Agenda Là Gì? Cách Viết Kịch Bản Chương Trình Sự Kiện Chi Tiết

I. Tổng quan về kịch bản chương trình

1.1. Agenda là gì?

Kịch bản chương trình tổng quát (Agenda): Là một tài liệu được sử dụng để liệt kê các nội dung chi tiết liên quan đến chương trình bao gồm: thông tin về thời gian, địa điểm, diễn giả và các hoạt động cụ thể diễn ra trong sự kiện. Với sự sắp xếp tuần tự, Agenda giúp cho các hoạt động được diễn ra một cách hiệu quả và đồng bộ hơn. Agenda thường được áp dụng cho nhiều loại hình sự kiện khác nhau, từ cuộc họp nhỏ cho đến hội nghị quy mô lớn hoặc các sự kiện quan trọng khác.

Agenda sự kiện VNG REPLY 2022

1.2. Phân loại kịch bản tổ chức sự kiện

Trong thực tế, để quản lý lịch trình của sự kiện một cách hiệu quả, người tổ chức sự kiện cần phải chuẩn bị một kịch bản phù hợp. Thông thường, kịch bản sự kiện được chia thành 3 loại sau:

• Kịch bản tổng quát (Agenda): Cung cấp một cái nhìn tổng quan về các hoạt động chung trong sự kiện. Loại kịch bản này dùng cho phía khách hàng để giúp họ nắm được các nội dung chính của chương trình.
• Kịch bản chi tiết (MC script): Là tài liệu chứa các lời dẫn cho MC chương trình và phân công công việc cho đội ngũ tổ chức sự kiện.

Kịch bản chi tiết thường chỉ được sử dụng bởi MC và các thành viên trong nội bộ, để tránh tiết lộ quá nhiều thông tin cho các bên không liên quan hoặc để ngăn chặn việc lộ các thông tin quan trọng của công ty ra bên ngoài. 

• Kịch bản kỹ thuật: Là loại kịch bản với các yêu cầu về âm thanh, ánh sáng và sân khấu. Nội dung của kịch bản kỹ thuật bao gồm: Tên hoạt động, thời lượng, âm thanh, màn hình chiếu, đạo cụ cần chuẩn bị và tên người phụ trách.

1.3. Tại sao cần phải có Agenda

Kịch bản tổ chức sự kiện là một công cụ rất quan trọng trong quá trình tổ chức sự kiện, giúp cho người tổ chức có thể chuẩn bị và thực hiện sự kiện một cách hiệu quả.

Sau đây là một số lý do tại sao cần phải có kịch bản chương trình:

Giúp quản lý thời gian: Agenda giúp người tổ chức sự kiện quản lý các hoạt động trong chương trình một cách hiệu quả. Bạn có thể xác định và lên kế hoạch cho các hoạt động trong chương trình bao gồm thời gian bắt đầu và kết thúc, nội dung và vị trí của hoạt động. Bên cạnh đó , Agenda sự kiện còn giúp bạn dễ dàng điều chỉnh kế hoạch trong trường hợp xảy ra thay đổi hoặc sự cố đột xuất trong quá trình tổ chức sự kiện.

Ngoài ra, Agenda cũng giúp người tham gia có thể biết được thời gian và địa điểm của các hoạt động trong sự kiện, giúp họ có thể sắp xếp thời gian và chuẩn bị tâm lý để tham gia một cách tốt nhất có thể.

Tăng tính chuyên nghiệp: Agenda sự kiện giúp bạn tránh được việc bỏ sót các hoạt động quan trọng và đảm bảo tính chuyên nghiệp cho chương trình của mình. Việc có một bản Agenda kỹ lưỡng cũng cho thấy rằng bạn đã chuẩn bị và lên kế hoạch chỉn chu cho chương trình. Qua đó giúp cho các diễn giả, khách mời và đối tác của sự kiện cảm thấy yên tâm hơn.

Tại sao cần phải có Agenda sự kiện?

Đảm bảo tính logic và liên kết của các hoạt động: Agenda giúp cho người tổ chức có thể xác định được mối liên hệ giữa các hoạt động trong sự kiện, đảm bảo tính logic và sự liên kết, từ đó giúp cho sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ hơn.

Một ví dụ cụ thể về chương trình hội thảo, bạn có thể sắp xếp các hoạt động theo trình tự như sau:

• Khai mạc
• Văn nghệ mở màn
• Thuyết trình chủ đề chính
• Nghỉ trưa
• Phân tích báo cáo
• Thảo luận về chủ đề
• Teabreak
• Văn nghệ và trao quà tri ân khách hàng.
• Kết thúc

Việc sắp xếp các hoạt động theo trình tự này giúp đảm bảo các hoạt động sẽ diễn ra một cách hợp lý. Giúp người tham gia hiểu rõ được mục đích của từng hoạt động và cảm thấy thoải mái hơn khi tham gia vào chương trình.

Phòng tránh rủi ro: Khi lên kế hoạch cho sự kiện, bạn sẽ cần phải xem xét các yếu tố có thể gây rủi ro cho chương trình như sự cố kỹ thuật, thiếu người tham gia, thiếu vật dụng,... Nếu bạn không có một kế hoạch chuẩn bị kỹ lưỡng và một agenda sự kiện cụ thể, những rủi ro này có thể dẫn đến sự cố trong chương trình và ảnh hưởng đến trải nghiệm của người tham gia.

1.4. Các lưu ý khi viết kịch bản chương trình

Khi viết Agenda sự kiện, có những điều cần phải được lưu ý như sau:

Đảm bảo kết cấu đủ 3 phần: Mở đầu, nội dung chính và kết thúc. Mở đầu phải giúp khách mời có cảm giác thoải mái, tạo sự kết nối và thu hút sự chú ý của khán giả bằng các lời dẫn ấn tượng, hoặc chương trình văn nghệ giao lưu mới mẻ. Nội dung chính cần được trình bày theo trình tự hợp lý, liền mạch. Và phần kết thúc phải để lại ấn tượng tốt bằng các cách như trao tặng giải thưởng, tri ân người tham gia,...

Cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết: Nội dung kịch bản phải làm nổi bật ý tưởng, chủ đề và truyền tải được thông điệp của sự kiện. Nó phải được sắp xếp theo trình tự hợp lý và đảm bảo tính logic, tránh sự rời rạc và thiếu liên kết giữa các nội dung có trong chương trình.

Thời lượng chương trình phù hợp: Một chương trình có thời lượng quá dài sẽ gây cảm giác nhàm chán, mệt mỏi với khách mời. Ngược lại, thời lượng chương trình quá ngắn thì lại không đủ để truyền tải những thông tin cần thiết.

Điểm nhấn trong sự kiện: Key moment là yếu tố quan trọng, nếu được xuất hiện một cách hợp lý sẽ là điểm nhấn tạo nên ấn tượng và sự khác biệt cho sự kiện. Ví dụ, đó có thể là một màn trình diễn, phần thưởng cho khách hàng hoặc chương trình giao lưu với người nổi tiếng.

II. Cách viết Agenda chi tiết và chuyên nghiệp

Xác định mục đích của sự kiện: Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất, giúp người tổ chức biết được được mục tiêu và đối tượng của sự kiện, từ đó sẽ xác định được các hoạt động, diễn giả, chủ đề và phong cách tổ chức phù hợp.

Các bước viết một bản Agenda hoàn chỉnh

Lên chủ đề cho sự kiện: Với những sự kiện trang trọng và nghiêm túc như lễ khánh thành, hội nghị hay lễ khởi công, chủ đề chính thường là mục đích tổ chức của sự kiện. Trong khi đó, với những sự kiện mang tính giải trí như lễ tri ân, tiệc tất niên hay ngày hội doanh nghiệp, chủ đề có thể dựa trên sự kiện theo năm của Đất Nước và đồng thời chủ đề cũng nên đáp ứng nhu cầu của đối tượng tham dự và phù hợp với xu hướng mới.

Lên danh sách các hoạt động: Dựa trên mục đích, bạn sẽ lên danh sách các hoạt động cần có trong suốt sự kiện. Các hoạt động có thể bao gồm: phát biểu chào mừng, giới thiệu sự kiện, báo cáo hoạt động, thảo luận, trò chuyện giao lưu, teabreak,... 

Xây dựng kịch bản sự kiện: Sau khi đã phân bổ thời gian cho từng hoạt động, bạn cần phải thể hiện kịch bản tổ chức sự kiện cụ thể bằng excel hoặc word để tiện theo dõi.

Sắp xếp các hoạt động theo thứ tự: Giúp cho các hoạt động được tổ chức và tiến hành một cách hợp lý và hiệu quả. Các hoạt động quan trọng có thể được đặt ở đầu Agenda, kế tiếp là các hoạt động phụ thuộc vào những hoạt động trước đó. 

• Tiêu đề sự kiện

Khi đặt tiêu đề cho một Agenda, cần lưu ý: Tiêu đề phải nằm trên đầu trang, ngắn gọn và súc tích nhất có thể, đồng thời phải thể hiện rõ nội dung chính của sự kiện. Bên cạnh đó, cần chọn một font chữ rõ ràng và dễ đọc, kích thước của tiêu đề cần phải lớn hơn các phần khác trong Agenda.

• Thời gian, Địa điểm và Thành phần tham dự

Những thông tin này nên được đặt ngay sau tiêu đề của kịch bản sự kiện. 

- Trong phần thời gian, cần ghi rõ ngày, tháng, năm diễn ra sự kiện và cả thời gian bắt đầu và kết thúc của chương trình.

- Đối với phần địa điểm, cần ghi rõ tên tòa nhà, số phòng, tầng lầu, địa chỉ cụ thể. 

- Phần thành phần tham dự cần liệt kê tên các thành viên tham gia (nếu là cuộc họp hội nghị) và vị trí của họ trong công ty/ tổ chức. 

Chỉnh sửa và hoàn thiện: Sau khi đã viết xong Agenda, bạn nên kiểm tra và chỉnh sửa để đảm bảo đầy đủ và chính xác. Bạn cũng có thể tham khảo các mẫu Agenda dưới đây để có thêm ý tưởng.

III. Các mẫu Agenda sự kiện tham khảo

3.1. Kịch bản tất niên cuối năm

3.2. Kịch bản chương trình tổ chức sự kiện thành lập công ty

3.3. Kịch bản chương trình  tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

3.4. Kịch bản chương trình tổ chức sự kiện khánh thành

Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Những nội dung trên đây mà Thiên An Media cung cấp, chắc hẳn bạn đã hiểu agenda là gì? và có thêm những kiến thức để có thể viết một kịch bản chương trình hoàn chỉnh. Tuy nhiên, nếu bạn đang muốn tìm một công ty tổ chức sự kiện để đơn giản hóa công việc này, thì chúng tôi là một lựa chọn thích hợp. Với hàng trăm kịch bản được viết và kinh nghiệm phong phú trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Thiên An Media cam kết sẽ mang lại một Agenda chuyên nghiệp và khiến bạn hài lòng nhất.