Những Rủi Ro Khi Tổ Chức Sự Kiện Ngoài Trời

I. Những ưu điểm của tổ chức sự kiện ngoài trời

Tổ chức sự kiện ngoài trời là một trong những hình thức được ưa chuộng hiện nay, đặc biệt là trong mùa xuân và mùa hè.

Sự kiện ngoài trời có thể diễn ra ở bất kỳ địa điểm nào từ công viên, bãi biển, đến sân thượng của tòa nhà. Với không gian mở rộng và gần gũi với thiên nhiên, hứa hẹn sẽ mang lại cho khách mời một trải nghiệm đầy màu sắc và thú vị.

Tổ chức sự kiện ngoài trời

Ngày nay, nhu cầu tổ chức sự kiện ngoài trời của các doanh nghiệp, công ty ngày càng gia tăng, lý do là nhờ các ưu điểm nổi trội sau đây:

Tạo ấn tượng tốt với khách hàng: Sự kiện ngoài trời được tổ chức trong không gian rộng mở, không bị gò bó bởi bức tường và mái nhà, do đó không khí có thể lưu thông tốt hơn và gió thổi qua đem lại cảm giác mát mẻ. Ngoài ra, các địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời thường được thiết kế với các cây xanh, khu vườn và hồ bơi. Từ đó, khách mời sẽ cảm thấy hứng thú và đánh giá cao sự mới mẻ và tinh tế của người tổ chức sự kiện.

Không giới hạn về không gian: Không gian ngoài trời cho phép bạn tổ chức event với số lượng khách mời lớn hơn, không bị giới hạn bởi không gian hẹp hay quy định về an toàn phòng cháy chữa cháy. 

Sự kiện ngoài trời không giới hạn không gian

Tiết kiệm chi phí: Tổ chức sự kiện ngoài trời có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí về không gian, trang trí và cả thiết bị so với sự kiện trong nhà.

Phù hợp với nhiều loại hình sự kiện: Sự kiện ngoài trời phù hợp với nhiều loại sự kiện, từ tiệc mừng khai trương, teambuilding, lễ hội, ra mắt sản phẩm mới, buổi hòa nhạc đến triển lãm và hội chợ,....

II. Các yếu tố cần cân nhắc khi tổ chức sự kiện ngoài trời

2.1. Xem xét mục đích của sự kiện

Không phải sự kiện nào cũng phù hợp với không gian ngoài trời. Nếu doanh nghiệp tổ chức một buổi hội nghị về công nghệ hoặc kỹ thuật, thì nên tổ chức tại một trung tâm khách sạn nào đó. Do vậy, trước khi quyết định tổ chức sự kiện ngoài trời, hãy xem xét mục đích chính của sự kiện, để đảm sự phù hợp cũng như giúp chương trình diễn ra suôn sẻ.

2.2. Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời phù hợp

Lựa chọn địa điểm phù hợp với mục đích của sự kiện là bước quan trọng để đảm bảo sự thành công cho chương trình. Ví dụ, nếu sự kiện là một buổi tiệc ngoài trời, địa điểm có không gian rộng và thoáng đãng sẽ là lựa chọn tốt để đảm bảo khách mời có không gian di chuyển và thư giãn. Nếu sự kiện là một buổi hòa nhạc, địa điểm cần có sân khấu rộng và âm thanh tốt để đảm bảo chất lượng âm nhạc tối đa.

Gợi ý một số địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời tại Thành phố Hồ Chí Minh

Khu du lịch Bò Cạp Vàng

KDL Bò Cạp Vàng - Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời

Đây là một địa điểm nghỉ dưỡng nằm gần TP.HCM, với không gian rộng lớn hơn 4.000m2 và sức chứa khoảng 1.000 khách. Với bầu không khí trong lành, không gian xanh rộng rãi và bày trí truyền thống, đây là địa điểm lý tưởng để tổ chức các sự kiện ngoài trời như team building, tiệc gala dinner, sự kiện tri ân khách hàng, họp mặt và các hoạt động văn hóa nghệ thuật.

Thảo Điền Village hướng sông Sài Gòn

Thảo Điền Village - Địa điểm lý tưởng để tổ chức sự kiện

Thảo Điền Village là một trong những địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời được yêu thích ở TP.HCM với phong cách tinh tế và trang nhã. Khu nghỉ dưỡng phức hợp cao cấp nằm tại Quận 2 bao gồm nhà hàng, khách sạn boutique, spa. Với tầm nhìn ra sông Sài Gòn, Thảo Điền Village mang lại không gian thơ mộng và thoáng mát chắc chắn sẽ làm hài lòng các khách mời tham dự sự kiện của bạn.

Tàu Bến Nghé

Tàu Bến Nghé Sài Gòn

Thuyền Hamyi là một lựa chọn tuyệt vời nếu bạn muốn tránh khỏi không gian hạn chế của phòng họp và tìm kiếm một không gian rộng rãi, đầy thú vị bên bờ sông Sài Gòn. Tàu Bến Nghé của Hamyi có sức chứa lên đến 1000 người với sự quy củ và đẳng cấp cho bất kỳ sự kiện nào được tổ chức trên tàu, Từ đó mang đến cho khách hàng trải nghiệm đầy ấn tượng và đáng nhớ.

2.3. Giấy phép tổ chức sự kiện

Trước khi tổ chức sự kiện ngoài trời, việc hoàn tất các thủ tục pháp lý là cực kỳ quan trọng vì nếu không có giấy phép, sự kiện của bạn sẽ bị đình chỉ. Bạn cần phải đăng ký các giấy phép và thủ tục liên quan đến an ninh, trật tự, phòng cháy chữa cháy và các giấy tờ liên quan đến việc thuê mướn địa điểm. Nếu có nghệ sĩ biểu diễn trong sự kiện, bạn cần lập hợp đồng với họ để đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên. Bên cạnh đó, bạn cũng cần chuẩn bị các chính sách bảo hiểm để đối phó với những rủi ro có thể xảy ra trong sự kiện.

2.4. Theo dõi dự báo thời tiết và có kế hoạch dự phòng.

Vì sự kiện được tổ chức ngoài trời nên việc lên kế hoạch cho trường hợp thời tiết diễn biến xấu và thường xuyên theo dõi dự báo thời tiết khi sự kiện đến gần là rất quan trọng. Ngoài ra các rủi ro về sự cố kỹ thuật cũng cần phải được lường trước. Dưới đây là một số phương án dự phòng khi tổ chức event ngoài trời:  

• Chuẩn bị sẵn: dù che, bạt che, khung chống gió. 
• Lên sẵn kế hoạch để di dời địa điểm vào trong nhà hoặc sang một địa điểm khác nếu thời tiết xấu quá nghiêm trọng.
• Đảm bảo trang thiết bị và thiết bị kỹ thuật được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi sử dụng để tránh sự cố kỹ thuật.
• Có một kế hoạch dự phòng để điều chỉnh chương trình nhằm phù hợp với tình trạng thời tiết diễn biến bất ngờ.
• Có các phương tiện di chuyển và đường dẫn riêng để đảm bảo người tham dự được an toàn.
• Có sẵn các thiết bị cứu hộ để sẵn sàng ứng phó với các tình huống khẩn cấp.

2.5. Lựa chọn thời gian tổ chức sự kiện ngoài trời

Nên tránh tổ chức vào các ngày Lễ, Tết quan trọng hoặc trùng với các sự kiện lớn khác vì nó có thể làm giảm số lượng người tham dự và gây khó khăn cho việc thu hút đối tượng khách hàng mục tiêu. Ngoài ra, nên lựa chọn thời điểm có thời tiết thuận lợi. Ví dụ, nếu ở Sài Gòn thì ưu tiên những tháng mùa nắng. Và cuối cùng là nên lên kế hoạch tổ chức sự kiện ngoài trời trước ít nhất 2 tháng để đảm bảo có đủ thời gian để chuẩn bị và thực hiện các hoạt động quảng bá và marketing. 

2.6. Lên thực đơn cho sự kiện

Thực đơn sự kiện Gala Dinner

Trước khi lựa chọn thực đơn, cần xác định mục đích và tính chất của sự kiện. Nếu sự kiện là một buổi tiệc tối, thực đơn nên được thiết kế sao cho phù hợp với bữa ăn tối, bao gồm các món khai vị, món chính và món tráng miệng. Nếu sự kiện là một buổi họp mặt hoặc lễ khai trương, thực đơn có thể được thiết kế theo hình thức tiệc nhẹ teabreak, với các món bánh, trà dễ ăn.

Ngoài ra, có một điểm cũng cần lưu ý là nên chọn món ăn phù hợp với sở thích và chế độ ăn uống của khách mời. Nếu sự kiện có nhiều khách mời người nước ngoài, nên ưu tiên các món hợp khẩu vị và văn hóa ẩm thực của họ. 

2.7. Trang thiết bị cho sự kiện ngoài trời

• Đầu tiên, bạn cần phải chuẩn bị backdrop có in tên chương trình, logo và tên công ty để tạo điểm nhấn cho sự kiện. 
• Với không gian rộng rãi của sự kiện ngoài trời, hệ thống âm thanh và ánh sáng cần phải được trang bị công suất lớn và đảm bảo về kỹ thuật để truyền tải hết các nội dung trong chương trình đến khách mời tham dự. 
• Ngoài ra, sân khấu cũng cần được trang bị nhà bạt tiêu chuẩn để phòng trừ trong những trường hợp thời tiết xấu, hệ thống rào chắn và giàn không gian trọng tải lớn.
• Ngoài các thiết bị cần thiết như: âm thanh, ánh sáng và sân khấu, có thể bổ sung thêm các thiết bị khác như: màn hình LED, thiết bị livestream, bàn ghế, bảng hiệu, trang thiết bị an toàn như bình cứu hỏa, nếu có một số tiết mục có tính chất mạo hiểm thì cần bổ sung thêm các trang thiết bị an toàn.

III. Các loại sự kiện ngoài trời

Có nhiều loại sự kiện ngoài trời, tùy thuộc vào mục đích của sự kiện và khách mời tham dự. Dưới đây là một số loại sự kiện phổ biến:

Hội chợ, triển lãm: Đây là các sự kiện thương mại để giới thiệu sản phẩm, dịch vụ cũng như tìm kiếm cơ hội kinh doanh của các công ty. Các hội chợ và triển lãm này thường được tổ chức ở những khu vực rộng lớn ngoài trời như: các công viên, sân vận động hoặc sân bãi vì nó đòi hỏi nhiều không gian để trưng bày gian hàng, cũng như để tổ chức nhiều hoạt động và chương trình giải trí.

Tiệc ngoài trời: Thường được tổ chức trong khuôn viên ngoài trời tại các nhà hàng, khách sạn, khu nghỉ dưỡng,...nhân các dịp đặc biệt như sinh nhật, lễ kỷ niệm thành lập công ty, tiệc cuối năm Gala Dinner.

Video: Tiệc Tất Niên Tây Hồ 2021

Buổi hòa nhạc: Buổi hòa nhạc, liveshow ngoài trời thường được tổ chức trình diễn tại các công viên, khu vui chơi giải trí hoặc khuôn viên của trường học. Đây là loại hình sự kiện giải trí để thưởng thức âm nhạc cũng như tạo cơ hội để các nghệ sĩ biểu diễn đến gần hơn với khán giả.

Sự kiện thể thao: Tổ chức sự kiện thể thao ngoài trời là một hoạt động được yêu thích và phổ biến không chỉ tại Việt Nam mà còn trên toàn thế giới. Các hoạt động bao gồm: chạy bộ, đạp xe, leo núi, leo tường, trượt tuyết, đua xe, golf, tennis, bóng đá, bóng chuyền,...và nhiều hoạt động thể thao khác. Việc tổ chức sự kiện thể thao ngoài trời đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về địa điểm, trang thiết bị, giám sát an toàn và y tế, truyền thông,...

Lễ hội Trung Thu: Đây là một trong những sự kiện phổ biến được tổ chức vào dịp rằm tháng 8 hàng năm. Thông thường, các hoạt động chính của sự kiện này bao gồm múa lân, rước đèn và các trò chơi dân gian truyền thống như kéo co, nhảy dây,...

Teambuilding: Sự kiện này được tổ chức nhằm tăng cường tinh thần đoàn kết và sự phối hợp giữa các thành viên trong đội nhóm. Thông thường, các hoạt động trong teambuilding có tính chất gắn kết, tập thể và thử thách, từ đó giúp các thành viên trong công ty tăng cường sự tin tưởng và đồng tâm trong công việc.

IV. Quy trình các bước để tổ chức sự kiện ngoài trời thành công

Xác định mục đích của sự kiện: Xác định mục đích và mục tiêu của sự kiện, bao gồm ngày tổ chức, địa điểm, số lượng khách mời và ngân sách.

Lập kế hoạch: Lên một bản kế hoạch chi tiết bao gồm các yếu tố chính như: timeline chương trình, phương tiện vận chuyển, chương trình giải trí trong sự kiện, MC script,....

Tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời: Lựa chọn địa điểm phù hợp tùy theo mục đích sự kiện cũng như ngân sách của công ty: công viên, bãi biển, khu vực công cộng, cung văn hóa, sân golf,…

Thiết kế trang trí: Lựa chọn các yếu tố trang trí phù hợp với mục đích và chủ đề của sự kiện, bao gồm backdrop sự kiện, cờ, biển hiệu, bong bóng và vật liệu trang trí khác.

Trang trí sự kiện IDJunction - Giáng Sinh An Lành Ngập Tràn Yêu Thương

Lựa chọn chương trình giải trí: Các hoạt động giải trí phù hợp với sự kiện, bao gồm ca hát, nhảy đương đại, múa, biểu diễn ảo thuật, trò chơi,...

Chuẩn bị thực phẩm và đồ uống: Lên menu đồ uống, thức ăn phù hợp với mục đích của sự kiện và sở thích của khách mời.

Kiểm soát an ninh và an toàn: Đảm bảo an ninh và an toàn cho sự kiện bằng cách cung cấp bảo vệ, kiểm soát lưu lượng ra vào và đảm bảo các yêu cầu an toàn khác.

Phản hồi và đánh giá: Sau sự kiện, thu thập phản hồi và đánh giá từ khách hàng và các đối tác tham gia để cải thiện và phát triển cho những chương trình tiếp theo.

Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Tổ chức sự kiện ngoài trời là một công việc phức tạp và đòi hỏi sự chuẩn bị cẩn thận. Tuy nhiên, với dịch vụ của Thiên An Media, bạn hoàn toàn có thể yên tâm. Chúng tôi đã có nhiều năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện, cam kết sẽ đem đến cho khách hàng những sự kiện ngoài trời với chất lượng dịch vụ tốt nhất với mức giá hợp lý. Nếu bạn đang tìm kiếm một công ty tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp tại Thành phố Hồ Chí Minh, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn sớm nhất.