Cách Tổ Chức Tiệc Tất Niên Công Ty Để Lại Ấn Tượng Sâu Sắc

Tổng quan về tiệc tất niên

Tiệc tất niên là gì?

Đây là một buổi tiệc được công ty, doanh nghiệp tổ chức vào dịp cuối năm để kỷ niệm năm cũ và chào đón năm mới. Trong tiệc tất niên cuối năm, mọi người có cơ hội tụ họp, gặp gỡ và chia sẻ những niềm vui, thành công và trải qua những khoảnh khắc ý nghĩa cùng nhau. Buổi tiệc thường có các hoạt động giải trí như: biểu diễn ca nhạc, múa, văn nghệ, trò chơi tiệc tất niên và quà tặng dành cho nhân viên xuất sắc. 

Buổi tiệc này thường sẽ diễn ra vào thời gian từ 1-2 tuần trước kì nghỉ Tết Âm lịch. Tuy nhiên, thời gian này sẽ linh động và phụ thuộc vào văn hoá cũng như thời gian làm việc hợp lý của công ty mà sẽ diễn ra sớm hơn hay muộn hơn.

Tiệc tất niên công ty 

Ý nghĩa của việc tổ chức tiệc tất niên?

• Đây là thời điểm để tất cả nhân viên và ban lãnh đạo cùng nhau vui chơi, thư giãn và đánh giá lại những thành tựu và thử thách đã trải qua trong suốt năm vừa qua.
• Year end party giúp tạo ra một không khí thân tình, gắn kết và đoàn kết trong công ty. 
• Là dịp để công ty tri ân và ghi nhận đóng góp của nhân viên trong quá trình làm việc. Đồng thời, tạo động lực, đánh thức tinh thần làm việc và khích lệ nhân viên chuẩn bị cho những thách thức mới trong năm tiếp theo.
• Mở rộng mạng lưới quan hệ trong công ty. Nhân viên có thể thể hiện bản thân, tương tác và giao lưu với nhau ngoài môi trường công việc. 

Cách tổ chức tiệc tất niên cho công ty

Thống nhất quy mô tổ chức sự kiện

Tiệc tất niên công ty là một dịp đặc biệt những ngày cận kề cuối năm, khi mọi thành viên trong doanh nghiệp có hội được ngồi lại bên nhau để chuyện trò, kết nối. Do đó, để mọi khoảnh khắc trong bữa tiệc được trọn vẹn, cần có một sự thống nhất ngay từ đầu về: ý tưởng, số lượng người tham gia, địa điểm, quy mô tiệc,....để mọi thứ được diễn ra suôn sẻ và trơn tru nhất.

Ngoài ra, số lượng người tham gia tiệc là một yếu tố cốt lõi. Quyết định này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quy mô, địa điểm và các hoạt động trong buổi tiệc. Nếu công ty có số lượng nhân viên lớn hoặc muốn tổ chức các tiết mục văn nghệ, trò chơi tương tác cần có thời gian chuẩn bị ít nhất là 2-3 tháng trước ngày diễn ra.

Lựa chọn địa điểm

Bạn cần phải lên danh sách các trung tâm tổ chức sự kiện tiềm năng và liên hệ để tìm hiểu về các vấn đề như:

• Có đủ không gian để đáp ứng số lượng nhân viên tham gia sự kiện
• Địa điểm có vị trí thuận tiện, dễ dàng di chuyển.
• Địa điểm có cung cấp đầy đủ các tiện nghi và dịch vụ như: âm thanh, ánh sáng, phòng riêng, nhân viên phục vụ chuyên nghiệp,...
• Xem xét phong cách có phù hợp với bầu không khí mà công ty muốn tạo ra trong tiệc tất niên hay không?
• Đánh giá các gói thực đơn và nước uống có đa dạng lựa chọn để phù hợp với nhiều khẩu vị khác nhau hoặc những người có nhu cầu ăn uống đặc biệt.
• Cân nhắc các gói giá trọn gói hoặc thương thảo giá để đảm bảo phù hợp với ngân sách của công ty đưa ra. 

Bên cạnh đó, vào dịp cuối năm hầu hết mọi người thường rất bận rộn, vì vậy để tiết kiệm thời gian và giảm chi phí, công ty có thể liên hệ với các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp từ đầu. Họ có kinh nghiệm và kiến thức để hỗ trợ bạn trong việc lên kế hoạch và lựa chọn địa điểm phù hợp, nhằm đảm bảo buổi tiệc diễn ra thành công mà không tốn quá nhiều thời gian và công sức cho nhân sự của công ty.

2.3. Xác định chủ đề

Đây là một công việc đòi hỏi nhiều thời gian và công sức, đặc biệt là đối với những công ty chưa có nhiều kinh nghiệm. Một số ý tưởng cho chủ đề (concept) tổ chức tiệc cuối năm bạn có thể tham khảo:

• "Rhythm of Triumph" (Nhịp điệu chiến thắng)
• "Journey to New Horizons" (Hành trình tới những đỉnh cao mới)

• "Glamorous Night" (Đêm tiệc đẳng cấp)
• "The Melody of Success" (Giai điệu thành công)
• "Golden Gala Celebration" (Lễ kỷ niệm vàng rực rỡ)
• "Under the Sea" (Dưới đáy biển)

• "Neon Nights" (Đêm neon)
• "A Journey through Time" (Hành trình qua thời gian)
• "A Night of Stars" (Đêm của những vì sao)
• After spotlight (Sau ánh đèn sân khấu)

Kịch bản tổng thể chương trình tiệc tất niên

Kịch bản chương trình có thể được xem như là linh hồn của buổi tiệc, do đó cần dành thời gian nghiên cứu kỹ lưỡng để mang đến đa dạng các tiết mục, cũng như sắp xếp trình tự  và thời lượng sao cho thích hợp. 

Ví dụ: kịch bản sự kiện (agenda) 

Buổi tiệc cuối năm không chỉ là dịp để kỷ niệm và ăn mừng, mà còn là cơ hội để thắt chặt sự đoàn kết trong công ty. Với một kịch bản chương trình tốt, chắc chắn sẽ làm cho buổi tiệc cuối năm trở thành một sự kiện đáng nhớ, góp phần thúc đẩy sự phát triển và thành công của công ty trong tương lai.

Dự trù chi phí và chuẩn bị phương án dự phòng

Phương án dự phòng là một phần quan trọng trong checklist chương trình tiệc tất niên. Nó sẽ giúp bạn sẵn sàng đối mặt với các tình huống không mong muốn và đảm bảo sự suôn sẻ cho buổi tiệc. Hãy lường trước và lên kế hoạch cho các trường hợp khẩn cấp có thể xảy ra, ví dụ như: đặt dư thức ăn và đồ uống, chuẩn bị tiết mục văn nghệ dự phòng, hoặc kế hoạch ứng phó với các sự cố kỹ thuật, an ninh.

Ngoài ra, hãy dành một phần ngân sách để dự phòng cho những chi phí bất ngờ hoặc không lường trước được. Điều này sẽ giúp bạn linh hoạt và chủ động trong việc giải quyết các vấn đề tài chính không mong muốn.

Truyền thông sự kiện

Truyền thông nội bộ và trên mạng xã hội là hai phương tiện quan trọng để giao tiếp và chia sẻ thông tin về sự kiện tất niên.

Nội bộ: Truyền thông để thông báo về ngày, giờ và địa điểm tổ chức tiệc. Ngoài ra, nó cũng có thể được sử dụng để thông báo về các hoạt động, trò chơi và chương trình trong đêm tiệc. Thông qua email, hộp chat, hoặc cuộc họp trực tuyến, truyền thông nội bộ giúp mọi người trong công ty có thể dễ dàng liên lạc và lan truyền thông tin cần thiết.

Truyền thông mạng xã hội: Thông qua việc đăng tải sự kiện lên mạng xã hội như Facebook, Instagram hoặc Tiktok, công chúng sẽ có cơ hội tiếp cận và biết nhiều hơn về doanh nghiệp. Ngoài ra, tận dụng các hashtag cho những bức ảnh và video giúp cho mọi người dễ dàng lan tỏa thông tin cũng như tìm thấy chúng dễ dàng hơn trên mạng xã hội.

Checklist các hạng mục tổ chức sự kiện

Với checklist sự kiện, người tổ chức có thể tránh được các lỗi sót cũng như kiểm soát tốt các đầu mục trong công việc của mình. Dưới đây là một mẫu checklist tổng quát tiệc tất niên:

Checklist hạng mục địa điểm

• Xác định concept, đặt tên và câu slogan cho tiệc tất niên.
• Chọn ngày và địa điểm tổ chức tiệc.
• Lập bảng ngân sách cho sự kiện.
• Lên danh sách khách mời tiệc tất niên và gửi thư mời.
• Thu thập ý kiến và ý tưởng từ nhân viên về các hoạt động trong tiệc.
• Phân công nhân sự sự kiện.
• Thiết kế các ấn phẩm như background tiệc tất niên, thùng bốc thăm, standee, băng rôn, hashtag, banner tiệc tất niên.
• Lên kịch bản chương trình và kịch bản MC tiệc tất niên.
• Thuê ban nhạc, MC sự kiện, PG, lễ tân.
• Liên hệ và thuê các dịch vụ như địa điểm, nhà hàng, âm thanh, ánh sáng, trang trí tiệc tất niên, dịch vụ tổ chức sự kiện,...
• Chuẩn bị quà, bảng vinh danh, giải thưởng cho nhân viên (nếu có).
• Đảm bảo sự kiện được thiết kế và trang trí theo chủ đề đã chọn.
• Thiết lập sân khấu tiệc tất niên, không gian tiệc và sắp xếp bàn ghế cho khách mời.
• Chuẩn bị thực đơn cho tiệc tất niên và liên hệ dịch vụ ăn uống theo yêu cầu (nếu có).
• Kiểm tra thức ăn và đồ uống
• Chụp và quay lại những khoảnh khắc trong bữa tiệc.

• Liên hệ với nhà cung cấp để thanh toán cũng như phản hồi về dịch vụ đã được cung cấp.
• Tiếp nhận các phản hồi từ khách mời và nhân viên nhằm cải thiện tổ chức sự kiện trong tương lai.
• Truyền thông về sự kiện year end party trên fanpage công ty.

Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện tất niên

Tiệc tất niên là dịp quan trọng để tất cả thành viên trong công ty cùng nhìn lại những thành tựu và thử thách đã trải qua trong năm. Nó cũng là thời điểm lý tưởng để xây dựng sự đoàn kết, tạo sự gắn kết và thúc đẩy tinh thần làm việc của đội ngũ. Vì thế, tổ chức một buổi tiệc year end party ấn tượng là rất quan trọng. Thiên An Media tự hào là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức tiệc tất niên công ty. Với kinh nghiệm và sự chuyên nghiệp, chúng tôi cam kết mang đến cho bạn một buổi tiệc đặc biệt và đáng nhớ, đảm bảo làm hài lòng mọi khách mời tham gia.