Dự Trù Chi Phí Tổ Chức Tiệc Tất Niên Cuối Năm

Các bước dự trù kinh phí tiệc tất niên cuối năm

Dự trù kinh phí tiệc tất niên là một công việc khá áp lực và đòi hỏi nhiều công sức, tuy nhiên một số bước cơ bản mà bạn có thể tuân thủ như sau:  

Dự trù kinh phí tiệc tất niên cuối năm

Bước 1: Hãy xác định mức kinh phí mà công có thể dành cho tiệc cuối năm là bao nhiêu. Điều này giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về số tiền mà mình có thể sử dụng cũng như để từ đó đưa ra các quyết định thông minh.

Bước 2: Ưu tiên các chi phí cơ bản và quan trọng nhất đối với buổi tiệc, ví dụ như: chi phí thuê địa điểm tổ chức tiệc tất niên, thực đơn, phong cách trang trí,...Tập trung vào những chi phí trọng tâm giúp bạn có thể sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả và tránh lãng phí.

Bước 3: Thương thảo và so sánh giá từ nhiều nhà cung cấp để có được gói giá tốt nhất và dịch vụ phù hợp với ngân sách của bạn. 

Bước 4: Tận dụng các nguồn lực “cây nhà lá vườn” trong công ty. Có thể sẽ có những nhân viên biết trang trí sự kiện, có khả năng ca hát, dẫn chương trình,...Sử dụng tài nguyên nội bộ sẽ giúp giảm chi phí tất niên cuối năm và tăng tính cá nhân hóa cho sự kiện của bạn.

Bước 5: Theo dõi các khoản chi tiêu và so sánh chúng với ngân sách đã đề ra ban đầu. Nếu cần, điều chỉnh và ưu tiên lại các khoản chi tiêu để đảm bảo rằng bạn không vượt quá ngân sách.

Ngoài ra, một điểm lưu ý quan trọng bạn cần nhớ là: mục tiêu cuối cùng là tạo ra một buổi tiệc vui vẻ và đáng nhớ, gắn kết tất cả các thành viên lại với nhau. Dù chi phí tiệc tất niên cuối năm có thấp đi chăng nữa, ý nghĩa của sự kiện không chỉ nằm ở số tiền mà bạn chi trả, mà còn ở sự kết nối và niềm vui chung của toàn thể nhân viên.

Các hạng mục chi phí tất niên cuối năm cần biết

Thuê trung tâm tổ chức sự kiện 

Địa điểm tổ chức sự kiện là một trong những khoản chi phí quan trọng và tốn kém nhất trong việc tổ chức tiệc cuối năm. Để lựa chọn một địa điểm phù hợp và tiết kiệm chi phí, công ty cần xem xét các yếu tố sau:

Số lượng khách tham dự: Bạn cần chốt số lượng khách dự kiến tham dự để chọn không gian sự kiện phù hợp. Nếu chọn một mặt bằng quá rộng so với số lượng khách, sẽ làm tăng không gian trống và tăng chi phí thuê mặt bằng không cần thiết.

Tính chất của sự kiện: Nếu tiệc tất niên mong muốn mang đậm tính sang trọng, thì việc chọn một địa điểm cao cấp, như khách sạn sang trọng hay trung tâm hội nghị, có thể tốn kém hơn so với một địa điểm bình dân. Tuy nhiên, nếu muốn tiết kiệm chi phí tất niên cuối năm, công ty có thể lựa chọn các địa điểm như nhà hàng hoặc các làng du lịch để có giá thuê hợp lý hơn.

Địa điểm tổ chức tiệc công ty cuối năm

Thời gian tổ chức sự kiện: Cuối năm là thời gian cao điểm cho các sự kiện, đặc biệt là tiệc tất niên. Do đó, để tránh chi phí tiệc cuối năm cao, công ty cần tìm kiếm địa điểm và đặt cọc từ trước 2 đến 3 tháng, không để đến cuối năm mới bắt đầu tìm kiếm.

Dịch vụ sự kiện bên ngoài: Một lựa chọn phổ biến để giảm chi phí địa điểm là thuê công ty tổ chức sự kiện bên ngoài. Các công ty này họ có sẵn các gói dịch vụ đã bao gồm cả thuê mặt bằng và các yếu tố khác như trang trí, âm thanh, ánh sáng, ẩm thực,….Thuê một dịch vụ đa năng như vậy, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và công sức trong việc tổ chức và quản lý sự kiện.

Chi phí lắp đặt, thi công sân khấu

Dưới đây là một số yếu tố cần xem xét khi tính toán chi phí này:

Sự kiện trong nhà hay ngoài trời: Sự kiện tổ chức trong nhà thường đòi hỏi ít công sức và chi phí hơn so với sự kiện ngoài trời. Vì công suất hoạt động của các thiết bị âm thanh, ánh sáng ngoài trời cao hơn nên kéo theo mức giá đắt hơn. 

• Ánh sáng bao gồm: Đèn led, đèn mờ, đèn chớp và các hiệu ứng ánh sáng khác
• Hiệu ứng âm thanh: Thiết bị âm thanh, loa, mixer, micro,...
• Thiết bị kỹ thuật khác: Máy chiếu, màn hình LED, màn hình hiển thị,...

Nhân công: Bao gồm chi phí thuê công nhân thi công, kỹ thuật viên ánh sáng và âm thanh, cũng như các nhân sự sự kiện hỗ trợ khác. Cần xem xét thời gian và công suất làm việc để tính toán chi phí lao động.

Chi phí trang trí cho tiệc tất niên 

Việc đầu tư vào trang trí và thiết kế sẽ tạo thêm không khí vui tươi và náo nhiệt cho tiệc tất niên. Các chi tiết như: backdrop, banner, màn hình LED,...đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên một không gian ấn tượng và thu hút khách hàng.

Checklist các vật phẩm in ấn, trang trí cần thiết như:

• Backdrop
• Hashtag cầm tay
• Thiệp mời
• Bảng chỉ dẫn
• Menu
• Card trò chơi (nếu có minigame)
• Hộp bốc thăm
• Băng rôn tất niên

Ngoài ra, một điểm bạn cần lưu ý chính là chọn theme/concept cho tiệc tất niên và lên kế hoạch cho các hoạt động chính trong chương trình. Việc này sẽ giúp bạn dễ dàng lựa chọn các thiết kế trang trí phù hợp và tạo sự nhất quán cho sự kiện. Đồng thời, nó cũng giúp tiết kiệm chi phí tất niên cuối năm bằng cách tránh các phát sinh không cần thiết.

Chi phí thuê nhân sự cho tiệc cuối năm 

Chi phí thuê nhân sự, MC và vũ đoàn biểu diễn có thể thay đổi tùy thuộc vào quy mô và yêu cầu của sự kiện. Một số yếu tố cần xem xét khi tính toán chi phí này bao gồm:

MC: MC đóng vai trò quan trọng trong việc dẫn dắt chương trình, tạo không khí sôi động và tương tác với khách mời. Giá thuê MC có thể khác nhau tùy thuộc vào danh tiếng, kinh nghiệm và mức độ nổi tiếng của họ.

Nhân sự hậu cần: Đội ngũ nhân sự hậu cần bao gồm nhân viên phục vụ bàn, nhân viên pha chế, nhân viên dọn dẹp và các vị trí khác. 

Ca sĩ và vũ đoàn, người nổi tiếng: Nếu bạn muốn thêm các tiết mục biểu diễn nghệ thuật như ca hát, nhảy múa, hay chia sẻ của người nổi tiếng, bạn sẽ cần tính toán chi phí thuê cho những vị trí này. Giá thuê sẽ phụ thuộc vào số lượng và loại hình biểu diễn mà bạn mong muốn có.

Thuê người nổi tiếng biểu diễn

Ngoài ra, một lời khuyên nho nhỏ của Thiên An Media là: Để tối ưu hóa chi phí, bạn không nên thuê riêng lẻ từng vị trí này mà tìm các đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ sẵn có. Điều này giúp kiểm soát chi phí tổ chức tiệc tất niên một cách hiệu quả và tránh bị đội giá quá mức.

Đặt thực đơn cho tiệc tất niên cuối năm 

Món ăn ngon và thức uống là một phần quan trọng để tạo nên buổi tiệc cuối năm trọn vẹn. Bạn nên thương lượng và đàm phán với nhà hàng hoặc đơn vị cung cấp ẩm thực để đạt được mức giá trọn gói tốt nhất. Mức chi phí tổ chức tiệc tất niên có thể thay đổi tùy thuộc vào quy mô và phong cách phục vụ. Tiệc buffet, tiệc bánh ngọt hay các hình thức tiệc khác sẽ có mức giá khác nhau.

Tuy nhiên, trong quá trình đàm phán với nhà hàng hoặc đơn vị cung cấp ẩm thực, bạn cần chú ý đảm bảo chất lượng thực phẩm và dịch vụ thông qua các bài review (đánh giá) trên các hội nhóm hoặc ở google map để đảm bảo rằng bạn sẽ được hài lòng và có một buổi tiệc cuối năm thành công.

Quà tặng tri ân và bằng khen 

Việc trao quà tặng tất niên và bằng khen trong tiệc cuối năm không chỉ mang ý nghĩa mừng tuổi mới mà còn là cách để doanh nghiệp gửi đi những lời cảm ơn và đánh giá cao đến những cá nhân xuất sắc đã đóng góp cho sự phát triển của công ty.

Dù chi phí cho mục này thường không quá cao, nhưng nó vẫn cần được xem xét trong việc lập kế hoạch chi phí tiệc tất niên cuối năm. Quan trọng là doanh nghiệp cần xem xét số lượng người nhận quà và bằng khen, tính chất của sự kiện và giá trị mà họ muốn truyền đạt. 

Lập chi phí dự phòng cho tiệc cuối năm

Việc có một khoản tiền dự phòng trong mục phát sinh giúp bạn đối phó với các tình huống khó khăn và tránh ảnh hưởng đến ngân sách đã được thống nhất trước đó.

Một số ví dụ về các khoản chi phí dự phòng và phát sinh có thể gồm:

Thiết bị và kỹ thuật: Có thể xuất hiện các sự cố kỹ thuật hoặc thiết bị hỏng hóc trong quá trình sự kiện, do đó cần có khoản chi phí dự phòng để sửa chữa hoặc thay thế.

Sự cố về thời tiết: Trong trường hợp thời tiết xấu như mưa lớn, bão, cần có nguồn kinh phí dự phòng để cải thiện và điều chỉnh không gian tổ chức sự kiện hoặc các hoạt động ngoài trời.

Thường thì chi phí phát sinh nên chiếm khoảng 5-10% tổng chi phí tất niên cuối năm đã được thống nhất. Điều này đảm bảo rằng bạn có đủ nguồn lực tài chính để xử lý các tình huống bất ngờ và đảm bảo thành công của sự kiện.

Tối ưu hoá chi phí tổ chức tiệc tất niên cùng Thiên An Media 

Tổ chức tiệc tất niên cuối năm là một nhiệm vụ đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và lập kế hoạch tỉ mỉ. Tuy nhiên, điều này cũng đồng nghĩa với việc phải đối mặt với một số chi phí phải chi trả. Nếu thiếu kinh nghiệm, bạn có thể làm rối tung mọi thứ và vượt quá ngân sách dự định. Do đó, để giảm thiểu áp lực và gánh nặng cho bạn cũng như nhiên viên công ty, bạn có thể liên hệ công ty tổ chức sự kiện trọn gói - Thiên An Media để có thể hỗ trợ bạn nhé. 

Chúng tôi cung cấp nhiều gói dịch vụ hữu ích cho tiệc tất niên của công ty bạn, bao gồm: 

•  Hỗ trợ thiết kế và trang trí không gian với ý tưởng sáng tạo, mới mẻ nhất. 
• Cung cấp âm thanh, ánh sáng và thiết bị giải trí chuyên nghiệp để tạo ra không khí vui vẻ và thú vị cho sự kiện. 
• Lên kịch bản MC, kịch bản sự kiện, ấn phẩm truyền thông,...
• Cung cấp nhân sự, nhóm múa, ca sĩ, địa điểm,...
• Chuẩn bị, trang trí và quản lý sự kiện, giúp bạn tập trung vào công việc kinh doanh quan trọng của mình cũng như tiết kiệm được thời gian và công sức khi tổ chức tiệc tất niên.

Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện tất niên

Hợp tác với Thiên An Media, bạn không chỉ mang lại những niềm vui và kỷ niệm đáng nhớ cho nhân viên mà còn giúp tiết kiệm được chi phí tối đa. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn và báo giá miễn phí.