Proposal Là Gì? Cách Viết Proposal Sự Kiện Chi Tiết Nhất

I. Proposal là gì?

Proposal là một tài liệu được trình bày dưới dạng văn bản, Excel hoặc Powerpoint để thể hiện về ý tưởng, kế hoạch chi tiết của một sự kiện. Tài liệu đó sẽ được công ty tổ chức sự kiện gửi đến khách hàng và thuyết phục họ sử dụng dịch vụ của bạn. Thông thường trong một proposal mẫu, sẽ bao gồm các phần như thư ngỏ, brief tóm tắt mô tả vấn đề, tổng quan chương trình, lợi ích dự kiến, chi phí, thời gian và thông tin liên hệ.

Proposal là gì?

II. Hướng dẫn cách viết proposal mẫu

2.1. Phần tổng quan

Trong phần này, bạn sẽ phát triển những ý tưởng sau:

Thư ngỏ: Bạn sẽ giới thiệu về đơn vị tổ chức sự kiện của bạn, lý do mà bạn gửi Proposal và đính kèm theo thông tin liên hệ.

Mục đích: Đây sẽ là điều mà doanh nghiệp đang nhắm đến. Bạn nên tham khảo ở website, mạng xã hội của doanh nghiệp, công ty để tìm hiểu thêm yêu cầu cũng như mong muốn của họ. Ngoài ra việc theo dõi các trang cá nhân cũng giúp bạn biết rõ hơn về tính cách thương hiệu, phong cách của doanh nghiệp để có một cách viết proposal thuyết phục, chính xác hơn. Từ đó đưa ra được những hướng đi để tiếp cận và nhắm trúng đích.

Đối tượng khách hàng mục tiêu: Đây là những đối tượng mà doanh nghiệp nhắm đến, mong muốn truyền tải thông điệp, chiến dịch tới họ. Bạn phải tìm hiểu sơ bộ về đối tượng khách hàng, thói quen, sở thích để đưa ra được những đề xuất nhằm phù hợp với mục đích của doanh nghiệp như: tăng doanh số bán hàng, kỷ niệm thành lập công ty, ra mắt sản phẩm,...

Thời gian và địa điểm: Thông tin này trên mẫu Proposal cần thể hiện đầy đủ. Ngoài ra về địa điểm, nếu có thể bạn nên đưa ra một vài gợi ý gồm: vị trí, không gian, giá cả. Điều này sẽ là một điểm cộng trong mắt khách hàng vì sự chu đáo của bạn. 

Chuyên môn của công ty bạn: Giới thiệu về đội ngũ nhân sự, các kinh nghiệm và thành tích của công ty trong các dự án tương tự hoặc liên quan. Nhằm giúp khách hàng có thêm sự tin tưởng cũng như có cơ sở để đánh giá thêm về công ty của bạn.

2.2. Phần chi tiết về ý tưởng và chương trình

Ý tưởng chủ đạo: Concept được xem như xương sống của 1 chương trình sự kiện vì mọi hoạt động đều phải xoay quanh nó. Một ý tưởng chủ đạo hay, nổi bật sẽ tạo được ấn tượng với khách hàng cũng như tăng cơ hội được lựa chọn proposal. Ngoài sự sáng tạo trong concept cũng phải dựa trên mục đích chương trình của khách hàng là gì, đối tượng người tham dự là ai,...

Ý tưởng chủ đạo

Ví dụ: Công ty A muốn tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới, thì concept phải xoay các nội dung liên quan, từ nội dung phim ngắn phát về hành trình cho ra đời sản phẩm, cho đến các gian hàng bày trí sản phẩm dùng thử có sự góp mặt của các chuyên gia,...

Những hoạt động chính trong chương trình: Phần này bạn sẽ đưa ra các hạng mục và cách thức thực hiện. Nếu có những ý tưởng mới mẻ, táo bạo trong kịch bản chương trình thì cũng nên đưa ra những ưu và nhược điểm để giải thích rõ và thuyết phục hơn.

2.3. Phần kế hoạch

Trong phần này, bạn cần đưa ra kế hoạch tổ chức sự kiện tổng thể cho chương trình của mình, bao gồm các thông tin như: số lượng nhân sự, timeline, ngân sách, dự phòng rủi ro và các thông tin khác liên quan đến chương trình. Mọi thông tin cần được cung cấp rõ ràng, logic và thuyết phục.

Nhân sự: Bạn cần ghi lại sơ đồ nhân sự và nhiệm vụ chi tiết của từng người để khách hàng có thể biết được cụ thể lượng nhân sự. Từ đó, phần báo giá của bạn sẽ thuyết phục hơn.

Timeline: Việc lên một timeline cụ thể và chính xác sẽ giúp bạn đảm bảo được tiến độ thực thi chương trình. Phần này nên phân chia và tính toán cụ thể từ giai đoạn chuẩn bị cho đến khi sự kiện chính thức diễn ra.

Ngân sách: Xác định các khoản chi phí cần thiết bao gồm địa điểm tổ chức sự kiện, thiết bị âm thanh ánh sáng, ca sĩ biểu diễn, nhân sự sự kiện, ăn uống, quảng cáo, quà tặng,...Ngoài ra cũng cần xác định các nguồn tài trợ có thể có từ các đối tác. Và cuối cùng là lập bảng tính ngân sách. Tạo bảng tính excel để liệt kê các khoản chi phí và nguồn tài trợ ( nên phân chia ngân sách theo từng phần của sự kiện để dễ theo dõi)

III. Các lưu ý khi sử dụng Word, Powerpoint, Excel để viết proposal mẫu

3.1. Lưu ý chung

Diễn đạt ý tưởng: Để diễn đạt ý tưởng một cách rõ ràng và dễ hiểu, bạn có thể tham khảo về trình tự diễn ra của sự kiện tương tự và sử dụng các slide để mô tả, làm rõ ý tưởng của bạn về từng phần của sự kiện đó. 

Ví dụ: Nếu bạn đang viết proposal về tổ chức sự kiện khai trương công ty, bạn có thể chia thành các phần như:

Thông tin sự kiện (bao gồm tên sự kiện, thời gian, địa điểm, số lượng khách)

Mục đích: 

• Khai trương cửa hàng thứ 3 của công ty
• Khích lệ sự đoàn kết của nhân viên
• Nâng cao hình ảnh thương hiệu
• Tạo mối quan hệ gắn kết, lâu dài với các đối tác

Mục tiêu

• Tăng trưởng 10% doanh số bán hàng so với cùng kỳ năm ngoái
• Tiếp cận khách hàng mới và tăng cường sự hài lòng
• Tăng độ nhận diện thương hiệu 10%

Ý tưởng đề xuất 1

• Nội dung ý tưởng
• Chủ đề chương trình
• Ý tưởng thiết kế đề xuất
• Chương trình đề xuất
• Sơ đồ sự kiện
• Đề xuất đón khách, tiết mục mở màn, thiết kế backdrop, nghi lễ khai trương, tiết mục văn nghệ, teabreak, quà tặng đề xuất. 

Ý tưởng đề xuất 2 (gồm các mục tương tự)

Bằng cách này, người đọc sẽ dễ dàng theo dõi và hiểu được ý tưởng của bạn.

Đồng nhất kích thước chữ: Để tránh tình trạng không đồng nhất kích thước chữ trong bản trình bày, bạn nên áp dụng các quy tắc sau:

• Cần giữ kích thước chữ cố định với một số mục, ví dụ như độ lớn chữ tiêu đề trên slide là 36 và được in đậm thì cả slide nên giữ nguyên kích thước chữ là 36 và in đậm. Tương tự, kích thước nội dung là 18, thì nên giữ nguyên chữ toàn proposal là 18.
• Trên mỗi slide, các yếu tố cùng loại nên có cùng kích thước chữ. Ví dụ, nếu slide đó có 2 đoạn văn bản thì cả hai đoạn đó nên có cùng kích thước chữ. Tránh sử dụng quá nhiều kích thước chữ khác nhau trên cùng một trang word/slide.
• Nếu cần sử dụng kích thước chữ khác nhau để hiển thị nhiều nội dung khác nhau, thì bạn nên sử dụng các slide khác nhau cho mỗi nội dung đó.

Đồng nhất về font: Khi viết Proposal, cần sử dụng đồng nhất 1-2 font chữ trên toàn bộ trang để tăng tính thống nhất và dễ đọc. Đối với lựa chọn font chữ, cần ưu tiên tính dễ đọc hơn là sự màu mè và đẹp mắt, trừ khi nó có mục đích cụ thể trong bài thuyết trình.

Font chữ của Baemin

Các font chữ phổ biến và hỗ trợ Tiếng Việt nên được ưu tiên để đảm bảo hiển thị tốt trên mọi loại máy tính và hệ điều hành. Để đồng nhất toàn bộ font chữ trong một bài thuyết trình, bạn có thể vào Home menu > Replace font (góc cùng bên phải bấm Find dropdown) sẽ có thể thay toàn bộ font trong file presentation đảm bảo không bị sót. 

Ngoài ra, một số font chữ sử dụng cho bản proposal như:

Font đẹp: Font Be Vietnam, Open Sans, Roboto, Source Sans Pro, Playfair Display, Saira Stencil One

Các font chữ tiếng Việt viết tay: Dancing Script, Pacifico, Font Sasaki, Font Charmonman

Font tương thích tốt với nhiều hệ điều hành, web và hỗ trợ tiếng Việt:

Serif: Georgia, Times New Roman, Courier New

San serif: Helvetica, Verdana, Century Gothic

Hình ảnh: Nên lựa chọn các hình ảnh chất lượng cao, rõ nét, không bị nhoè, mờ. Hình ảnh cũng nên phù hợp với ý tưởng chương trình, văn hoá, không nên sử dụng các hình ảnh phản cảm. Hạn chế đưa hình ảnh chỉ để đỡ trống hoặc cho đẹp. Nếu sử dụng hình ảnh từ trang web, cần ghi rõ nguồn của hình ảnh đó. Ngoài Google Image, còn có nhiều trang web khác cung cấp kho ảnh miễn phí chất lượng cao như:

• Pexels.com
• Free Stock.com
• Unsplash.com
• Behance.net
• Stocksnap.io
• Freepsdfiles.net
• Dribbble.com
• Pinterest.com
• Deviantart.com

Chính tả: Để tăng tính chuyên nghiệp cho bản proposal sự kiện, bạn không nên viết sai chính tả. Hãy bật chế độ tự động kiểm tra lỗi chính tả trên các ứng dụng tạo bài thuyết trình mà bạn đang sử dụng như PowerPoint, Keynote, Google Slide, Google docs. 

3.2. Đối với Microsoft Word

Lưu ý khi viết proposal bằng word

Định dạng: Cần chọn định dạng phù hợp cho proposal của bạn, bao gồm font chữ, kích thước (size chữ), khoảng cách dòng, thụt đầu dòng,...

Các gạch đầu dòng và bullet phải được đồng nhất. Các dòng ngang cấp phải thụt vào khoảng bằng nhau, không trồi ra làm mất trật tự.

Các yếu tố nên được căn giữa hoặc căn lề để đảm bảo thẳng hàng và không bị lệch.

Tiêu đề: Sử dụng các tiêu đề mục lớn, nhỏ thích hợp để tóm tắt nội dung của proposal.

Đánh số trang: Nên đánh số trang cho proposal để người xem dễ dàng tìm kiếm thông tin.

Định dạng PDF: Nên lưu proposal dưới định dạng tài liệu pdf để có thể mở trên nhiều máy tính khác nhau mà không làm mất đi nội dung cũng như chênh lệch bố cục. Hoặc nếu bạn muốn giữ nguyên bản word thì sử dụng tính năng "Embed truetype font" trong Tool/Option/Save.

3.3. Đối với PowerPoint 

Mục lục của proposal mẫu: Khi thiết kế proposal bằng PowerPoint, hãy tạo một mục lục tổng thể bao gồm các đề mục để khách hàng có một cái nhìn tổng quan hơn về dự án.

Hình thức: 

• Đảm bảo các chữ và bullet point trên slide sử dụng cùng một font và kích thước để tạo sự thống nhất. 
• Tránh sử dụng câu cú dài dòng trên slide, mà hãy tập trung vào những từ khóa (keyword) chính và sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu để tránh làm người xem rối mắt.
• Hình ảnh được chèn vào phải có tỷ lệ hợp lý, không bị kéo giãn hoặc bể hạt. Cẩn thận để không đè lên logo của công ty.
• Tránh sử dụng các font chữ lạ để trường hợp trình chiếu bằng máy tính của người khác nó sẽ không hiển thị định dạng như bạn mong muốn. Để tránh trường hợp này, khi gửi proposal bằng powerpoint bạn nên đính kèm theo font chữ mà bạn sử dụng trong bản dự án. 
• Sử dụng hiệu ứng chuyển động để làm bài thuyết trình sinh động, nhưng đừng lạm dụng để tránh làm phiền người xem, chỉ nên sử dụng vài cái để tạo điểm nhấn.

Background (chung cho toàn bộ bài trình chiếu - trừ trang bìa của proposal )

Tương phản trong màu nền và chữ

Nền màu: Đối với nền màu, nên chọn màu tương phản tốt với văn bản để dễ đọc. Ví dụ nền màu xanh biển thì màu chữ nên là màu đen, vàng, trắng. Một lưu ý là khi thực hiện proposal sự kiện cho công ty, doanh nghiệp nào đó bạn nên sử dụng màu sắc thương hiệu của họ. Ví dụ: đối với Viettel bạn nên sử dụng bảng màu: đỏ, trắng, đen.  

Lưu ý, một slide nên tập trung vào 3 màu chính và không nên sử dụng quá nhiều màu sắc trong xuyên suốt bài trình chiếu. Bạn có thể tham khảo các mã màu chuẩn cũng như phối màu trên trang web như Colourlovers.com, Adobe Color, Coolors, COLOR HUNT, uiGradients, Brand Color, ColorSnapper, Colour Lover, Paletton.

Gợi ý một số web cung cấp slide đẹp: 

• Slide Go
• Slides Carnival
• Presentation Magazine
• Canva
• Freepik
• 24Slides
• GraphicRiver
• Envato Elements

Đừng quá nhồi nhét slide: Một slide không nên để quá nhiều thông tin, bạn nên tuân thủ quy tắc 6x6 có nghĩa là sử dụng tối đa 6 dòng và mỗi dòng chỉ nên có 6 chữ. Và khi trình bày bạn phải trình chiếu proposal lên màn hình rộng, do vậy cỡ chữ tối thiểu là 28px và 36px cho tiêu đề mục. 

3.4. Đối với Excel 

Sử dụng mẫu: Sử dụng mẫu Excel được thiết kế sẵn để làm proposal sự kiện sẽ giúp việc nhập liệu và tính toán dễ dàng hơn. Nếu không có mẫu nào, bạn có thể tạo một bảng tính mới và thiết kế các cột và hàng theo yêu cầu của proposal.

Tính chính xác: Khi tính toán và tổng hợp dữ liệu trong Excel, cần chắc chắn rằng các con số và thông tin được nhập chính xác. Lỗi sai về tính toán có thể gây ra sự cố trong quá trình tổ chức sự kiện.

Phân chia dữ liệu hợp lý: Để dễ dàng quản lý và theo dõi thông tin, bạn cần sắp xếp các dữ liệu vào các cột và hàng phù hợp. Chẳng hạn như, các cột thông tin về địa điểm, dịch vụ, thực đơn và giá cả cần được highlight cho dễ hiểu và dễ so sánh. Ngoài ra, bạn cần lưu ý đến việc sắp xếp proposal sự kiện của mình sao cho vừa với một màn hình và có thể in ra giấy dễ dàng. Bạn cũng nên hạn chế sử dụng quá nhiều cột để tránh làm cho người đọc phải kéo ngang để xem toàn bộ proposal của bạn, trừ trường hợp nếu cần thiết. 

Thêm định dạng: Nếu bạn muốn tạo một proposal sự kiện chuyên nghiệp và hấp dẫn hơn, bạn có thể thêm định dạng cho bảng tính của mình. Chẳng hạn như, thay đổi font chữ, tạo tiêu đề cho các cột, tô màu các ô, hoặc thêm biểu đồ thống kê.

Kiểm tra và đánh giá: Trước khi gửi proposal sự kiện, hãy kiểm tra kỹ lại các thông tin và công thức tính toán để đảm bảo rằng mọi thứ đều chính xác. Nếu có thể, hãy nhờ người khác đánh giá proposal mẫu của bạn để đảm bảo rằng nó dễ hiểu và logic. Ngoài ra, khi gửi tài liệu, bạn nên tránh gửi file gốc mà hãy chuyển đổi sang định dạng PDF để đảm bảo không bị thay đổi thông tin cũng như thể hiện sự chuyên nghiệp. 

Xem thêm: Mẫu Kịch Bản MC Sự Kiện (MC Script) Chi Tiết Và Hay Nhất

Chắc hẳn, sau khi tham khảo bài viết này thì việc viết Proposal sự kiện đối với bạn trở nên dễ dàng hơn rất nhiều rồi phải không? Một mẫu proposal càng cụ thể và sáng tạo sẽ là lợi thế để bạn mang sự kiện về cho doanh nghiệp của mình. Ngoài ra, đây cũng là một bước quan trọng để những bạn muốn trở thành chuyên viên tổ chức sự kiện leo lên “nấc thang” của ngành sự kiện.