Những lưu ý quan trọng khi tổ chức tất niên cuối năm

I. Tất niên không chỉ đơn giản là bữa tiệc thông thường

Không chỉ đơn thuần là một bữa tiệc giao lưu, ăn uống thông thường, tất niên còn được xem như một sự kiện truyền thông nội bộ có ý nghĩa rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Bữa tiệc được tổ chức với mục đích tổng kết lại toàn bộ hoạt động của công ty trong năm vừa qua, đề xuất và định hướng các kế hoạch tiếp theo cho năm mới.

Bên cạnh đó còn có những hoạt động như tri ân, khen thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc trong năm để tiếp thêm động lực cho năm làm việc tiếp theo thành công hơn. Vì vậy việc tổ chức phải hết sức chu đáo và cẩn trọng để tránh mắc phải những sai lầm không đáng có.

Dự án: Tất Niên Tây Hồ 2021

II. Những sai lầm cần tránh khi tổ chức tất niên

2.1. Ngân sách chi tiêu cho sự kiện chưa hợp lý

Chi phí tổ chức tiệc tất niên là một trong những điều quan trọng cần lưu ý hàng đầu. Điều này khiến nhiều công ty thất thoát tiền sau khi bữa tiệc kết thúc hoặc có những khoản không rõ ràng gây khó khăn cho việc tổng kết, báo cáo. Do đó cân bằng thu chi là một công việc khó khăn và người tính toán rất dễ mắc lỗi trong vấn đề này.

2.2. Xây dựng kịch bản rời rạc thiếu chuyên nghiệp

Với chi phí không nhiều, đa số các doanh nghiệp sẽ lựa chọn phương án tự tổ chức thay vì lựa chọn dịch vụ tổ chức sự kiện của các công ty sự kiện. Tuy nhiên, chính vì thiếu kinh nghiệm tổ chức cũng như dự đoán những rủi ro có thể xảy ra nên dễ dẫn đến việc xây dựng kịch bản không trọn vẹn, rời rạc và không tạo được mạch chương trình xuyên suốt và thống nhất.

2.3. Lựa chọn chủ đề Year End Party lỗi thời không có sự đổi mới

Bất kì sự kiện gì cũng nên được thiết kế theo một chủ đề riêng và phù hợp với văn hoá của doanh nghiệp đó. Ý tưởng hay và độc đáo sẽ dẫn dắt nhịp chương trình diễn ra lôi cuốn hơn. Chính vì thế, cần tránh lặp lại ý tưởng quen thuộc từ những năm cũ mà thay vào đó hãy đầu tư một kịch bản hấp dẫn và khác biệt.

Dự án: Tất niên Apex Logistics

Year End Party đều có những chủ đề được thiết kế riêng phù hợp với xu hướng cũng như phù hợp với phong cách riêng của công ty hay doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu những chủ đề cho bữa tiệc không có sự đổi mới, sáng tạo qua các năm, không tạo ra điểm nhấn mới mẻ cho những người tham dự chính là một trong những sai lầm khá phổ biến khi tổ chức tất niên. Vì thế, để tránh sai sót này, những công ty hay doanh nghiệp có thể tiến hành khảo sát sở thích của nhân viên hoặc dựa vào sự kiện từ những năm trước để thay đổi và cập nhật cho phù hợp với xu hướng hiện tại.

2.4. Chuẩn bị danh sách khách mời kỹ càng

Danh sách khách mời nên được chuẩn bị từ sớm để đảm bảo số lượng bàn ghế, chỗ ngồi hợp lý và không gian phù hợp. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp lại không nắm được số lượng khách mời, người tham dự đến đông hơn so với dự kiến dẫn đến việc không gian không đủ sức chứa, cơ sở vật chất không đáp ứng đầy đủ. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến thiện cảm của người tham dự và thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong khâu tổ chức sự kiện.

2.5. Không khảo sát thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện cẩn thận

Địa điểm tổ chức sự kiện có ý nghĩa quan trọng khi tiến hành tổ chức tất niên. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp thường xem nhẹ yếu tố này bằng cách chọn đại ngày giờ, nơi tổ chức chứ không có sự nghiên cứu, khảo sát thực tế trước đó. Sai sót này thường xuất phát từ việc cuối năm bận rộn, nhân viên không có nhiều thời gian để tìm hiểu kĩ càng về nơi tổ chức chương trình, thời gian cũng sẽ ưu tiên ngày rảnh rỗi cuối tuần.

Nếu không khảo sát địa điểm một cách cụ thể sẽ rất dễ ảnh hưởng đến quá trình diễn ra sự kiện. Khâu khảo sát và chọn địa điểm phải được tiến hành lựa chọn và kiểm tra cẩn thận tránh tình trạng đến ngày tổ chức mới phát hiện những bất cập thì sẽ rất khó để xử lý. Một số điều cần chú ý khi khảo sát địa điểm có thể lưu tâm như: không gian, hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình, ….

Không gian sang trọng tại Thảo Điền Village

Địa điểm tổ chức sự kiện chính là một phần quan trọng không thể thiếu trong việc quyết định thành công cho bữa tiệc. Tùy theo chủ đề cũng như quy mô, lượng khách mời tham dự của từng công ty hay doanh nghiệp mà địa điểm có thể khác nhau về diện tích cũng như đặc điểm, có thể là sự kiện ngoài trời hoặc bữa tiệc trong nhà.

2.6. Thiết kế hình ảnh, âm thanh ánh sáng, concept cho bữa tiệc không thu hút

Là yếu tố giúp cho việc tổ chức sự kiện tất niên chuyên nghiệp và sang trọng hơn, doanh nghiệp nên đầu tư vào phần thiết kế sự kiện. Hình ảnh nổi bật và ấn tượng sẽ tạo nên dấu ấn cho khách mời tham dự và tạo nên hiệu quả truyền thông hình ảnh của công ty cho đối tác, khách hàng. Những hạng mục liên quan đến hình ảnh của sự kiện bao gồm từ sân khấu, backdrop, thư mời,…

Sân khấu với dàn âm thanh chất lượng, ánh sáng đẹp là yếu tố tạo nên sự thành công cho chương trình. Tuy nhiên nhiều sự kiện tất niên phần lỗi về âm thanh, ánh sáng sân khấu là sai sót lộ liễu và ảnh hưởng đến doanh nghiệp rất lớn. Dù bắt nguồn từ sự cố kỹ thuật hay thiếu sót trong khâu chuẩn bị thì đây cũng là lỗi không ai muốn gặp phải.

2.7. Thực đơn trong bữa tiệc chưa phù hợp

Lựa chọn thực đơn để phù hợp với nhu cầu của phần lớn quan khách tham dự là điều không dễ dàng. Tuy nhiên, thực đơn phù hợp với phần đông quan khách nên được doanh nghiệp chú ý thực hiện chứ không nên lựa chọn theo sở thích. Bạn cũng nên lưu ý đến các món ăn có thể gây khó chịu hoặc dị ứng với mọi người khiến khách tham dự không hài lòng về chương trình tất niên.

2.8. Không chuẩn bị các phương án dự phòng

Dự đoán rủi ro cũng là việc quan trọng mà hầu hết sự kiện nào cũng phải chuẩn bị. Việc lập kế hoạch dự phòng giúp lường trước được những sự cố bất ngờ sẽ xảy ra và có kế hoạch xử lý kịp thời.

Rủi ro có thể xuất phát từ những điều nhỏ nhặt trong khâu chuẩn bị như quà tặng cho những khách mời hay rủi ro trong khâu chuẩn bị đồ ăn cho thực khách. Những công việc này cần phải có sự chuẩn bị kỹ và phải có sự phân công cụ thể cho những bên có trách nhiệm hay những bên liên quan để tránh những sai lầm không đáng có.

III. Làm thế nào để khắc phục các sai sót?

Những sai sót khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện là điều khó tránh khỏi nhưng bạn có thể khắc phục hoặc hạn chế rủi ro bằng cách chuẩn bị kế hoạch kỹ càng từ trước hoặc liên hệ với các công ty tổ chức tất niên để được hỗ trợ vận hành sự kiện. Những lỗi thường gặp khi tổ chức tất niên sẽ giảm uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt mọi người. Dự đoán được lỗi sai, phòng tránh và khắc phục chúng, bạn sẽ có được một tiệc cuối năm trọn vẹn ý nghĩa.

Dự án: Tất niên Tây Hồ Group

Thực tế cũng cho thấy, việc lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ có ưu điểm hơn nhiều so với tự doanh nghiệp xoay sở. Công ty sự kiện tất niên chuyên nghiệp Thiên An Media sẽ đảm bảo mọi công tác tổ chức được diễn ra chỉnh chu và hoàn hảo từ A tới Z với mức chi phí được tối ưu nhất có thể, hạn chế, kiểm soát các rủi ro.

3.1. Định hình mục đích và ý tưởng cho sự kiện

Ý tưởng, chủ đề của bữa tiệc phải gắn liền với bản sắc văn hoá của doanh nghiệp đồng thời truyền tải được thông điệp mà doanh nghiệp muốn hướng tới. 

Bạn có thể tham khảo, lựa chọn các hình thức tổ chức tiệc như: Tiệc buffet ngoài trời, tiệc bên hồ bơi, tiệc dạ hội, hoặc tiệc trên Rooftop nhẹ nhàng…

3.2. Nên đầu tư thời gian, địa điểm và đặt ra timeline cụ thể

Trung tâm tổ chức sự kiện hơp lý như trung tâm hôi nghị, khách sạn, nhà hàng, bãi biển… tuỳ vào quy mô và ý tưởng của bữa tiệc cuối năm. Bạn cần lưu ý chọn địa điểm có không gian thuận tiện với những hoạt động của chương trình.

Lên lịch timeline cụ thể là việc làm cần thiết và nhất định cần sự chỉnh chu.  Bao gồm các thành phần chính như dự trù kinh phí, các phương án dự phòng rủi ro, các tình huống bất cập…

3.3. Background, Concept và Mood của sự kiện

- Màu sắc của sự kiện: Dựa vào chủ đề tiệc tất niên để chọn màu sắc tương đồng. Thông thường các doanh nghiệp sẽ chọn màu theo tone màu của thương hiệu hoặc các màu nổi bật như: đỏ, vàng, trắng…

- Dresscode: Ý tưởng trang phục đồng điệu này đang là một xu hướng được ưa chuộng trong nhiều sự kiện khác nhau. Như vậy sẽ tạo nên sự đẹp mắt, sang trọng và đầy ấn tượng cho bữa tiệc.

- Concept sân khấu: Bạn có thể trang trí sân khấu theo concept con tàu hướng ra đại dương như hành trình hoạt động của doanh nghiệp…

- Âm thanh, ánh sáng: Nên chọn ánh sáng trắng hoặc vàng để tạo sự sang trọng và ấm cúng cho bữa tiệc. Trên nền nhạc du dương cho những bữa tiệc nhẹ nhàng hoặc nhạc sôi động cho những bữa tiệc trẻ trung sôi nổi

3.4. Những hoạt động nên có trong sự kiện tất niên

Year End Party không chỉ đơn thuần là bữa tiệc ăn uống, mà sự kiện này còn là không gian hợp lý để tổ chức các mini game, bốc thăm trúng thưởng nhằm tăng không khí cho bữa tiệc thêm sôi động và hào hứng hơn.

Kết hợp Team Building có thể tổ chức thêm các cuộc thi như dạ hội hóa trang, khiêu vũ, cuộc thi văn nghệ giúp khuấy động không khí hơn.

Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện tất niên

Kết thúc bài viết, hy vọng những lưu ý trên sẽ giúp cho các công ty và doanh nghiệp tổ chức tiệc thành công hơn, tạo nên những dấu ấn đáng nhớ trong lòng khách hàng và nhân viên. Đồng thời, chúng ta cũng nhận thấy rằng việc tìm kiếm một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín là rất quan trọng để đảm bảo sự thành công của sự kiện.