Lên kế hoạch khai trương cửa hàng công ty doanh nghiệp

Tổ chức lễ khai trương

1.1. Tại sao phải tổ chức lễ khai trương?

Tổ chức khai trương là một hoạt động quan trọng trong marketing và PR của các cửa hàng, công ty, doanh nghiệp mới mở. Nhằm mục đích giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ của thương hiệu cũng như tạo dựng mối quan hệ gắn bó với khách hàng, đối tác, công chúng.

Cắt băng khai trương 

1.2. Các lợi ích của việc khai trương

Đánh dấu khởi đầu mới: Được xem như một bước ngoặt mới trong sự nghiệp kinh doanh của gia chủ. Nếu lễ khai trương thuận lợi sẽ ngụ ý cho công việc làm ăn sau này cũng suôn sẻ, hanh thông.

Quảng bá thương hiệu: Đây là cơ hội để quảng bá sản phẩm/dịch vụ, thương hiệu đến khách hàng và công chúng. Bằng cách sử dụng các phương tiện như băng rôn, cờ phướn để gây sự chú ý, từ đó tăng cường sự nhận diện đến khách hàng. 

Tăng doanh số bán hàng: Giúp doanh nghiệp tăng doanh số bán hàng trong chính buổi lễ đó và cả thời gian dài sau này. Doanh nghiệp có thể trưng bày sản phẩm một cách bắt mắt cũng như tạo các chương trình dùng thử, tặng tester, hoặc giảm giá đặc biệt cho khách hàng đến tham dự lễ khai trương. 

Lên kế hoạch tổ chức lễ khai trương

Để tổ chức sự kiện khai trương thành công, cần chuẩn bị kỹ càng các hạng mục và có sẵn các kế hoạch dự phòng để đối phó với mọi tình huống, từ các nguy cơ tiềm ẩn cho đến các rủi ro không mong muốn, để đảm bảo chất lượng chương trình tốt nhất có thể. Sau đây là các bước lên kế hoạch khai trương cho cửa hàng công ty doanh nghiệp của bạn.

2.1. Chọn ngày giờ khai trương theo phong thủy

Là một đất nước mang đậm nét văn hoá Á Đông, nên từ xưa đến nay trong các dịp quan trọng như lễ khai trương, gia chủ hoặc doanh nghiệp sẽ lựa chọn ngày theo phong thủy, tuân thủ các yếu tố tâm linh vì theo quan niệm của ông cha ta: “đầu xuôi thì đuôi mới lọt”.

Theo phong thủy, việc chọn ngày giờ khai trương phải dựa trên tuổi tác của gia chủ, cung mệnh, vị trí của cửa hàng và nhiều yếu tố khác. Tuy nhiên, có một điểm cần lưu ý là: Tránh các tháng âm lịch không tốt như: Tháng 7 và các ngày mùng 5,14,23. Nếu có thể, nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia phong thủy hoặc người có kinh nghiệm để chọn ngày giờ khai trương tốt nhất.

Tóm lại, việc chọn ngày giờ khai trương theo phong thủy là rất quan trọng để đảm bảo sự thành công và thuận lợi cho cửa hàng. Tuy nhiên, ngoài việc lựa chọn ngày giờ tốt cũng nên chọn khoảng thời gian thuận lợi cho người tham dự, ví dụ ngày cuối tuần, điều này sẽ càng tốt hơn.

2.2. Lên ý tưởng và chủ đề cho bản kế hoạch khai trương

Lên kế hoạch tổ chức lễ khai trương doanh nghiệp

Đây là bước quan trọng trong lập kế hoạch khai trương, vì những ý tưởng, key hook mới mẻ, sáng tạo sẽ là điểm nhấn giúp cho người tham dự ấn tượng cũng như nhớ về sự kiện của doanh nghiệp lâu hơn. Ngoài ra việc xây dựng ý tưởng, chủ đề cho kế hoạch tổ chức sự kiện cũng cần dựa trên những mong muốn của doanh nghiệp và đối tượng khách hàng mà doanh nghiệp hướng đến. 

2.3. Lựa chọn không gian, trang trí sự kiện

Thông thường, sự kiện khai trương cửa hàng, doanh nghiệp sẽ có 2 phần là phần lễ và phần hội (gala dinner). Phần lễ sẽ được tổ chức ngay tại địa điểm kinh doanh của khách hàng còn phần hội sẽ được tổ chức sau ở nhà hàng, khách sạn tuỳ thuộc vào nhu cầu cũng như ngân sách của khách hàng. 

Khi lựa chọn không gian tổ chức sự kiện khai trương cần chọn nơi đủ rộng (đủ chỗ ngồi cho khách mời) và đủ ánh sáng. Các biểu tượng như logo, slogan, bảng hiệu của doanh nghiệp phải được đặt ở nơi dễ thấy, quan khách đi lại đông đảo. Ngoài ra một sự kiện quan trọng và có nhiều quan khách tham dự nên được trang trí theo phong cách trang nhã và lịch sự để phù hợp với đại đa số đối tượng quan khách. 

Cổng hơi trong lễ khai trương

Khu vực cổng chào: Sử dụng cổng hơi ( cổng chào bóng bay hoặc cổng chào formex), trụ barrier dây nhung, thảm đỏ, hoa mừng hai bên lối vào để thể hiện tinh thần hiếu khách cũng như giúp cho việc đón tiếp khách mời trở nên trang trọng hơn. 

Ngoài khu vực lễ: Treo banner dọc, Băng rôn chào mừng, cờ phướn, standee giới thiệu công ty để khách hàng có thể nắm bắt thông tin về sự kiện.

Khu vực lễ khai trương: Dàn dựng sân khấu, backdrop sự kiện khai trương, thiết bị trình chiếu thông tin chương trình như màn hình led, máy chiếu, bàn tiếp tân, pháo điện. Ngoài ra bàn ghế khách mời phải được trang trí bằng khăn trắng quấn nơ xanh/đỏ.

Khu vực khai trương: Cắt băng khai trương khánh thành

Khu vực ăn tiệc (nếu có): Để tăng thêm tính độc đáo cho bữa tiệc, cũng như giữ chân khách mời, thông thường lễ khai trương sẽ được chuẩn bị tiệc teabreak gồm: trà, bánh ngọt, cà phê, hoa quả,.. số lượng đồ ăn nước uống sẽ được điều chỉnh theo quy mô cũng như số lượng người tham gia.

Khu vực trưng bày: Thông thường doanh nghiệp sẽ lắp đặt các sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp ở khu vực trưng bày để tạo điều kiện cho khách mời tiếp cận sản phẩm.

2.4. Lên danh sách khách mời cho sự kiện khai trương

Trong ngày khai trương, doanh nghiệp rất cần sự tham gia đông đảo của các khách hàng, đối tác,... Cùng với đó nếu có sự xuất hiện của người nổi tiếng cũng sẽ tạo được ấn tượng và mang lại hiệu quả quảng bá hình ảnh cho cửa hàng, công ty, doanh nghiệp. Thế nên danh sách đối tượng khách mời cần được doanh nghiệp nắm rõ và lên chi tiết cụ thể về số lượng để chuẩn bị về không gian sự kiện: số lượng ghế, thức ăn. Từ đó thiết kế và gửi thiệp mời thông báo tham dự lễ khai trương trước 1 tuần để khách mời có thể sắp xếp thời gian và đến tham dự đông đủ.

Đề xuất một số đối tượng doanh nghiệp mời tham dự

Các đối tác kinh doanh: Mời các đối tác, nhà cung cấp đã từng hợp tác với công ty của bạn để tăng cường mối quan hệ.

Khách hàng VIP/ trung thành: Là những đối tượng đã sử dụng sản phẩm/ dịch vụ của công ty cũng như có những đóng góp to lớn đến doanh thu của công ty bạn.

Các chuyên gia trong ngành: Nếu tổ chức lễ khai trương về các ngành hàng thẩm mỹ, mỹ phẩm, công ty nên mời các chuyên gia trong ngành để họ có thể chia sẻ ý kiến ​​và kinh nghiệm về sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty bạn, từ đó gia tăng sự tín nhiệm với khách mời tham dự.

Các nhà báo và blogger: Mời các nhà báo và blogger để họ có thể viết bài hoặc đăng thông tin về sự kiện của bạn để tăng cường sự chú ý của khách hàng tiềm năng.

Ngoài ra: Không thể thiếu các nhân viên trong công ty, bạn bè, người thân và những người (chính quyền) có tầm ảnh hưởng trong địa phương.

2.5. Xây dựng kịch bản khai trương cụ thể

Trong một sự kiện quan trọng với sự góp mặt của đông đảo người tham dự thì để tránh sai sót, làm mất thiện cảm với các vị quan khách, đại biểu, bạn cần lên một kịch bản khai trương rành mạch, đầy đủ với các phần sau đây:

Múa Lân Sư Rồng trong lễ khai trương

• Tiếp tân đón tiếp khách và cài hoa đại biểu lên áo cho khách tham dự.
• Múa Lân Sư Rồng mở màn sự kiện khai trương
• MC giới thiệu đại biểu và khách mời tham dự
• Văn nghệ chào mừng
• Phần tuyên bố lý do, mục đích của sự kiện cũng như khai mạc buổi lễ của người đại diện doanh nghiệp 
• Các tiết mục giao lưu gián giả,  trò chơi để khuấy động không khí 
• Nghi lễ cắt băng khai trương cửa hàng, công ty
• Trải nghiệm dùng thử sản phẩm, dịch vụ, tặng quà (nếu có)
• Thưởng thức ẩm thực
• Khai mạc và tiếp tân tiễn khách ra về

2.6. Các dụng cụ và thiết bị thiết yếu của sự kiện

Các thiết bị và dụng cụ như: âm thanh, ánh sáng, backdrop, bàn ghế, khăn trải bàn, hoa, ly tách,… đều phải được chuẩn bị kỹ càng và có các sản phẩm dự phòng thay thế nếu xảy ra thiếu hụt hoặc hư hỏng trong quá trình trang trí sự kiện. 

Các vật dụng này sẽ được ban tổ chức chuẩn bị trước ngày khai trương để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, không mắc phải sai phạm nào. Vật dụng trong sự kiện khai trương nên được chuẩn bị theo phong cách trang nhã. Ngoài ra, ban tổ chức có thể lựa chọn đặt mua hoặc đặt thuê bên ngoài tuỳ thuộc vào yêu cầu của doanh nghiệp.

2.7. Phân bổ nhân sự trong kế hoạch khai trương

Không chỉ trong khai trương mà bất kỳ một sự kiện nào, thì nhân sự luôn là yếu tố quan trọng không thể thiếu. Bạn cần lựa chọn công ty sự kiện có đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, uy tín, có kinh nghiệm. Ngoài ra cần phải đảm bảo đủ số lượng nhân sự cho lễ khai trương, để giải quyết các vấn đề trong sự kiện, tránh trường hợp thiếu hụt dẫn đến ảnh hưởng chương trình.

MC: Nên lựa chọn người dẫn chương trình có kinh nghiệm trong các sự kiện tương tự. Ngoài ra người MC cần có phong cách phù hợp với buổi lễ, linh hoạt và có khả năng giao lưu, tương tác tốt với khách hàng.

Ca sĩ, nhóm nhảy: Tuỳ vào quy mô, đặc thù của doanh nghiệp cũng như đối tượng khách mời tham gia để từ đó lựa chọn ca sĩ/ nhóm nhảy phù hợp.

Promotion Girl (PG): Là nhân sự đại diện đứng đón khách cũng như là bộ mặt của chương trình, do đó nên lựa chọn những PG có ngoại ưa nhìn, cười tươi và linh hoạt.

Nhóm biểu diễn Lân Sư Rồng: Cần biểu diễn nhiệt tình để thu hút được sự chú ý của khách hàng.

Ekip quay phim, chụp ảnh: Có kinh nghiệm và kỹ thuật tốt để bắt lấy những khoảnh khắc đẹp trong sự kiện. Vì những source hình ảnh, video đó sẽ được tận dụng để quảng bá, truyền thông.

Đội ngũ tổ chức sự kiện: Cần chuyên nghiệp, có kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực tổ chức lễ khai trương để đảm bảo cho sự kiện diễn ra suôn sẻ.

2.8. Kế hoạch marketing và quảng bá thông qua sự kiện khai trương

Thực tế, việc lên kế hoạch marketing và quảng bá cần được quyết định từ ngay khi có ý định khai trương cửa hàng, công ty, doanh nghiệp. Lễ khai trương chính là phương tiện để doanh nghiệp có thể tiếp cận khách hàng tiềm năng một cách hiệu quả.

Một số hình thức quảng bá doanh nghiệp, chi nhánh sắp khai trương như

Marketing online

Với thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay, việc quảng bá thông qua các nền tảng mạng xã hội như facebook, youtube, instagram,..trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Để gây sự chú ý cũng như tiếp cận được tệp khách hàng rộng rãi hơn, bạn có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ quảng cáo trực tuyến như Google AdWords, Facebook Ads, Instagram Ads,... để quản lý và tối ưu hóa chiến dịch quảng cáo của mình. Ngoài ra cần lưu ý là hình ảnh và nội dung chạy quảng cáo cần phải được đầu tư kỹ lưỡng để có thể tạo hiệu quả cao.

Marketing truyền thống

Băng rôn khai trương ấn tượng

Bạn có thể sử dụng banner, băng rôn, tờ rơi để truyền đạt thông tin về lễ khai trương của doanh nghiệp đến với khách hàng.

Khuyến mãi 

Đây được đánh là một công cụ chưa bao giờ lỗi thời, bởi khách hàng thường bị thu hút bởi các chương trình tặng quà, giảm giá, ưu đãi lớn, vì lúc đó họ cảm thấy mình vừa mua được một món hời. Dựa trên tâm lý này, doanh nghiệp có thể đưa ra các chương trình đại hạ giá, dùng thử sản phẩm/dịch vụ trước và trong khi tổ chức sự kiện khai trương.

2.9. Dự trù kinh phí của sự kiện khai trương

Dự trù chi phí và ngân sách là bước cần phải có khi lên kế hoạch tổ chức lễ khai trương cửa hàng công ty doanh nghiệp. Các chi phí có thể kể đến như: chi phí thuê địa điểm cho tiệc gala, đồ ăn thức uống, thuê nhân sự chạy sự kiện, chi phí in ấn, quà cáp và các dịch vụ phụ trợ khác. Trong việc tính toán chi phí, cần có một khoản ngân sách dự phòng nhằm dự trù cho các chi phí phát sinh, khẩn cấp.

2.10. Đề ra phương án dự phòng rủi ro cho ngày khai trương

Cho dù lễ khai trương đã được chuẩn bị một cách chi tiết nhất thì cũng vẫn có thể xảy ra những trường hợp bất ngờ khó xử lý. Do vậy, để tránh các trường hợp phát sinh không theo mong muốn thì bạn cần chủ động lên kế hoạch dự phòng để giải quyết tốt nhất và kịp thời nhất các vấn đề ngoài dự tính.

Thiên An Media - Dịch vụ tổ chức lễ khai trương trọn gói

Một số ví dụ về kế hoạch dự phòng trong lập kế hoạch khai trương:

Rủi ro về nhân sự: Nhân sự của công ty bạn không chú ý về thời gian, giờ giấc, tới muộn, không có nghiệp vụ cũng như chuyên môn tổ chức sự kiện. Do vậy để giải quyết vấn đề này, bạn cần thuê dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương uy tín để đảm bảo sự thành công cho sự kiện.

Rủi ro về điều kiện thời tiết: Đây là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới sự kiện khai trương, dù là buổi lễ diễn ra trong nhà hay ngoài trời. Do vậy hãy thường xuyên theo dõi dự báo thời trước khi sự kiện diễn ra 3 ngày để có những phương án điều chỉnh thích hợp.

Rủi ro về trang thiết bị: Chỉ cần trang thiết bị như máy chiếu, micro, âm thanh gặp sự cố trong 1 phút là đã có có thể khiến chương trình bị ảnh hưởng. Do vậy nên có các thiết bị dự phòng cho trường hợp hư hỏng, gãy, mất thiết bị để hỗ trợ kịp thời.

Xem thêm: Gợi Ý Một Số Tiết Mục Làm Cho Sự Kiện Khai Trương Thú Vị Hơn

Tư vấn báo giá dịch vụ

Hãy liên hệ ngay qua Hotline/Zalo: 0911 407 447 để được tư vấn báo giá miễn phí nhanh nhất. Thiên An Media cam kết mang đến dịch vụ khai trương trọn gói với chi phí được tối ưu tốt nhất, phù hợp với mọi mức ngân sách, quy mô loại hình sự kiện.