Tổ Chức Lễ Khánh Thành Và Những Điều Cần Biết
I. Tổng quan về lễ khánh thành
1.1. Lễ khánh thành là gì?
Nghi thức cắt băng khánh thành
Khánh thành là một sự kiện quan trọng thường được tổ chức trong lĩnh vực xây dựng. "Khánh" có nghĩa là tiếng chuông, thể hiện sự vui mừng; "thành" đại diện cho sự hoàn thành, đạt được mục tiêu. Lễ khánh thành được tổ chức để thông báo về sự hoàn thành của một dự án hay công trình, đánh dấu mốc son của doanh nghiệp trong quá trình phát triển. Điều này cũng đồng nghĩa với việc kết thúc giai đoạn thi công và chuyển sang giai đoạn sử dụng. Ngoài ra, sự kiện này còn mang đến hy vọng cho doanh nghiệp về một khởi đầu thuận lợi và một tương lai phát triển tốt đẹp hơn.
1.2. Ý nghĩa của lễ khánh thành
Ý nghĩa về mặt tinh thần: Buổi lễ là thời khắc để tôn vinh những nỗ lực, công sức và đóng góp của tất cả mọi người liên quan đến công trình. Nó góp phần tạo nên niềm vui và sự hân hoan cho toàn thể doanh nghiệp, đồng thời tạo động lực để tiếp tục phát triển và hoàn thiện các dự án trong tương lai.
Ý nghĩa về mặt truyền thông: Lễ khánh thành là cơ hội để quảng bá công trình, giới thiệu hình ảnh và thương hiệu của doanh nghiệp đến khách hàng, đối tác, đối thủ và công chúng mục tiêu. Nó giúp tăng cường sự nhận thức của công chúng về các hoạt động của doanh nghiệp.
1.3. So sánh giữa lễ khánh thành và lễ khai trương
Có nhiều người nhầm lẫn giữa hai khái niệm “khánh thành” và “khai trương”. Trong tiếng Anh lễ khánh thành được gọi là Inauguration Ceremony trong khi Grand Opening là thuật ngữ dùng để chỉ lễ khai trương. Tên gọi khác nhau cũng phản ánh sự khác biệt giữa hai nghi thức này. Cụ thể hơn:
|
Lễ khánh thành |
Lễ khai trương |
|
Giống nhau |
|
|
Đều là các sự kiện chính thức để thông báo về sự ra đời của một công trình, dự án, hoặc doanh nghiệp mới. Có sự tham gia của các đại diện cấp cao của công ty hoặc tổ chức để chứng giám cho sự ra đời của công trình, dự án hoặc doanh nghiệp. Có nghi lễ cắt băng để đánh dấu sự kiện. |
|
|
Khác nhau |
|
|
Dành cho các dự án công cộng hoặc công trình quan trọng,… |
Dành cho các doanh nghiệp. |
|
Mục đích: Công bố hoàn thành một công trình, dự án hoặc doanh nghiệp mới. |
Mục đích: Giới thiệu và quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ mới của doanh nghiệp. |
|
Thường diễn ra sau khi dự án, công trình hoàn tất xây dựng hoặc chuẩn bị để đi vào hoạt động. |
Diễn ra trước khi sản phẩm/ dịch vụ mới của công ty được cung cấp cho khách hàng. |
Tuy nhiên, đối với các công trình kinh doanh sản xuất như: resort, cao ốc, khách sạn, nhà hàng, lễ khánh thành cũng có thể được coi là một hình thức khai trương.
1.4. Những công việc cần chuẩn bị cho buổi lễ
Mẫu kế hoạch tổ chức lễ khánh thành bao gồm các nội dung như sau:
- Lên danh sách khách mời dự lễ.
- Nghiên cứu và chọn địa điểm phù hợp.
- Trang trí và lắp đặt các hạng mục:
- Khu vực cổng, lối vào sự kiện: Lắp đặt cổng chào bằng hơi, trải thảm đỏ dọc lối đi, trang trí lẵng hoa chúc mừng, treo banner, standee, đặt bàn check-in.
- Khu vực xung quanh: Treo banner, cờ phướn… để khách mời từ xa đến hoặc các đơn vị xung quanh biết rằng đây là nơi tổ chức sự kiện khánh thành.
- Khu vực sân khấu: Lắp đặt sân khấu, thiết bị âm thanh ánh sáng phù hợp, trang trí hai bên sân khấu., hệ thống báo động, …
- Khu vực dưới sân khấu: Sắp xếp bàn ghế cho khách mời tham dự, chuẩn bị đồ uống, tiệc teabreak.
- Lựa chọn chủ đề và ý tưởng thực hiện buổi lễ.
- Vẽ sơ đồ tổng thể khu vực tổ chức lễ, thiết kế băng-rôn, sân khấu, thư mời,...
- Xây dựng kịch bản tổ chức chương trình lễ khánh thành. Cân nhắc các hoạt động giúp buổi lễ trở nên sôi động và đầy màu sắc như: ca hát, nhảy múa...
- Thống nhất nhân sự cần thiết bao gồm: người dẫn chương trình, đội ngũ kỹ thuật, nhân viên phục vụ, an ninh, giám sát sự kiện,...
- Xin giấy phép treo băng-rôn quảng cáo tại sở văn hóa và du lịch.
- Phát thư mời.
- Quảng cáo buổi lễ trên các phương tiện thông tin đại chúng: Mạng xã hội, báo chí,...
II. Kịch bản lễ khánh thành
|
Nội dung |
Chi tiết |
Lưu ý |
|
Đón khách |
Điều phối nhân viên thành 2 hướng: đón khách và check-in. Có nhân viên dành riêng cho khách VIP để hướng dẫn họ tìm chỗ ngồi của mình. Nhân viên cần lựa chọn đồng phục áo dài truyền thống phù hợp với màu sắc của thương hiệu. |
Nhân viên cần giữ phong thái trang trọng, thể hiện sự nhiệt tình, niềm nở đối với từng vị khách tham dự. Bên doanh nghiệp phải cung cấp danh sách khách VIP cho đơn vị tổ chức sự kiện. Bộ phận âm thanh sẽ bật nhạc chào mừng. |
|
Văn nghệ mở màn |
*Tiết mục diễn ra |
Chọn những tiết mục mang tính sôi động, tràn đầy năng lượng và thu hút sự tập trung của người tham dự. |
|
Chuẩn bị khai mạc sự kiện |
MC cần điều phối khách mời để họ ổn định chỗ ngồi, sau đó giới thiệu tổng quan về chương trình. |
Chuẩn bị pháo hoa giấy 2 bên sân khấu. Mâm cúng, kéo, băng khánh thành phải được chuẩn bị sẵn sàng. |
|
Buổi lễ diễn ra |
MC mời đại diện chủ đầu tư/ doanh nghiệp lên sân khấu để phát biểu cảm nghĩ và các nội dung liên quan. Đại diện doanh nghiệp mời đại biểu dự lễ cắt băng khánh thành. |
Cần chuẩn bị sẵn nhạc greeting khi khách lên sân khấu và nhạc cho đội lân, đội trống. |
|
Nghi thức cắt băng |
Sắp xếp đại biểu cắt băng theo thứ tự. Pháo điện được nổ ngay sau khi cắt được một nửa băng khánh thành. MC gợi ý khách vỗ tay ngay sau khi việc cắt băng hoàn thành. |
Phát nhạc trong lúc cắt băng Thời gian kéo dài khoảng 10 phút. |
|
Múa Lân Sư Rồng, múa trống hội |
*Tiết mục diễn ra |
Đội múa trống thực hiện các tiết mục tương tác với khách dự tiệc. |
|
Hướng dẫn khách mời đi tham quan |
Đại diện của công ty sẽ mời các khách mời đi tham quan các khu vực của công ty, nhà máy sản xuất,... |
Trong khi đó, đội ngũ nhân sự sẽ sắp xếp bàn tiệc, bàn ghế, cùng với nhóm bếp chuẩn bị đồ ăn. Nhóm lễ tân sẽ trang trí hoa và rượu để chuẩn bị cho phần tiệc. |
|
Khai tiệc |
Các khách mời sẽ cùng đại diện doanh nghiệp và nhà đầu tư nâng ly champagne để chúc mừng cho sự kiện. |
Nhóm nhân viên phục vụ rượu sẽ đứng ở các vị trí đã được sắp đặt sẵn để phục vụ khách. |
|
Tiệc Buffet hoặc tiệc bàn tròn |
MC mời khách tham dự dùng tiệc và thưởng thức tiết mục văn nghệ. |
Sau khi tiết mục văn nghệ kết thúc, nhạc nhẹ nhàng sẽ được phát để mọi người tiếp tục thưởng thức bữa tiệc. |
|
Bế mạc sự kiện |
MC mời người đại diện lên sân khấu kết thúc buổi lễ và cảm ơn quý khách đã đến dự tiệc. |
Lễ tân sẽ sắp xếp hàng tại lối ra để trao quà cho quý khách khi ra về. |
III. Một số rủi ro và cách phòng ngừa khi tổ chức khánh thành
Trong quá trình tổ chức sự kiện, có những tình huống xấu có thể xảy ra ảnh hưởng đến chất lượng chương trình. Vì thế, việc dự trù và quản lý các rủi ro là rất quan trọng để tránh những sự cố ngoài ý muốn. Dưới đây là một số rủi ro thường gặp trong tổ chức lễ:
|
Rủi ro |
Cách phòng ngừa |
|
Thời tiết không thuận lợi, gây khó khăn cho buổi lễ ngoài trời hoặc khiến khách mời bị khó chịu, bất tiện. |
Nên theo dõi dự báo thời tiết trước 5 ngày diễn ra sự kiện, lên phương án điều chỉnh ngày giờ cho phù hợp để tránh sự cố. Nếu trời mưa, bạn nên chuẩn bị các vật dụng như ô, dù để phát cho khách mời hoặc lựa chọn nơi tổ chức trong nhà để tránh sự cố trên. |
|
Các thiết bị kỹ thuật trên sân khấu có thể gặp sự cố như: chập điện, cúp điện, cháy nổ, gây ảnh hưởng đến chất lượng chương trình. |
Kiểm tra kỹ các thiết bị trước khi sử dụng, bảo trì để đảm bảo an toàn. Nếu có sự cố xảy ra, hãy cử người chuyên trách sửa chữa kịp thời. |
|
MC đến trễ hoặc dẫn chương trình không chuyên nghiệp có thể làm ảnh hưởng đến chất lượng sự kiện. |
Nên xem xét lựa chọn MC sự kiện có kinh nghiệm, đã từng dẫn những chương trình, quy mô tương tự và khi ký kết hợp đồng cần có các điều khoản ràng buộc. |
|
Khách mời hoặc đại diện ban tổ chức, công ty, doanh nghiệp gặp vấn đề sức khỏe không thể tham dự ngay trước buổi lễ. |
Thông báo sớm cho các ban chỉ đạo và hỏi ý kiến của họ về việc có thay thế bằng người khác hay không. |
|
Tiệc tùng phục vụ cho sự kiện không đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm có thể gây ngộ độc cho khách mời. |
Nên tuyển chọn nhà cung cấp, phục vụ có uy tín, có chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm. Đồng thời, bạn cần kiểm tra thực phẩm trước khi phục vụ để đảm bảo an toàn cho khách mời. |
|
Vấn đề an ninh khi quan khách đến tham dự đông đúc. |
Cần có bộ phận bảo an và lắp đặt camera để đảm bảo an toàn. |
|
Thiếu hụt tài nguyên như: đồ ăn, đồ uống, ghế ngồi, hay nhân viên phục vụ. |
Kiểm tra kỹ lưỡng trước khi diễn ra sự kiện và nếu có vấn đề cần nhanh chóng liên hệ với các đối tác hoặc nhà cung cấp để yêu cầu cung cấp thêm tài nguyên |
|
Trước tình hình dịch bệnh, Nhà Nước hạn chế tụ tập đông người. |
Chuyển sang hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến để có thể đảm bảo an toàn cho tất cả mọi người cũng như tối ưu chi phí. Nếu không thể chuyển đổi sang hình thức trực tuyến, cần tuân thủ các quy định phòng chống dịch bệnh của Nhà Nước và đảm bảo đầy đủ các biện pháp trong quá trình tổ chức. |
IV. Một số câu hỏi thường gặp về lễ khánh thành
Ai là người cắt băng khánh thành?
Thông thường, là người có thẩm quyền hoặc người đại diện cho dự án, doanh nghiệp. Trong một số trường hợp, người có vai trò quan trọng trong việc hoàn thành công trình cũng có thể được mời để cắt băng khánh thành.
Tại sao phải cắt băng đỏ trong lễ khánh thành công ty?
Băng đỏ theo quan niệm của người Hoa là đại diện cho sự may mắn, thành công và sự thịnh vượng, vì vậy việc cắt băng đỏ trong buổi lễ cũng mang ý nghĩa tượng trưng cho sự thuận lợi và phát triển của công trình hoặc doanh nghiệp.
Tôi có cần phải mặc trang phục đặc biệt khi tham dự lễ khánh thành?
Việc mặc trang phục đặc biệt hay không sẽ phụ thuộc vào quy định của người tổ chức. Tuy nhiên, thông thường những người được mời tham dự lễ khánh thành sẽ mặc trang phục lịch sự như: áo sơ mi, quần tây,...
Tôi có nên đem quà tặng cho chủ nhân của lễ khánh thành không?
Quà tặng lễ khánh thành
Thông thường, bạn không cần phải mang quà tặng. Tuy nhiên nếu có thì đây là một hành động lịch sự và đáng khích lệ.
Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Thiên An Media tự tin khẳng định mình là đơn vị cung cấp dịch vụ sự kiện uy tín, chất lượng và luôn đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng. Hãy để Thiên An Media hỗ trợ quý khách tổ chức một sự kiện khánh thành đáng nhớ, đầy ấn tượng và chuyên nghiệp.
