10 Bước Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện Chuẩn Cho Doanh Nghiệp

Tổ chức sự kiện là một quá trình lập kế hoạch, chuẩn bị và triển khai một chương trình hoặc dự án nhằm mục đích giải trí, thúc đẩy kinh doanh, truyền thông, quảng bá sản phẩm hoặc tạo ra một trải nghiệm đặc biệt cho khách hàng.

Quy trình tổ chức sự kiện bao gồm nhiều bước như: lựa chọn địa điểm, thiết kế ấn phẩm, quản lý ngân sách, thiết kế chương trình, âm thanh ánh sáng, trang trí,....

I. Quy trình tổ chức sự kiện giai đoạn đầu 

1.1. Tiếp nhận thông tin từ khách hàng

Qua cuộc trò chuyện ban đầu, bạn sẽ thu thập các thông tin cần thiết, cụ thể như: 

- Loại sự kiện (hội thảo, hội nghị, tiệc cuối năm)

- Ngày giờ tổ chức

- Địa điểm

- Mục tiêu sự kiện

- Số lượng khách dự kiến và bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào của khách hàng đối với sự kiện đó.

Dự án: Đêm nhạc gala hành tinh Kara Sing Now

Thông tin thu thập từ khách hàng ở giai đoạn này cũng giúp bạn xác định được các tài nguyên cần thiết như: nhân lực, ngân sách và thiết bị. Qua đó, có thể đưa ra ước tính tổng quan về khối lượng công việc và đề xuất một gói dịch vụ phù hợp với yêu cầu của khách hàng. 

1.2. Lên ý tưởng, chủ đề cho sự kiện

Trong bước quy trình tổ chức sự kiện này, bạn sẽ phải đánh giá các yếu tố như: mục tiêu của sự kiện, đặc điểm của ngành nghề mà doanh nghiệp đang hoạt động, đối tượng tham dự và xu hướng hiện đại trong ngành, từ đó đề xuất ra các chủ đề mới mẻ, sáng tạo.

Ví dụ

- Nếu sự kiện là một buổi hội thảo về công nghệ mới, chủ đề có thể là “Làm chủ công nghệ - Làm chủ tương lai”, “Công nghệ thay đổi cách vận hành doanh nghiệp”

- Nếu sự kiện là một bữa tiệc cuối năm cho doanh nghiệp, thì chủ đề là “Vượt qua thách thức - Bứt phá thành công”.

Từ chủ đề đó, bạn sẽ xác định được thiết kế, trang trí, lựa chọn màu sắc và các yếu tố khác liên quan đến sự kiện. Nó cũng tạo ra một ấn tượng ban đầu mạnh mẽ cho khách hàng và khám phá thêm về nội dung và mục tiêu của sự kiện.

Ví dụ: Nếu chủ đề của sự kiện là "Enchanted Garden" (Khu vườn mê hoặc), bạn có thể thiết kế một không gian trang trí với hoa và cây cỏ, sử dụng ánh sáng vàng tím và âm thanh tự nhiên như: tiếng chim hót, suối chảy du dương để tạo cảm giác như đang ở trong một khu vườn thần tiên. 

1.3. Lên kịch bản tổng thể và báo giá

Bước thứ 3 trong quy trình tổ chức sự kiện của công ty là lên kịch bản cho các hoạt động trong chương trình theo thứ tự thời gian cụ thể. Kịch bản chi tiết sẽ bao gồm các yếu tố như: lễ khai mạc, diễn thuyết, biểu diễn tiết mục văn nghệ, hoạt động tương tác với khách hàng, dùng tiệc,...

Ví dụ: Agenda tổng quát cho lễ ra mắt sản phẩm mới

Sau khi đã lên kịch bản chi tiết, bạn sẽ lập báo giá dịch vụ tổ chức sự kiện. Báo giá này bao gồm các chi phí ước tính cho các khía cạnh khác nhau của sự kiện bao gồm:

Thiết kế và trang trí 

- Thiết kế và trang trí sân khấu, gian hàng trưng bày

- Mua hoa, vật liệu trang trí (đồ decor)

- Thiết kế bảng hiệu, backdrop

- Thiết kế và in ấn tài liệu, brochure, backdrop Led

Âm thanh, ánh sáng và thiết bị kỹ thuật

- Thuê hệ thống âm thanh và ánh sáng

- Máy chiếu, màn chiếu

Dịch vụ nhân sự

- Nhân viên lễ tân, PG

- Nhân viên phục vụ tiệc

- Nhân viên an ninh, hỗ trợ an toàn

- Nhân sự sự kiện

- MC

- Ca sĩ, nhóm nhảy

- Quảng cáo và tiếp thị

- In ấn thiệp mời, vé tham dự

- Quảng cáo trên mạng xã hội, trang web

Chi phí trang trí và vật liệu

- Mua hàng hoá, quà tặng

- Mua vật liệu trang trí như bóng, ribbon

Chi phí tiệc nhẹ và thức uống

- Tiệc nhẹ cho khách mời

- Nước uống, đồ ăn cho tiệc bàn tròn hoặc buffet

Phí thuê địa điểm và các chi phí khác

Báo giá cần phản ánh một cách chi tiết và minh bạch những yếu tố và dịch vụ liên quan đến sự kiện, đồng thời đáp ứng được yêu cầu và ngân sách của khách hàng.

1.4. Khảo sát địa điểm và tư vấn tổ chức sự kiện

Bạn sẽ lên danh sách các địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp và bắt đầu đi tiền trạm để xem xét có đáp ứng được đầy đủ nhu cầu đặt ra không. Một số câu hỏi như:

- Diện tích của địa điểm này có đủ để set up sự kiện không? Khách mời có cảm thấy thoải mái không?

- Không gian trong phòng hay ngoài trời sẽ phù hợp nhất với tính chất của sự kiện?

- Thiết kế địa điểm, bố trí nơi tổ chức có tiện ích để sự kiện diễn ra?

- Cơ sở vật chất, trang thiết bị có chất lượng tốt không?

- Có chỗ đậu xe không?

- Địa điểm có dễ dàng tìm kiếm không?

Dự án: Binance Affiliates Campus 2023

Một số loại hình không gian sự kiện phổ biến

Trung tâm hội nghị: Phù hợp cho các sự kiện lớn như hội nghị hội thảo, triển lãm, lễ ký kết. 

Khách sạn và nhà hàng: Cung cấp không gian sự kiện linh hoạt cho các buổi tiệc gala dinner, lễ kỷ niệm thành lập công ty, lễ ra mắt sản phẩm, tri ân khách hàng. 

Khu vực ngoài trời: Các khu vực như công viên, sân vườn, bãi biển hay sân thượng của tòa nhà thương mại là lựa chọn tuyệt vời cho các buổi tiệc ngoài trời, festival, teambuilding, hội thảo.

Trung tâm mua sắm và cửa hàng: Dành cho các sự kiện như ra mắt sản phẩm, khai trương.

Các địa điểm đặc biệt: Sử dụng cho các sự kiện đặc thù. Ví dụ như: sân vận động, nhà hát, bảo tàng, trung tâm nghệ thuật, khu du lịch, khu di tích lịch sử. Các địa điểm này thường có không gian và cơ sở hạ tầng phù hợp cho các sự kiện nghệ thuật, biểu diễn, triển lãm hoặc lễ hội. 

Sau khi đã khảo sát địa điểm, bạn sẽ tư vấn cho khách hàng về việc chọn địa điểm phù hợp bao gồm: phân tích ưu điểm, nhược điểm của từng địa điểm, đồng thời đề xuất giải pháp tối ưu. Trong quá trình tư vấn, người tổ chức sự kiện cũng cần lắng nghe yêu cầu và mong muốn của khách hàng, từ đó đưa ra sự lựa chọn đáp ứng tốt nhất.

1.5. Thiết kế các ấn phẩm sự kiện

Đây là một bước không thể thiếu trong quy trình tổ chức một sự kiện. Gợi ý các ấn phẩm phổ biến cần có như sau:

Thiệp mời: Chứa các thông tin về sự kiện như thời gian, địa điểm, trang phục yêu cầu, chủ đề và nội dung chương trình. 

Brochure và tờ rơi: Cung cấp thông tin về lịch trình, diễn giả, đối tác tài trợ và các hoạt động khác. 

Banner và backdrop: Banner và backdrop là những bộ phận trang trí quan trọng trong sự kiện. Chúng chứa chủ đề sự kiện, logo đơn vị tổ chức, nhà tài trợ. 

Áp phích và biển hiệu: Dùng để chỉ dẫn khách tham dự trong sự kiện, bao gồm: các biển chỉ đường, lối đi, biển tên phòng.

Card tên và bảng tên: Card tên chứa thông tin cá nhân của khách mời, trong khi bảng tên thường được đặt trên bàn hoặc gian hàng để giới thiệu cá nhân hoặc công ty. Thiết kế card tên và bảng tên cần đơn giản, dễ nhìn và thể hiện đúng thông tin cần thiết.

1.6. Xin giấy phép tổ chức

Đây một yếu tố quan trọng và không thể thiếu, nếu bạn bỏ qua công việc này có thể dẫn đến gián đoạn không đáng có trong quá trình tổ chức sự kiện.

Các cơ quan chịu trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện bao gồm Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Cục Nghệ thuật biểu diễn; Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

Thời hạn nộp hồ sơ là 10 ngày trước ngày diễn ra sự kiện. Trong trường hợp chương trình là buổi biểu diễn thời trang, trang phục cần được duyệt ít nhất 30 ngày trước ngày diễn ra. 

Danh sách hồ sơ cần thiết để xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện:

- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

- Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện

- Hợp đồng tổ chức sự kiện đã ký kết với khách hàng (nếu đơn vị tổ chức sự kiện làm việc cho khách hàng).

- Kịch bản nội dung sự kiện.

- Giấy ủy quyền từ khách hàng cho đơn vị tổ chức.

- Hợp đồng thuê địa điểm.

II. Trong quá trình tổ chức sự kiện

2.1. Checklist công việc 

Kiểm tra các hạng mục trong sự kiện

Bạn cần theo dõi tiến độ và kiểm tra lại các hạng mục như sau:

- Kiểm tra lại không gian sự kiện để đảm bảo mọi thứ từ: bàn, ghế, backdrop, máy chiếu, đồ decor,.. đã được bố trí đúng và sẵn sàng.

- Kiểm tra hệ thống âm thanh, ánh sáng, máy chiếu và các trang thiết bị khác để đảm bảo chúng hoạt động tốt và không gặp sự cố.

- Chuẩn bị các tài liệu, bảng thông tin khách mời và các vật dụng khác cần thiết trong sự kiện.

- Đặt bàn đăng ký, bàn thông tin, bàn hướng dẫn theo kế hoạch.

- Phân bổ nhân sự cho từng vị trí và hướng dẫn chi tiết về nhiệm vụ của họ.

2.2. Đảm bảo an ninh và sự thoải mái cho khách mời

Kiểm soát an ninh: Trong quá trình tổ chức sự kiện, bạn có thể thuê nhân viên bảo vệ hoặc sử dụng hệ thống an ninh để đảm bảo không có bất kỳ sự xâm nhập trái phép nào. Xác định các khu vực quan trọng như: cửa ra vào, khu vực biểu diễn, vị trí trưng bày sản phẩm và bố trí nhân sự ở những điểm này.

Trang bị dịch vụ y tế: Chuẩn bị sẵn sàng các dụng cụ y tế để xử lý các tình huống khẩn cấp trong suốt sự kiện. Đào tạo nhân sự về các biện pháp an toàn và hướng dẫn khách hàng về các khu vực thoát hiểm khi cần thiết.

Tạo sự thoải mái cho khách hàng: Cung cấp khu vực giữ đồ, nhà vệ sinh sạch sẽ và thoải mái. Đảm bảo rằng không gian sự kiện được thông thoáng, không quá tải và có đủ không gian cho khách hàng di chuyển và tham gia các hoạt động.

2.3. Theo dõi tiến độ chương trình

Trong quá trình tổ chức sự kiện, quan trọng nhất là đảm bảo rằng tất cả các hoạt động diễn ra theo kế hoạch và đúng thời gian. Chỉ cần một hoạt động không theo tiến độ sẽ gây ảnh hưởng lớn đến các hoạt động khác. Vì vậy, bạn cần chú ý để điều động trong khán đài theo như lịch trình đã lên sẵn.

Tiếp theo, bạn phải phân công cho các thành viên trong đội ngũ sự kiện nhiệm vụ cụ thể để tránh sự nhầm lẫn và thiếu sót. Ngoài ra, trong quá trình diễn ra sự kiện, có thể xảy ra những thay đổi hoặc tình huống bất ngờ. Do đó, cần phải linh hoạt và thích nghi với những thay đổi này một cách nhanh chóng để không làm ảnh hưởng đến tiến độ chung của sự kiện.

III. Quy trình tổ chức sự kiện giai đoạn cuối

Kết thúc chương trình

- Thực hiện các hoạt động cuối cùng như dọn dẹp và thu gom thiết bị sự kiện, trả lại địa điểm tổ chức theo thỏa thuận.

- Kiểm tra và xác nhận việc thanh toán các nhà cung cấp và đối tác liên quan.

- Lập bảng kê tổng hợp chi phí và doanh thu của sự kiện.

Đánh giá 

- Thu thập phản hồi từ khách hàng, và các bên liên quan đến sự kiện.

- Phân tích kết quả và hiệu quả của chương trình dựa trên mục tiêu đã đề ra.

- Xem xét các khía cạnh khác nhau của sự kiện như: lịch trình, trải nghiệm khách hàng, giao tiếp, kỹ thuật, và các hoạt động trong chương trình.

Rút kinh nghiệm và cải tiến

- Làm việc với đội ngũ tổ chức sự kiện để cải thiện quy trình và phương pháp làm việc.

Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Trên đây là 10 bước quy trình tổ chức sự kiện của công ty chuẩn. Từ việc lên ý tưởng ban đầu cho đến triển khai và đánh giá sau sự kiện, mỗi bước đều đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo một sự kiện thành công và ghi điểm với khách hàng. Tuân thủ đúng và đủ các bước quy trình tổ chức sự kiện này sẽ giúp doanh nghiệp có được một chương trình hiệu quả, chuyên nghiệp và mang lại kết quả tích cực trong việc phát triển kinh doanh.