Những Sai Sót Cần Tránh Để Tổ Chức Sự Kiện Thành Công

I. Những sai sót cần tránh khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện 

Sự kiện có thể được xem như là một phương tiện tuyệt vời để thu hút sự chú ý của khách hàng, công chúng đối với sản phẩm/dịch vụ hoặc với doanh nghiệp. Tuy nhiên, để tổ chức sự kiện thành công không phải là điều dễ dàng. Nếu không có kế hoạch kỹ lưỡng rất dễ xảy ra những rủi ro khi tổ chức sự kiện.

1.1. Những sai sót quan trọng thường mắc phải 

Không xác định rõ mục đích của sự kiện

Gala Dinner kỷ niệm 29 năm thành lập Tây Hồ Group

Mục đích là những gì mà bạn muốn đạt được thông qua sự kiện của mình, ví dụ như tăng doanh số bán hàng, xây dựng hình ảnh thương hiệu, giới thiệu sản phẩm mới,... Nếu bạn không có mục đích rõ ràng, bạn sẽ rất khó để xác định các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu đó và khó để đánh giá được kết quả của sự kiện sau khi kết thúc. Vì vậy, hãy đặt ra mục tiêu càng cụ thể càng tốt cho sự kiện của mình và đảm bảo rằng tất cả các hoạt động trong chương trình đều hướng tới mục tiêu đó.

Không có kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể

Kế hoạch tổ chức sự kiện là một bản tóm tắt các hoạt động cần thực hiện, thời gian, ngân sách dự kiến. Nếu bạn không có một kế hoạch cụ thể, bạn sẽ rất dễ bị lạc lối trong quá trình chuẩn bị và thực hiện sự kiện của mình. Bạn có thể bỏ sót các hoạt động quan trọng, hoặc sẽ không có đủ thời gian hoặc ngân sách để thực hiện các hoạt động mà bạn đã lên kế hoạch ban đầu.

Không xác định đối tượng khách mời

Đối tượng khách mời là những người mà bạn muốn họ tham dự vào sự kiện của mình. Những người này sẽ có ảnh hưởng đến nội dung, thiết kế và hình ảnh sự kiện của bạn. Ngoài ra, nếu bạn không xác định rõ đối tượng khách mời, bạn có thể mời sai người hoặc mời quá ít hoặc quá nhiều người, dẫn đến không đạt được kết quả mong muốn.

Vì vậy, hãy xác định rõ đối tượng khách mời cho sự kiện của mình, bao gồm độ tuổi, giới tính, nghề nghiệp và lợi ích của họ. Sau đó, tập trung vào việc tạo ra nội dung và hoạt động phù hợp với họ. Điều này sẽ giúp bạn thu hút sự quan tâm của khách mời, tăng cơ hội tham gia và tạo ra trải nghiệm tốt nhất cho họ.

Lựa chọn địa điểm không phù hợp

Lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp

Đây là một trong những yếu tố quan trọng để đảm bảo sự thoải mái và tiện nghi cho khách mời tham dự. Nếu địa điểm tổ chức sự kiện không phù hợp, sự kiện sẽ không được đánh giá tốt và có thể dẫn đến sự bất mãn của khách mời.

Xem thêm: Các địa điểm tổ chức sự kiện chất lượng tại Tp.HCM

Để tránh sai lầm này, người tổ chức sự kiện cần tìm hiểu kỹ về địa điểm tổ chức bao gồm các yếu tố như: kích thước, sức chứa, vị trí, tiện nghi và dịch vụ hỗ trợ. Nếu có thể, bạn nên đến tiền trạm địa điểm trước khi quyết định thuê.

Lựa chọn thời gian không phù hợp

Một số lưu ý dành cho bạn khi lựa chọn thời gian tổ chức sự kiện:

• Lựa chọn ngày, giờ không phù hợp, đó có thể là ngày hắc đạo, ngày trong tuần khi mọi người còn bận rộn với công việc, chưa sẵn sàng tham dự sự kiện. 
• Không tìm hiểu lịch trình của khách mời
• Không đảm bảo thời gian cho hoạt động trong sự kiện
• Lựa chọn thời điểm sự kiện trùng với sự kiện quan trọng khác

Không chuẩn bị kế hoạch dự phòng

Dù bạn đã chuẩn bị kỹ càng nhưng vẫn không thể tránh khỏi những tình huống không mong muốn xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện. Nếu không có một kế hoạch dự phòng, có thể bạn gặp phải rắc rối và ứng phó không kịp thời với những rủi ro, từ đó gây ảnh hưởng đến sự thành công của sự kiện của mình.

Ví dụ: Nếu bạn đang tổ chức một sự kiện ngoài trời, hãy chuẩn bị cho những trường hợp thời tiết xấu hoặc dự phòng các thiết bị kỹ thuật có thể hư hỏng hoặc hoạt động không tốt khi thời tiết chuyển biến khó lường.

Không có ngân sách cụ thể cho sự kiện

Nếu không có một ngân sách cụ thể, bạn có thể gặp khó khăn trong việc quản lý chi phí và có thể dẫn đến việc chi tiêu quá đà hoặc quên đi những chi phí quan trọng. Một số các chi phí phổ biến như: thuê địa điểm, âm thanh ánh sáng, thực phẩm và đồ uống, trang trí, quảng cáo, marketing, phí vận chuyển và các chi phí khác,... bạn có thể tham khảo chi tiết ở trên mạng trước khi thực hiện để tổ chức sự kiện tốt hơn. Ngoài ra, bạn cũng nên dành thời gian để tìm kiếm các nhà tài trợ hoặc đối tác để giảm chi phí tổ chức sự kiện.

Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Không kiểm tra trang thiết bị

Việc không kiểm tra trang thiết bị kỹ càng có thể gây ra sự bất tiện và ảnh hưởng xấu đến trải nghiệm của khách hàng và người tham gia trong xuyên suốt sự kiện nếu thiết bị hoạt động không tốt và xảy ra trục trặc trong quá trình sử dụng. Do vậy cần phải kiểm tra sớm, nếu phát hiện ra bất kỳ thiết bị nào có vấn đề, cần phải có phương án sửa chữa hoặc thay thế ngay lập tức để tránh những rủi ro không đáng có.

Chọn nhà cung cấp dịch vụ không uy tín

Khi tổ chức một sự kiện, bạn cần phải làm việc với nhiều nhà cung cấp dịch vụ khác nhau, bao gồm âm thanh, ánh sáng, trang trí, đồ ăn và thức uống. Nếu bạn chọn nhà cung cấp dịch vụ không đáng tin cậy hoặc không chuyên nghiệp, có thể gây ra những rủi ro như: thiếu nhân viên, đồ ăn không an toàn cho sức khỏe,...

Vì vậy, hãy tìm hiểu thật kỹ về các nhà cung cấp dịch vụ trước khi thuê và xem đánh giá từ các khách hàng trước đó. Hãy yêu cầu các nhà cung cấp dịch vụ gửi portfolio để kiểm tra trước nhằm đảm bảo sự cam kết cho sự kiện.

Không đưa ra thông tin rõ ràng cho khách mời

Nếu bạn không cung cấp đầy đủ thông tin về sự kiện của mình, khách mời có thể không biết được thời gian, địa điểm, timeline hoặc các chi tiết khác của sự kiện. Điều này có thể dẫn đến sự nhầm lẫn, làm cho khách mời không thể tham gia hoặc không có hứng thú tham gia sự kiện.

Do vậy, bạn phải đưa ra những thông tin rõ ràng và chi tiết về sự kiện của mình bao gồm: thời gian, địa điểm, agenda sự kiện. Nếu trong quá trình thực hiện, có bất kỳ thay đổi nào đối với sự kiện, hãy thông báo lại cho khách mời càng sớm càng tốt để họ có thể sắp xếp lại lịch trình của mình.

Ngoài ra, bạn cũng nên đính kèm các thông tin như: số điện thoại, email hoặc các chatbox mạng xã hội của doanh nghiệp hoặc đại diện để khách mời có thể liên hệ nếu họ cần biết thêm bất kỳ thông tin nào về sự kiện. 

Không tính đến các giấy tờ pháp lý liên quan đến việc tổ chức sự kiện

Việc này có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý như: bị phạt hoặc đình chỉ sự kiện nếu bạn không có đủ các giấy tờ liên quan đến chương trình mà mình đang tổ chức. Do đó, bạn cần đọc kỹ các quy định pháp luật liên quan đến việc tổ chức sự kiện và đảm bảo rằng mình tuân thủ đầy đủ. Các giấy tờ pháp lý cần thiết có thể bao gồm các giấy phép tổ chức, chứng chỉ an toàn,....

Không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng cho phần tiệc

Lên kế hoạch chuẩn bị tiệc chu đáo 

Nếu không có sự chuẩn bị tốt cho phần tiệc trong sự kiện có thể dẫn đến các vấn đề như: thiếu thức ăn, thức ăn không đủ chất lượng, hoặc phục vụ không đúng lúc. Để tránh sai sót này, bạn cần lên kế hoạch và chuẩn bị cho phần tiệc từ trước và đảm bảo rằng bạn đã tính toán đầy đủ số lượng và loại thức ăn phù hợp với khách mời. Bạn nên thảo luận với đội ngũ nhân viên phục vụ để đảm bảo rằng mọi thứ sẽ được đưa ra đúng lúc. 

1.2. Những sai sót cần chú ý thêm 

Thiếu đội ngũ nhân viên

Một trong những sai sót cần tránh khi tổ chức sự kiện là không có đủ đội ngũ nhân viên cũng như nhân viên không đủ kinh nghiệm để thực hiện các nhiệm vụ trong sự kiện. Đội ngũ này bao gồm: PG, nhân sự sự kiện, MC, DJ, kỹ thuật viên âm thanh ánh sáng, bảo vệ sự kiện,....

Và để giải quyết nhanh chóng vấn đề này, hãy tìm một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để hỗ trợ bạn. Thiên An Media với bề dày kinh nghiệm lâu năm trong nghề tổ chức sự kiện sẽ giúp cho chương trình của bạn được diễn ra suôn sẻ và thành công.

Không chú trọng đến tiết mục giải trí

Tiết mục giải trí là một phần không thể thiếu trong các sự kiện. Nếu bạn không chú trọng đến việc lựa chọn các tiết mục giải trí phù hợp với đối tượng khách mời của mình hoặc không có các tiết mục này, sự kiện của bạn có thể trở nên nhàm chán và không gây được sự chú ý. Hãy chọn các tiết mục giải trí phù hợp, mới mẻ, phù hợp với xu hướng hiện thời để mang lại cho khách mời những trải nghiệm thú vị.

Tiết mục giải trí ấn tượng trong sự kiện Binance Affiliate Campus

Không quan tâm đến yếu tố thiết kế

Thiết kế là một yếu tố quan trọng để tạo nên sự ấn tượng đầu tiên với khách mời. Nếu bạn không có một thiết kế phù hợp với chủ đề, sự kiện của bạn có thể trở nên thiếu tính thẩm mỹ. Do đó, bạn cần phải lên kế hoạch cho yếu tố thiết kế trước khi sự kiện diễn ra. Hãy tạo ra một concept phù hợp với chủ đề và mục đích của sự kiện, đảm bảo rằng không gian và trang trí tương ứng với concept đó.

Ngoài ra, bạn có thể thuê các designer chuyên nghiệp hoặc sử dụng các công cụ thiết kế để tạo ra các ấn phẩm đẹp mắt và chuyên nghiệp cho sự kiện của bạn.

Không có kế hoạch quảng bá và marketing trước và sau sự kiện

Một số doanh nghiệp tổ chức sự kiện vẫn mắc phải sai sót không có kế hoạch quảng bá và marketing cho sự kiện, dẫn đến việc không thu hút được đông đảo khán giả hoặc khách mời, cũng như không đạt được mục tiêu ban đầu đã đề ra.

Những sai sót cần tránh để tổ chức sự kiện thành công bao gồm:

• Không xác định rõ mục tiêu quảng bá và marketing trước và sau sự kiện.
• Không xây dựng kế hoạch chi tiết về các hoạt động quảng bá và marketing, bao gồm các kênh truyền thông, nội dung quảng bá, thời gian, ngân sách, đối tượng khách hàng mục tiêu,...
• Không sử dụng đúng các kênh truyền thông để quảng bá sự kiện, ví dụ như các trang mạng xã hội, trang web, email marketing, tin nhắn SMS, báo chí, tờ rơi,...
• Không cập nhật thông tin về sự kiện đến khách hàng mục tiêu thường xuyên, dẫn đến việc khách hàng không được thông tin đầy đủ về sự kiện hoặc quên mất thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện.
• Không quan tâm đến phản hồi từ khách hàng sau sự kiện, không đưa ra kế hoạch phản hồi và cải tiến sau sự kiện.

Với những sai sót này, tổ chức sự kiện sẽ không đạt được hiệu quả quảng bá và marketing như mong đợi, do đó dẫn đến không thể thu hút được đông đảo khách hàng và đối tác quan trọng, gây thiệt hại cho doanh nghiệp.

Không tính đến yếu tố thời tiết và các sự cố khác

Thời tiết là một yếu tố không thể kiểm soát được và có thể gây ảnh hưởng lớn tới sự kiện, đặc biệt là các sự kiện được tổ chức ngoài trời. Nếu không tính đến thời tiết và không có các phương án dự phòng, sự kiện có thể bị hủy hoặc không đạt được hiệu quả như mong đợi.

Bên cạnh đó, khả năng xảy ra sự cố cũng là một yếu tố quan trọng cần được tính toán và đề phòng trước. Ví dụ như cục bộ đình trệ giao thông, hư hỏng thiết bị do thời tiết thay đổi đột ngột, đều có thể gây ảnh hưởng lớn tới sự kiện. Để tránh những sai sót này, bạn cần có kế hoạch dự phòng và phòng ngừa rủi ro, đồng thời cập nhật liên tục và thường xuyên các thông tin dự báo thời tiết để có thể xử lý kịp thời khi có sự cố xảy ra.

Không tính đến trình độ chuyên môn của các diễn giả

Để tránh sai sót này, bạn nên tìm hiểu kỹ về kinh nghiệm và khả năng của họ trong lĩnh vực liên quan. Nếu có thể, hãy mời các diễn giả và giảng viên đã có uy tín và được đánh giá cao trong ngành. Ngoài ra, bạn cũng cần cung cấp đầy đủ thông tin về chủ đề và mục tiêu của sự kiện để giúp các diễn giả có sự chuẩn bị tốt hơn.

II. Những sai sót cần tránh trong quá trình tổ chức sự kiện 

2.1. Những sai sót quan trọng thường mắc phải

Thiếu sự tương tác với khách hàng

Phần tương tác với khách hàng trong sự kiện Binance 

Tương tác là một yếu tố quan trọng để tạo ra một trải nghiệm sự kiện đáng nhớ cho khách hàng. Nếu khách hàng không có cảm giác mình được tham gia vào sự kiện, họ có thể không có ấn tượng tích cực và có thể không trở lại sự kiện của bạn trong tương lai.

Bạn cần phải thiết kế các hoạt động tương tác để khách hàng có thể tham gia và tương tác với nhau trong sự kiện, bao gồm: các trò chơi, cuộc thi, hoặc các hoạt động giải trí. Bạn cũng có thể mang lại cho khách hàng các trải nghiệm tương tác thông qua các trang web, tài liệu trực tuyến.

Không đảm bảo an ninh và an toàn cho khách mời

Nếu sự kiện của bạn không được đảm bảo an toàn, điều này có thể gây ra nguy hiểm cho khách mời và ảnh hưởng đến uy tín của công ty hoặc doanh nghiệp của bạn. Nếu sự kiện diễn ra tại những khu vực có nguy cơ cao, như là sự kiện ngoài trời hoặc nơi có mật độ người tham gia đông đúc, bạn cần cân nhắc việc thuê các nhân viên bảo vệ chuyên nghiệp để đảm bảo an toàn cho khách mời.

Ngoài ra, bạn cũng cần phải kiểm tra kỹ các thiết bị an toàn như cầu thang thoát hiểm, cửa ra vào, các thiết bị phòng cháy chữa cháy để đảm bảo an toàn tuyệt đối.

Không điều phối tốt

Để tránh sai sót này, bạn nên lên kế hoạch tổ chức sự kiện và phân công các nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên trong đội ngũ của bạn. Hãy đảm bảo rằng mỗi người trong đội ngũ hiểu rõ nhiệm vụ của mình và có trách nhiệm hoàn thành đúng yêu cầu. Ngoài ra, bạn cũng nên có một người quản lý tổng thể (Project Manager) trong sự kiện. Người này sẽ là liên lạc chính giữa các thành viên trong đội ngũ, các nhà cung cấp dịch vụ và khách hàng, giúp cho sự kiện của bạn được điều phối tốt và tổ chức thành công.

2.2. Những sai sót cần chú ý thêm 

Không kiểm tra trang phục và phong cách cho nhân viên và ban tổ chức

Nhân viên và ban tổ chức là những người đại diện của sự kiện, do đó nếu không có sự kiểm tra trước về trang phục và phong cách của nhân viên và ban tổ chức, sẽ dễ dẫn đến sự thiếu chuyên nghiệp và thành công cho sự kiện. Vì vậy, cần phải có quy định rõ ràng về trang phục và phong cách, cũng như kiểm tra trước khi sự kiện diễn ra để đảm bảo sự đồng nhất và chuyên nghiệp. 

Không có sự kiểm soát chặt chẽ về việc phân phối vé và giấy mời

Việc này có thể dẫn đến tình trạng quá tải hoặc thiếu người tham dự, gây ra sự rối ren cũng như thiếu tính chuyên nghiệp cho sự kiện. Do đó, hãy bảo đảm rằng số lượng vé và giấy mời được phân bổ phù phù hợp với sức chứa của không gian tổ chức, đồng thời hãy kiểm soát việc sử dụng vé và tránh việc lạm dụng.

Không xác định rõ công việc của từng thành viên trong đội ngũ tổ chức

Không xác định rõ công việc của từng thành viên trong đội ngũ tổ chức có thể dẫn đến những sự cố không đáng có, khi mỗi người trong đội ngũ tổ chức không biết mình cần phải làm gì hoặc có những công việc trùng lặp, dẫn đến sự lãng phí tài nguyên và thời gian.

Để tránh sai sót này, bạn nên xác định rõ từng nhiệm vụ cần thực hiện trong quá trình chuẩn bị và tổ chức sự kiện, sau đó phân công cho từng thành viên trong đội ngũ. Bạn cần đảm bảo rằng mỗi người đều hiểu rõ nhiệm vụ của mình, và có thể hoàn thành nó đúng thời hạn.

Ngoài ra, bạn cũng nên sắp xếp thời gian để họp định kỳ với đội ngũ tổ chức, để cập nhật tình hình và đảm bảo rằng mọi người đều đang làm việc theo kế hoạch. Nếu có bất kỳ vấn đề gì phát sinh, hãy giải quyết nó kịp thời và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết.

III. Dịch vụ tổ chức sự kiện Thiên An Media 

Ekip tổ chức sự kiện Thiên An Media 

Thiên An Media là một đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại TP.HCM. Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, chúng tôi sẽ giúp bạn tránh được những rủi ro thường gặp trong quá trình tổ chức sự kiện và mang đến một chương trình thành công và ấn tượng nhất.

Chúng tôi cung cấp đầy đủ các dịch vụ liên quan đến tổ chức sự kiện, bao gồm: thiết kế sự kiện, lựa chọn địa điểm, âm thanh - ánh sáng, thiết bị trình chiếu, dịch vụ MC, nhân sự, trang trí, quà tặng và các dịch vụ hỗ trợ khác.

Xem thêm: Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Với phương châm “Đặt khách hàng là trung tâm”, Thiên An Media cam kết mang đến những giải pháp tối ưu và phù hợp nhất với nhu cầu của bạn. Mỗi sự kiện chúng tôi đều xem đó như là “đứa con tinh thần” của mình dù ngân sách ít hay nhiều, dù lớn hay nhỏ. Nếu bạn đang có nhu cầu tổ chức sự kiện, hãy liên hệ với Thiên An Media để được tư vấn và hỗ trợ sớm nhất.