Tất Tần Tật Các Thông Tin Tổ Chức Roadshow Từ A Tới Z
I. Tổng quan về tổ chức chạy roadshow
1.1. Roadshow là gì?
Roadshow là gì?
Roadshow là một hoạt động truyền thông và quảng bá sản phẩm/dịch vụ của một công ty, tổ chức hoặc thương hiệu. Nó là một hình thức marketing trực tiếp giúp công ty tạo sự chú ý và tương tác trực tiếp với khách hàng, đối tác hoặc công chúng.
Roadshow thường diễn ra trong một khoảng thời gian nhất định và tại nhiều địa điểm khác nhau, ví dụ như các thành phố lớn, trung tâm mua sắm, khu thương mại, trường đại học hoặc các nơi công cộng khác. Trong suốt chuyến đi, công ty sẽ trưng bày sản phẩm, cung cấp thông tin, trả lời câu hỏi và tạo mối quan hệ gần gũi hơn với khách hàng và cộng đồng mục tiêu.
1.2. Một số đặc điểm của roadshow sự kiện
Dịch vụ roadshow sự kiện có những đặc điểm cơ bản như sau:
- Có sự tham gia của đội ngũ nhân sự (PG, PB) với số lượng đông đảo (từ 10 người cho đến hàng chục người). Các thành viên roadshow phải mặc đồng phục có các yếu tố nhận diện thương hiệu như: logo hoặc hình ảnh sản phẩm/ dịch vụ muốn quảng bá.
- Sử dụng phương tiện giao thông như: xe máy, xe đạp, ô tô, xích lô,... được trang trí thống nhất thông qua việc dán decal logo, hình ảnh chiến dịch.
- Roadshow di chuyển qua nhiều tuyến đường đông đúc để tiếp cận với nhiều người tham gia.
- Kết hợp sử dụng các vật phẩm truyền thông như: cờ phướn, banner, poster, mascot,...
- Có các hoạt động nghệ thuật như: nhảy, đồng diễn, ca hát,... nhằm thu hút sự chú ý của những người xung quanh.
- Một số chương trình roadshow còn kết hợp phát tờ rơi, voucher hoặc mẫu thử cho người đi đường.
- Yêu cầu giấy phép và quy trình tổ chức sự kiện khá phức tạp, do đó chi phí tổ chức thường khá cao.
- Thời gian diễn ra roadshow rất ngắn, thường chỉ trong vài ngày, hoặc vài giờ. Do đó, để đạt hiệu quả truyền thông, việc tổ chức chạy roadshow cần được lên kế hoạch kỹ lưỡng để có thể gây ấn tượng mạnh và thu hút sự chú ý của mọi người.
1.3. Mục đích của roadshow
- Quảng bá sản phẩm/dịch vụ đến gần hơn với công chúng.
- Tương tác trực tiếp với khách hàng: Qua việc trưng bày sản phẩm, cung cấp thông tin chi tiết và trả lời câu hỏi, roadshow tạo điều kiện cho mối quan hệ gần gũi hơn giữa công ty và khách hàng, giúp tăng cường lòng tin và sự tương tác.
- Xây dựng mối quan hệ đối tác: Roadshow không chỉ hướng đến khách hàng mục tiêu, mà còn có thể thu hút sự quan tâm từ đối tác và nhà đầu tư tiềm năng. Việc tổ chức roadshow mang đến cơ hội để xây dựng mối quan hệ đối tác mới, tìm kiếm cơ hội làm ăn.
- Nghiên cứu thị trường: Thông qua tổ chức roadshow, công ty có thể đánh giá phản ứng và phản hồi của khách hàng đối với sản phẩm/dịch vụ, hiểu sâu hơn về nhu cầu của thị trường và điều chỉnh chiến lược kinh doanh.
- Tăng doanh số bán hàng: Một trong những mục đích chính của roadshow là tăng doanh số bán hàng. Trong quá trình trưng bày sản phẩm và tương tác trực tiếp với khách hàng, công ty sẽ có thêm cơ hội để thuyết phục và khuyến khích khách hàng “chốt đơn” sau sự kiện.
- Xây dựng lòng trung thành và nhận diện thương hiệu: Khách hàng có thể trực tiếp trải nghiệm sản phẩm, gặp gỡ nhân viên công ty và cảm nhận giá trị của thương hiệu. Qua việc tạo mối quan hệ gần gũi và tương tác tích cực, roadshow giúp xây dựng một cộng đồng người ủng hộ thương hiệu và tạo ra nhận diện tích cực trong tâm trí khách hàng.
- Nâng cao tầm nhìn và hiểu biết về thị trường: Thông qua việc tổ chức chạy roadshow, công ty có cơ hội tiếp cận với nhiều địa điểm và khách hàng khác nhau. Điều này giúp nâng cao tầm nhìn và hiểu biết về thị trường, định hình lại chiến lược kinh doanh và phát triển sản phẩm/dịch vụ phù hợp với nhu cầu đa dạng của khách hàng.
- Tạo ra sự kiện và truyền thông: Roadshow là một sự kiện đáng chú ý, dễ dàng thu hút sự quan tâm từ các phương tiện truyền thông và công chúng. Do đó, bạn sẽ có cơ hội để tạo ra tin tức, bài viết và nhiều nội dung truyền thông khác liên quan đến chiến dịch và sản phẩm/dịch vụ của công ty. Từ đó, giúp tăng cường sự phổ biến và nhận diện thương hiệu thông qua phương tiện truyền thông.
- Tăng sự cạnh tranh: Roadshow có thể giúp công ty tạo dấu ấn và khác biệt so với các đối thủ cạnh tranh trong ngành. Sự sáng tạo và sự đột phá trong việc tổ chức roadshow có đóng góp rất lớn vào việc thu hút sự chú ý của công chúng.
II. Lập kế hoạch tổ chức roadshow chuyên nghiệp
Xác định mục tiêu: Mục tiêu mà bạn hướng đến có thể là:
- Tăng cường nhận diện thương hiệu
- Tăng doanh số bán hàng
- Tìm kiếm đối tác hoặc thu hút nhà đầu tư.
Với những mục tiêu được đặt ra này sẽ giúp bạn xác định các hoạt động cụ thể và định hình chiến lược cho roadshow.
Xác định đối tượng: Xác định đối tượng mà bạn muốn tiếp cận trong roadshow. Có thể là khách hàng tiềm năng, đối tác kinh doanh, công chúng mục tiêu,….Từ đó sẽ giúp bạn tạo ra nội dung và hoạt động phù hợp để tương tác và gây ấn tượng với họ.
Chọn địa điểm và thời gian: Lựa chọn các địa điểm có lưu lượng người qua lại cao hoặc khoanh vùng đúng khu vực tập trung đông đúc đối tượng khách hàng mà bạn hướng đến. Bên cạnh đó, cũng cần lựa chọn thời gian phù hợp, tránh các ngày lễ hoặc sự kiện lớn vì có thể làm giảm sự quan tâm của công chúng. Đặc biệt, khi tổ chức sự kiện này cần lưu ý các tuyến đường cấm để tránh vi phạm và hạn chế xảy ra tình huống mà cơ quan chức năng có thể "tuýt còi" đoàn xe của bạn.
Xây dựng kế hoạch hành động: Lên kế hoạch chi tiết cho các hoạt động trong roadshow. Bao gồm: hình thức trưng bày, hoạt động tương tác, đội ngũ quảng cáo và giới thiệu sản phẩm….Đảm bảo rằng mỗi hoạt động đều được chuẩn bị và kiểm tra kỹ lưỡng.
Phân công nhân sự: Lựa chọn đội ngũ làm việc chuyên nghiệp và có kinh nghiệm để quản lý roadshow. Đội ngũ nhân sự này bao gồm: nhân viên bán hàng, hoạt náo viên, nhân viên hỗ trợ và quản lý sự kiện.
Xin giấy phép tổ chức: Để kế hoạch tổ chức roadshow diễn ra thuận lợi, cần phải có giấy phép từ Sở Văn Hóa Thể Thao và Du Lịch. Dưới đây là các thông tin cụ thể về thủ tục xin cấp phép:
Hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức chạy roadshow bao gồm:
- Đơn xin giấy phép thực hiện quảng cáo.
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
- Bản sao giấy tờ chứng minh sự phù hợp của hàng hóa với tiêu chuẩn và kỹ thuật.
- Mẫu quảng cáo sản phẩm in màu có chữ ký và đóng dấu.
- Nếu quảng cáo hàng hoá, dịch vụ thuộc lĩnh vực y tế, nông nghiệp, phải có các giấy tờ đặc thù.
- Nếu quảng cáo hàng hoá, dịch vụ trên bảng, biển, banner, phải có giấy phép của Sở Xây dựng.
- Số lượng hồ sơ cần nộp: 01 bộ.
- Thời hạn giải quyết: 5 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Nơi giải quyết: Sở Văn hoá Thể thao và Du lịch
Tổ chức roadshow tuy nói dễ nhưng thực tế lại khó khăn vô cùng do dễ bị cảnh sát giao thông tuýt còi và xử phạt bất cứ lúc nào. Vì vậy, nên thuê công ty tổ chức sự kiện giàu kinh nghiệm để họ có thể thay bạn hoàn tất thủ tục một cách nhanh chóng cũng như đàm phán và làm việc với cơ quan chức năng trong trường hợp có tình huống chạm mặt với cơ quan chức năng.
Dự phòng tình huống phát sinh: Khi tổ chức dịch vụ roadshow, luôn cần có phương án dự phòng và chuẩn bị sẵn sàng để xử lý các tình huống đột xuất. Dưới đây là một số điểm cần lưu ý:
Đội ngũ nhân sự: Đảm bảo có đội ngũ nhân sự đủ đông và có kỹ năng để xử lý các tình huống khẩn cấp. Các thành viên trong đội ngũ nên được đào tạo và biết cách đối phó với các sự cố như xe hỏng, xe lạc đoàn, hay vấn đề giao thông.
Hậu cần: Chuẩn bị sẵn sàng các phương tiện và thiết bị hậu cần như xe cứu hộ, đồ nghề sửa chữa và các vật dụng cần thiết. Đảm bảo rằng các phương tiện và thiết bị được kiểm tra và bảo dưỡng thường xuyên để tránh sự cố xảy ra.
Theo dõi thời tiết và giao thông: Theo dõi tình hình thời tiết và giao thông trước và trong quá trình roadshow. Nếu có dấu hiệu của thời tiết xấu hoặc thông tin về giao thông tắc nghẽn, phải đưa ra được phương án dự phòng để thay đổi tuyến đường hoặc thời gian diễn ra sự kiện.
Liên lạc và phối hợp: Đảm bảo có các phương tiện liên lạc hiệu quả và phối hợp tốt với các đơn vị chức năng như cảnh sát giao thông, bộ phận quản lý giao thông địa phương để nhận thông tin và hỗ trợ trong trường hợp cần thiết.
Quảng bá sự kiện: Xây dựng chiến dịch quảng bá để thông báo về chương trình roadshow. Sử dụng các phương tiện truyền thông, mạng xã hội, email marketing và các công cụ khác để tạo sự quan tâm và thu hút khách hàng tham gia.
Đánh giá và cải tiến: Sau khi roadshow kết thúc, bạn cần phải đánh giá kết quả của hoạt động. Xem xét các số liệu, phản hồi từ khách hàng và đối tác để đo lường mức độ thành công của sự kiện. Dựa trên đánh giá này, đội ngũ nhân sự tổ chức sự kiện sẽ điều chỉnh và cải tiến kế hoạch cho những lần tổ chức trong tương lai.
III. Các loại hình tổ chức roadshow phổ biến
3.1. Roadshow đi bộ
Roadshow đi bộ - Human Walking Billboard
Roadshow đi bộ là một trong những hình thức tổ chức roadshow xuất hiện sớm nhất tại Việt Nam. Còn được biết đến với cái tên "Human Billboard", roadshow đi bộ là hình thức triển khai không sử dụng phương tiện giao thông mà chỉ hoạt náo tại một chỗ nhất định. Các PB, PG sẽ mặc đồng phục đứng ngay tại booth activation để giới thiệu sản phẩm/dịch vụ, phát tờ rơi, mẫu dùng thử,...Hình thức sự kiện này thường được diễn ra tại các địa điểm đông người, có thể sử dụng mascot, các vật phẩm sáng tạo hoặc các hoạt động hoạt náo như: nhảy sôi động, trò chơi tương tác,...để thu hút sự chú ý của mọi người.
Tổ chức roadshow đi bộ có chi phí cực kỳ rẻ, doanh nghiệp sẽ chỉ phải bỏ chi phí thuê PB, PG. Tuy nhiên, hiệu quả mà hình thức quảng cáo này đem lại sẽ không quá cao, nên được khá ít doanh nghiệp triển khai hiện nay.
3.2. Roadshow xe đạp
Roadshow xe đạp với màu xanh thu hút
Roadshow xe đạp sử dụng dàn xe số lượng lớn được trang trí ấn tượng và cho lưu thông trên đường phố để trình diễn về sản phẩm/ dịch vụ. Điều khiển những chiếc xe đạp này là dàn PB, PG có trang phục bắt mắt giống hệt nhau, cũng như đồng nhất từ màu sắc, banner, mascot,...
Với hình thức quảng cáo này, doanh nghiệp thường sẽ lựa chọn tối thiểu là 10 xe cho một chiến dịch quảng cáo. Roadshow xe đạp có tốc độ di chuyển tương đối chậm, chính vì vậy hình ảnh quảng cáo sẽ được khách hàng ghi nhớ dễ dàng hơn rất nhiều. Ngoài ra, xe đạp là loại phương tiện giao thông cực kỳ thân thiện với môi trường nên rất được ưa chuộng.
3.3. Roadshow xe máy
Roadshow xe máy với đội ngũ nhân sự hùng hậu
Roadshow xe máy là hình thức được lựa chọn nhiều nhất vì khả năng di chuyển nhanh, mạnh mẽ và xa hơn so với roadshow xe đạp. Dòng xe tay ga thường được ưu tiên chạy roadshow vì dễ sử dụng cũng như đáp ứng được yêu cầu về thẩm mỹ: sang trọng, đẳng cấp cho sản phẩm/ dịch vụ.
Hiện nay, có thêm hình thức mới khi dàn xe máy chạy roadshow được trang bị thêm biển hộp đèn hoặc màn hình LCD nhỏ ở phía sau đuôi xe. Do đó có khả năng chiếu sáng trên đường phố vào ban đêm, thu hút sự chú ý của người đi đường.
Hình thức roadshow xe máy phù hợp sử dụng trong các chiến dịch kéo dài nhiều ngày. Do đó, bạn cũng có thể tận dụng chính đội ngũ xe công nghệ GrabBike, Bee Bike để tham gia chiến dịch.
3.4. Roadshow ô tô
Cung đình tổ chức roadshow ô tô chuyên nghiệp
Đây là một trong những hình thức quảng cáo được ưa chuộng hiện nay. Roadshow ô tô thường được triển khai trên các xe ô tô cá nhân. Với hai hình thức chính là dán quảng cáo trên hai cánh cửa xe và dán quảng cáo trên bốn cánh cửa xe, hình thức này mang lại không gian truyền thông rộng lớn cho doanh nghiệp. Các loại hình tổ chức roadshow ô tô bao gồm: roadshow ô tô 4 chỗ, roadshow ô tô 7 chỗ, roadshow xe mui trần,...
3.5. Roadshow xe tải
Hấp dẫn không kém cạnh hình thức roadshow xe ô tô, những chiến dịch roadshow xe tải, xe bán tải gây ấn tượng mạnh mẽ nhờ kích thước quảng cáo khủng. Hơn thế nữa, khi được triển khai với số lượng lớn, hình ảnh về sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp cũng dễ dàng gây ấn tượng với đông đảo khách hàng.
3.6. Roadshow màn hình LED di động
Roadshow màn hình led di động
Khác với các hình thức quảng cáo khác, loại roadshow này tạo sự thu hút với hình ảnh sống động và bắt mắt. Các hình ảnh và thông điệp truyền thông của doanh nghiệp sẽ được triển khai trên màn hình LED quảng cáo được gắn thẳng vào thùng xe tải và được hiển thị dưới dạng TVC quảng cáo. Bên cạnh đó, roadshow màn hình LED di động có thể di chuyển trong nhiều khung giờ khác nhau, phù hợp để tiếp cận với thói quen sinh hoạt của nhóm khách hàng mục tiêu.
3.7. Roadshow xe buýt 2 tầng
Roadshow xe buýt 2 tầng
Roadshow xe buýt 2 tầng (xe bus city tour) hiện nay vô cùng thịnh hành tại các thành phố lớn như Hà Nội, Hồ Chí Minh, Đà Nẵng. Decal quảng cáo của doanh nghiệp sẽ được dán trên thân xe bus 2 tầng khi diễu hành trên đường phố trông vô cùng bắt mắt và thu hút ánh nhìn. Tuy nhiên, về chi phí thuê xe buýt hai tầng sẽ cao hơn gần gấp đôi roadshow xe tải hoặc xe ô tô, nhưng đem lại cảm giác sang trọng và diện tích quảng cáo lớn hơn.
3.8. Roadshow xích lô
Roadshow xích lô lan toả chất sống phố Hội
Là một trong những phương tiện không còn quá phổ biến tại Việt Nam hiện nay, hầu hết chỉ còn ở các thành phố du lịch. Do đó, Roadshow xích lô cũng mang lại sự độc đáo và ấn tượng đối với đông đảo khách hàng tiềm năng, đặc biệt là du khách tại những địa điểm du lịch.
3.9. Roadshow sáng tạo
Roadshow sáng tạo là hình thức triển khai trên các phương tiện giao thông như: xe máy, ô tô,…biến đổi tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp, được gắn thêm những vật dụng thu hút sự chú ý như đèn Led, mockup trên xe. Với hình thức triển khai quảng cáo này, những ý tưởng càng sáng tạo, càng độc đáo thì sẽ càng dễ dàng thu hút sự chú ý của đông đảo khách hàng khi họ di chuyển trên đường phố.
Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Roadshow là một công cụ quan trọng trong chiến lược marketing của một công ty. Bằng cách tổ chức roadshow, công ty có thể tăng cường nhận diện thương hiệu, tạo ra cơ hội kinh doanh và xây dựng mối quan hệ với đối tác, khách hàng. Để tối ưu hóa chi phí cũng như giảm thiểu áp lực công việc, quý khách hàng có thể liên hệ với Thiên An Media - dịch vụ tổ chức sự kiện roadshow chuyên nghiệp. Chúng tôi cam kết sẽ mang đến cho quý khách một chương trình hoành tráng, sáng tạo và đáng nhớ. Liên hệ ngay để được tư vấn và báo giá sớm nhất.
