi workshop, hãy kiểm tra lại các thiết bị âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, thiết bị hỗ trợ giảng dạy, internet và mạng wifi để đảm bảo mọi thứ hoạt động tốt.
• Phân bổ thời gian: Quản lý thời gian là khâu rất quan trọng. Bạn hãy đảm bảo từng phần của chương trình diễn ra đúng khung thời gian quy định để các nội dung được trình bày đầy đủ và không bị cháy timeline dẫn đến cắt xén hoặc kéo dài lê thê thời gian tham gia.
• Tương tác với khán giả: Trong quá trình trình bày, nên có những chuyên mục tương tác với khán giả để đảm bảo họ hiểu rõ hơn về các nội dung cũng như có cơ hội hỏi và trao đổi ý kiến.
• Tạo môi trường thoải mái: Tạo ra một môi trường thân thiện để khán giả có thể cảm thấy thoải mái tham gia, học hỏi và chia sẻ.

Workshop vẽ tranh thư giãn cuối tuần tại Hồ Chí Minh

Bước 7: Đánh giá và phản hồi

Sau khi hoàn thành sự kiện, bạn cần phải đánh giá và thu thập phản hồi từ đối tượng tham gia. Điều này sẽ giúp bạn biết được những điểm mạnh và điểm yếu cần cải thiện để có thể tổ chức các workshop sau tốt hơn.

IV. Những quy tắc cần tuân thủ khi tham gia một buổi workshop

Đến đúng giờ: Điều đầu tiên bạn cần làm là đến đúng giờ để không làm gián đoạn quá trình học tập và gây phiền hà cho những người khác.

Tôn trọng giảng viên và những người tham gia khác: Trong quá trình workshop, hãy thể hiện sự tôn trọng mọi người xung quanh bằng cách lắng nghe và giữ sự tập trung.

Có sự chuẩn bị: Chuẩn bị trước tài liệu, bút, giấy và bất cứ thứ gì cần thiết để đảm bảo bạn có thể tham gia hoạt động một cách tích cực.

Tôn trọng quy định của sự kiện: Hãy tuân thủ các quy định của workshop, bao gồm cách sắp xếp chỗ ngồi, thời gian và quy trình thảo luận.

Workshop làm gốm tại Sài Gòn

Tôn trọng quan điểm và ý kiến của mọi người: Workshop là nơi để mọi người chia sẻ và không có sự nhận định đúng và sai. Do đó, mọi ý kiến đều cần được tôn trọng.

Tập trung thảo luận về vấn đề chính: Buổi workshop có giới hạn thời gian, vì vậy, không nên để phí thời gian cho những vấn đề ngoài lề.

Không đả kích, miệt thị hay bày tỏ thái độ tiêu cực: Học hỏi và chắt lọc thông tin là tinh thần của buổi workshop. Hãy tích lũy những kiến thức phù hợp với bản thân và đừng bày tỏ thái độ tiêu cực với những kiến thức không phù hợp.

Tạo mối quan hệ: Hãy tận dụng cơ hội để tạo mối quan hệ với những người tham gia khác, đó là cách để mở rộng mạng lưới và có thể giúp ích cho bạn trong tương lai.

V. Một số ví dụ về workshop ở Việt Nam

Workshop kinh doanh, marketing: Thường được tổ chức bởi các công ty trong lĩnh vực kinh doanh. Workshop này giúp các thành viên trong doanh nghiệp, hoặc những người có mối quan tâm hiểu cách để phát triển doanh nghiệp của mình. Chương trình bao gồm các buổi thảo luận, tư vấn và hướng dẫn thực tế về kế hoạch kinh doanh, marketing và quản lý.

Workshop Marketing Automation của HSU

Ví dụ: Workshop Digital Marketing: Những công ty trong lĩnh vực marketing và quảng cáo như VNG, Ogilvy tổ chức sự kiện về Digital Marketing giúp cho các nhân viên của họ nâng cao kiến thức, kỹ năng trong lĩnh vực này.

Workshop về nghệ thuật: Đây là xu hướng workshop nở rộ nhất trong những năm trở lại đây. Trong các workshop về nghệ thuật như làm gốm, làm bánh, vẽ tranh,... các thành viên sẽ được hướng dẫn cách thức thực hiện các kỹ thuật và kỹ năng liên quan. Từ đó giúp nâng cao tay nghề cũng như kỹ năng sáng tạo và thẩm mỹ.

Ví dụ: Workshop làm nến thơm "Coming Home Candle" tọa lạc tại lầu 9, chung cư 35 Nguyễn Văn Tráng, Bến Thành, quận 1 được rất nhiều bạn trẻ yêu thích. Tại đây, bạn có thể lựa chọn mẫu nến, mùi hương và decor tùy theo sở thích. Đội ngũ nhân viên sẽ hướng dẫn và tư vấn cho bạn trong quá trình làm nến. Thời gian làm nến từ 2 đến 3 tiếng tùy vào độ phức tạp và khả năng sáng tạo của mỗi người. 

Workshop về khởi nghiệp: Được tổ chức bởi một cộng đồng khởi nghiệp, workshop này nhằm giúp các bạn trẻ có đam mê khởi nghiệp hiểu rõ hơn về quy trình và kinh nghiệm khởi nghiệp. Chương trình bao gồm các buổi thảo luận về các vấn đề như lập kế hoạch kinh doanh, tìm kiếm đối tác và hỗ trợ tài chính.

Ví dụ: "Vietnam Startup Day" là một sự kiện thường niên do IBP  tổ chức. Đây là một sự kiện lớn thu hút hàng trăm startup tham gia trưng bày sản phẩm, tìm kiếm cơ hội đầu tư và học hỏi từ các diễn giả khách mời.

Ngoài ra một còn có một số chương trình workshop về các lĩnh vực khác như: 

Yoga: Trung tâm Yoga Zen tổ chức các workshop giảng dạy về yoga cho người mới bắt đầu hoặc người đã có kinh nghiệm để nâng cao sức khỏe và cân bằng tinh thần.

Sức khỏe: “Buổi hội thảo chuyên đề sức khỏe sinh  sản cho giới trẻ" do Trung tâm Y tế Học viện Quân Y tổ chức. Buổi workshop giúp giới trẻ hiểu rõ hơn về sức khỏe sinh sản và các vấn đề liên quan, từ đó giúp họ có cách chăm sóc sức khỏe tốt hơn.

Tăng cường kỹ năng giao tiếp: Do Trung tâm Ngoại ngữ Hà Nội tổ chức. Buổi sự kiện tập trung vào cách phát âm, tốc độ nói và các kỹ năng ngôn ngữ khác, nhằm giúp người tham dự nâng cao khả năng giao tiếp tiếng Anh.

Xem thêm: Công ty tổ chức sự kiện

Hy vọng rằng bài viết trên đã giúp bạn hiểu thêm về mô hình workshop và giải đáp được các thắc mắc của bạn. Nếu bạn đang có ý định tổ chức một buổi workshop và muốn đạt được kết quả tốt nhất, hãy liên hệ ngay với Thiên An Media - đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại tphcm. Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn những giải pháp tối ưu nhất để giúp buổi sự kiện của bạn trở nên thành công và ấn tượng. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí.