Kỹ Năng Tổ Chức Sự Kiện Cần Có Của Nhân Viên Tổ Chức Sự Kiện

I. Chuyên viên tổ chức sự kiện là gì?

Chuyên viên tổ chức sự kiện là người chịu trách nhiệm về việc lên kế hoạch, chuẩn bị và thực hiện các hoạt động để tổ chức một sự kiện. Công việc của chuyên viên tổ chức sự kiện bao gồm đề xuất ý tưởng, lên kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết, tìm kiếm địa điểm, thiết bị, đối tác,... và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện.

Một chuyên viên tổ chức sự kiện sẽ được trải nghiệm đa dạng các chương trình sự kiện trong suốt quá trình làm nghề của mình bao gồm: hội thảo, khai trương, tiệc tất niên, khánh thành, lễ khởi công động thổ. Chuyên viên tổ chức sự kiện ngoài yêu cầu phải có kỹ năng làm việc nhóm tốt, thì còn phải sở hữu những kỹ năng như: quản lý thời gian và ngân sách, khả năng giải quyết vấn đề, tư duy sáng tạo,...

II. Các vị trí, chức danh thường thấy trong một ekip tổ chức sự kiện

Tùy theo quy mô và loại hình sự kiện có thể chia thành các chức danh cơ bản sau: 

Người điều phối tổ chức sự kiện (Event Coordinator): Có trách nhiệm quản lý toàn bộ các công việc trong một sự kiện như: tính toán và lập kế hoạch ngân sách, lập bảng checklist sự kiện, chọn địa điểm tổ chức phù hợp, sắp xếp thời gian cho sự kiện, lựa chọn loa, các thiết bị giải trí,...và bao gồm cả quản lý các nhà cung ứng, ban tổ chức.

Người lên kế hoạch tổ chức sự kiện (Event Planner): Trong một ekip tổ chức sự kiện chuyên nghiệp không thể thiếu vị trí Event Planner. Người này có trách nhiệm tạo ra các chương trình đúng theo yêu cầu, mục đích và thông điệp của các khách hàng. Ngoài ra, còn phải lập kế hoạch và quản lý tiến độ cho toàn bộ sự kiện. Trong một số trường hợp, người này còn được coi là quản lý dự án.

Event designer: Là người lên ý tưởng thiết kế và trang trí không gian, backdrop của sự kiện để tạo ra một không gian đẹp mắt và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Event Designer đảm nhiệm việc lên ý tưởng, thiết kế mẫu để tạo ra một không gian phù hợp với chủ đề và mục đích của sự kiện.

Backdrop kỹ thuật số của sự kiện “Lễ ra mắt dự án iDJunction”

Account Executive: Thường đảm nhận các công việc liên quan đến quản lý khách hàng, đối tác và nhà tài trợ của sự kiện. Cụ thể, nhiệm vụ của Account bao gồm:

• Liên lạc và tư vấn khách hàng về các gói dịch vụ và sản phẩm của sự kiện
• Quản lý hợp đồng và thanh toán
• Điều phối và cung cấp thông tin cho các bộ phận trong ekip tổ chức sự kiện, đảm bảo tính liên tục và hiệu quả của dự án
• Xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng và đối tác, đảm bảo sự hài lòng và trung thành của họ với công ty.

Event marketer: Là người tạo sử dụng các phương tiện truyền thông và marketing để quảng bá sự kiện, hoạt động của doanh nghiệp nhằm tạo ra sự chú ý để khách hàng quan tâm và tìm hiểu về dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty đó. Công việc của Event Marketing bao gồm viết nội dung quảng bá trên các phương tiện truyền thông, phát triển kế hoạch marketing cho sự kiện,...

Event producer (nhà sản xuất sự kiện): Là người nắm giữ vai trò sản xuất các nội dung trong ekip tổ chức sự kiện, bao gồm âm thanh, ánh sáng, hình ảnh và video. Event Producer đảm bảo rằng các nội dung sản xuất được thực hiện một cách chất lượng và đúng tiến độ để đáp ứng mục đích của sự kiện.

Event technician (kỹ thuật viên sự kiện): Đây là một chức danh quan trọng trong ekip tổ chức sự kiện. Giữ vai trò là người quản lý, lắp đặt và vận hành các thiết bị kỹ thuật trong sự kiện như âm thanh, ánh sáng, màn hình và các thiết bị khác. Event Technician phải đảm bảo rằng các thiết bị kỹ thuật hoạt động tốt và tránh sai sót trong quá trình diễn ra chương trình. 

Event assistant (hay còn gọi là trợ lý sự kiện): Là người hỗ trợ cho các chuyên viên sự kiện trong việc chuẩn bị, thiết lập và vận hành sự kiện. Event Assistant đảm nhận các công việc hỗ trợ như giao tiếp với khách hàng, chuẩn bị tài liệu, cài đặt các trang thiết bị.

III. Những kỹ năng mà một chuyên viên tổ chức sự kiện cần có là gì ?

Bất kì ngành nào cũng có những yêu cầu riêng, và để trở thành một chuyên viên sự kiện, bạn cần phải có các kỹ năng tổ chức sự kiện cần thiết sau đây.

Kỹ năng tư duy sáng tạo:

Tổ chức sự kiện không chỉ đơn thuần là việc lên danh sách các công việc cần thực hiện theo yêu cầu bị giới hạn từ khách hàng. Thực tế, chuyên viên tổ chức sự kiện cần phải sử dụng khả năng sáng tạo của mình để đề xuất ra những ý tưởng mới và mang đến những trải nghiệm đáng nhớ hơn cho khách hàng. Ví dụ, một chương trình có ý tưởng chủ đề thú vị sẽ tạo ra sự tương tác tích cực từ khách hàng, giúp tăng tính trải nghiệm cho họ.

Kỹ năng nghiên cứu:

Kỹ năng nghiên cứu bao gồm tìm hiểu về hành vi và cảm xúc của khách hàng trong sự kiện, từ đó tìm cách nâng cao trải nghiệm của họ thông qua địa điểm, thức ăn, nước uống và các yếu tố khác.

Kỹ năng cần có của chuyên viên tổ chức sự kiện - Kỹ năng nghiên cứu

Kỹ năng đàm phán và lập ngân sách

Điều này bao gồm việc thương lượng các điều khoản bên trong hợp đồng, các quyền lợi, trách nhiệm của các bên liên quan, địa điểm tổ chức sự kiện và các chi tiết khác. Kỹ năng đàm phán tốt giúp các chuyên viên sự kiện có thể đạt được thỏa thuận tốt nhất cho cả hai bên, đồng thời đảm bảo sự hài lòng và hợp tác lâu dài.

Sau khi đạt được các thỏa thuận về ngân sách, việc lập bảng dự trù kinh phí là một bước quan trọng tiếp theo giúp bạn quản lý và đảm bảo tiết kiệm chi phí. Bảng dự trù kinh phí sẽ giúp cho chuyên viên tổ chức sự kiện theo dõi các khoản chi phí trong suốt quá trình tổ chức sự kiện như: chi phí vận chuyển, chi phí phát sinh. Việc lập bảng dự trù kinh phí chính xác và chi tiết sẽ giúp bạn tránh được những chi phí không mong muốn và đảm bảo rằng sự kiện được tổ chức thành công trong ngân sách được xác định trước.

Giữ bình tĩnh mọi lúc, mọi nơi

Người chuyên viên tổ chức sự kiện cần có một cái đầu lạnh để luôn sáng suốt và bình tĩnh trong mọi tình huống. Họ cần có khả năng xoay chuyển tình thế để đảm bảo mọi việc diễn ra theo kế hoạch. Khi phát sinh vấn đề, người chuyên viên cần nhanh chóng xác định nguyên nhân và đưa ra giải pháp kịp thời để tránh ảnh hưởng đến sự kiện. Ngoài ra, chuyên viên tổ chức sự kiện còn cần có một trái tim nóng để nhạy cảm và tinh tế với những điều đang diễn ra. Sự tinh tế này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn và tránh quyết định nóng vội.

Kỹ năng viết kịch bản

Đây là yêu cầu căn bản cho những người muốn theo đuổi mảng nội dung trong nghề sự kiện. Một chuyên viên tổ chức sự kiện viết kịch bản giỏi cần phải sáng tạo, có đầu óc tư duy và trí tưởng tượng phong phú để có thể hình dung được một sự kiện sẽ diễn ra như thế nào. Kịch bản không chỉ cần phải thú vị, hấp dẫn, mà còn cần phải được trình bày bằng văn phong dễ hiểu và rõ ràng.

Kỹ năng viết Proposal

Hình minh hoạ cho kỹ năng viết Proposal của nhân viên tổ chức sự kiện

Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, khả năng viết Proposal hoàn chỉnh cũng là một yếu tố vô cùng quan trọng đối với nhân viên tổ chức sự kiện. Để viết được một Proposal hay và thu hút, người viết cần có sự sáng tạo, tính thực tế và khả năng thuyết phục về dự án mà họ muốn thực hiện. Proposal cung cấp thông tin tổng quan và những yêu cầu chính xác mà phía doanh nghiệp muốn thông qua cách diễn đạt ngắn gọn, súc tích và thuyết phục. Ngoài ra, kỹ năng sử dụng PowerPoint để trình bày ý tưởng một cách hiệu quả cũng là điều không thể thiếu.

Kỹ năng lên Checklist

Nhân viên tổ chức sự kiện cần có khả năng checklist sự kiện. Không có một khuôn mẫu cụ thể cho công việc này, vì nó phải dựa vào kinh nghiệm cũng như kỹ năng làm việc của từng người. Để thực hiện công việc này hiệu quả, người nhân viên tổ chức sự kiện cần phải có sự tỉ mỉ, cẩn thận, chuyên nghiệp, cùng với một cái nhìn tổng thể về sự kiện. Đây là yêu cầu khá khó, tuy nhiên nếu làm tốt vai trò này, nhân viên tổ chức sự kiện có thể thăng tiến ở những vị trí quan trọng hơn trong nấc thang nghề tổ chức sự kiện.

Quản lý tài chính

Ngân sách trong một sự kiện cần được tính toán và hoạch định kỹ lưỡng. Nhân viên tổ chức sự kiện cần phải theo dõi chi phí chi trả và thống kê chúng theo từng phần để dễ dàng theo dõi trong quá trình tổ chức sự kiện. Kỹ năng quản lý tài chính giúp công ty tổ chức sự kiện tránh những thiệt hại sau khi sự kiện hoàn tất.

Xin giấy phép tổ chức và tìm nhà cung cấp

Công tác xin giấy phép tổ chức là một trong những công việc quan trọng đối với nhân viên tổ chức sự kiện, đặc biệt là đối với các sự kiện ngoài trời. Tuy nhiên, đây là một công việc đầy khó khăn và có thể gặp nhiều trở ngại, khiến cho quá trình tổ chức sự kiện trở nên phức tạp hơn nếu không được thực hiện đúng cách. Nhân viên tổ chức sự kiện cần nắm vững các quy định pháp luật cơ bản và tích lũy kinh nghiệm thông qua quá trình làm việc với các cơ quan hành chính để thuận lợi hơn trong việc xin giấy phép. 

Hoạch định và quản lý rủi ro

Trong tổ chức sự kiện, không thể tránh khỏi các sai sót và tình huống khẩn cấp. Vì vậy, hoạch định ra một checklist các rủi ro và lập kế hoạch phòng ngừa là rất quan trọng. Kỹ năng này cho thấy năng lực đánh giá của một nhân viên tổ chức sự kiện rõ ràng nhất. Kỹ năng này bao gồm các bước sau:

Phân tích rủi ro: Đây là quá trình xác định các rủi ro tiềm ẩn trong sự kiện, từ các vấn đề nhỏ nhất như thời tiết không thuận lợi đến các vấn đề lớn hơn như an ninh và an toàn của khán giả. Việc phân tích rủi ro cần phải được thực hiện trước khi bắt đầu lên kế hoạch tổ chức sự kiện.

Xác định các biện pháp phòng ngừa rủi ro: Sau khi xác định các rủi ro, nhân viên tổ chức sự kiện cần đưa ra các biện pháp phòng ngừa để giảm thiểu tối đa các rủi ro này. 

Ví dụ: Nếu dự đoán thời tiết không thuận lợi, các biện pháp phòng ngừa có thể bao gồm việc có sẵn một kế hoạch dự phòng hoặc sử dụng các loại vật liệu bạt, dù chống thấm nếu sự kiện diễn ra ngoài trời.

Tổ chức sự kiện là một ngành nghề phù hợp với những người đam mê sự năng động, trẻ trung, hướng ngoại và có tính kỷ luật cao. Một chuyên viên tổ chức sự kiện có năng lực sẽ mang đến những chương trình hấp dẫn, có tính truyền tải và kích thích tinh thần, ý niệm của quần chúng tham gia. Vì vậy, khi chọn đơn vị tổ chức sự kiện để hợp tác, quý khách hàng nên quan tâm đến thái độ làm việc chuyên nghiệp của chuyên viên tổ chức sự kiện để đảm bảo sự thành công của sự kiện.

Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện

Thiên An Media là công ty tổ chức sự kiện với các chuyên viên tổ chức sự kiện giàu kinh nghiệm, trẻ trung và năng động, đảm bảo cung cấp các sự kiện vừa hiệu quả, sáng tạo và tối ưu chi phí thực hiện nhất có thể. Chúng tôi hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc, kỹ năng tổ chức sự kiện cũng như tầm quan trọng của chuyên viên tổ chức sự kiện trong mỗi chương trình.