Kế Hoạch Tổ Chức Year End Party Chi Tiết Ấn Tượng

I. Tổng quan về sự kiện Year End Party 

1.1. Year End Party là gì?

Dự án: Tiệc Tất Niên TMV Mailisa 2019

Year End Party là một sự kiện được tổ chức vào cuối năm, nhằm để tổng kết lại một năm làm việc vừa qua. Bên cạnh đó, bữa tiệc Year End Party cũng là dịp để tri ân toàn thể cán bộ nhân viên công ty, khách hàng và đối tác đã đóng góp vào sự phát triển và thành công của doanh nghiệp. 

1.2. Mục đích tổ chức tiệc Year End Party

• Đánh giá lại các hoạt động của doanh nghiệp trong năm qua

Mỗi sự kiện đều mang những mục đích riêng để truyền tải thông điệp và bữa tiệc cuối năm được tổ chức với mục đích chính là giúp toàn thể công ty, doanh nghiệp tổng kết lại quá trình hoạt động trong năm vừa qua. Đây cũng là dịp để Ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên gắn kết, chia sẻ và rút ra những bài học quý báu. 

Với không khí vui tươi, thoải mái, mọi người sẽ dễ dàng đóng góp ý kiến và thảo luận tích cực hơn. Nhờ đó, buổi tiệc sẽ truyền đạt thêm động lực cho các nhân viên trong những hành trình sắp tới, giúp doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ hơn trong tương lai.

• Thể hiện sự cảm kích và ghi nhận đóng góp của nhân viên

Trong quá trình tổng kết, doanh nghiệp sẽ thể hiện sự cảm kích và ghi nhận thành quả đối với những nhân viên hoặc phòng ban có đóng góp xuất sắc trong năm vừa qua bằng những phần thưởng xứng đáng. 

Ngoài ra, thông qua buổi tiệc, doanh nghiệp cũng sẽ gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới đối tác và khách hàng đã đồng hành cùng công ty trong suốt thời gian qua. Điều này sẽ tạo ra những khoảnh khắc đáng nhớ và ý nghĩa đối với tất cả mọi người tham dự.

• Nâng cao văn hoá doanh nghiệp 

Buổi tiệc cuối năm không chỉ đơn thuần là một dịp để tụ họp và ăn mừng, mà còn giúp xây dựng hình ảnh và văn hóa doanh nghiệp trong mắt công chúng và bên trong tổ chức. Cách tổ chức, concept và phong cách của sự kiện đều thể hiện tính cách và hình ảnh mà doanh nghiệp mong muốn xây dựng. Đặc biệt, sự tham gia nhiệt tình của các thành viên trong tổ chức cũng đóng góp vào việc nâng cao văn hóa doanh nghiệp và tăng lòng tự hào của nhân viên đối với công ty.

II. Các ý tưởng tổ chức Year End Party độc đáo

Dưới đây là một số gợi ý của Thiên An Media để giúp cho sự kiện cuối năm trở nên độc đáo, mới lạ hơn:

• Tiệc cắm trại (picnic)

Một trong những ý tưởng tổ chức Year End Party độc đáo đó là tổ chức một buổi tiệc cắm trại (picnic) ngoài trời. Thay vì đến một nhà hàng hay khách sạn, nhân viên sẽ cùng nhau đến một khu Camping (cắm trại). Tại đây, mọi người có thể tham gia các trò chơi như đá bóng, đạp xe, chèo sup hoặc thậm chí là cùng nhau theo dõi buổi trình chiếu phim ngoài trời vào buổi tối.

Về phần thức ăn và đồ uống cho picnic nên ưu tiên lựa chọn các món phổ biến như: bánh mì kẹp, nướng BBQ, hoa quả,...Các quầy đồ uống nên được đa dạng bao gồm nước ngọt, trà, cà phê và bia để mọi người cảm thấy thoải mái và có nhiều lựa chọn.

• Dạ tiệc dresscode

Dạ tiệc dresscode Hoa Hồng

 Một ý tưởng thú vị để làm mới sự kiện Year End Party là tổ chức dạ tiệc với dresscode đặc biệt. Để thực hiện ý tưởng này, bạn có thể chọn một đề tài cụ thể cho trang phục như "Thập niên 1920", "Phong cách hoàng gia", hoặc các phong cách khác phù hợp với văn hoá doanh nghiệp và sở thích của nhân viên. 

Tuy nhiên, cần lưu ý là không nên đặt ra các yêu cầu quá cầu kỳ vì đây là một buổi tiệc của công ty nên trang phục cũng cần phải có sự thoải mái. Ngoài ra, cần thông báo trước về đề tài trang phục để mọi người có thể chuẩn bị sẵn sàng. 

• Tiệc hồ bơi 

Bạn cần phải thuê một hồ bơi và chuẩn bị đầy đủ các đồ dùng như ghế dựa, đồ bơi, áo phao và phao bơi. Ngoài ra, có thể trang trí thêm một số thứ như bóng bay, đèn disco,..để cho bữa tiệc thêm phần ấn tượng.

Về đồ ăn và thức uống nên được đặt gần khuôn viên hồ bơi, với các món ăn nhẹ như salad, sushi, nước ép, cocktail và bia. Nếu muốn tạo thêm sự tham gia và tương tác giữa các nhân viên, bạn có thể tổ chức một số trò chơi dưới nước như bơi vật, đua thuyền phao hoặc nhảy từ trampoline vào hồ bơi,...Điều này sẽ tạo ra một không khí đồng đội và gắn kết giữa các nhân viên hơn. Ngoài ra, để đảm bảo an toàn cho mọi người, bạn cũng nên có một kế hoạch phòng ngừa sự cố tại bể bơi để giải quyết các tình huống khẩn cấp. 

• Chuyến du lịch Team Building

Du lịch kết hợp teambuilding là một trong những ý tưởng tổ chức Year End Party được ưa chuộng ngày nay. Hãy lên kế hoạch cho một chuyến du lịch kết thúc năm cho doanh nghiệp của bạn trong vòng 3 ngày 2 đêm đến một địa điểm đẹp, có nhiều hoạt động thú vị như trekking, leo núi, lặn biển hoặc tham quan các danh lam thắng cảnh. 

Ngoài ra, bạn cũng nên đảm bảo cho các nhân viên có đủ thời gian để nghỉ ngơi và thư giãn trong suốt chuyến du lịch. Có thể sắp đặt thêm các hoạt động như barbecue, tiệc tùng hay massage và spa để giúp họ thư giãn và tái tạo năng lượng.

• Tiệc ẩm thực buffet

Tiệc buffet sang trọng cho khách mời 

Một cách tổ chức tiệc Year End Party đơn giản là làm một buổi tiệc ẩm thực. Bạn có thể chọn một nhà hàng hoặc một không gian phù hợp tại doanh nghiệp để tổ chức. Các món ăn trong buổi tiệc nên được lựa chọn kỹ càng, đa dạng và đặc sắc để đáp ứng được sở thích của phần đông mọi người. Bạn có thể chuẩn bị các món ăn chính, món tráng miệng đến từ nhiều quốc gia, với hương vị độc đáo và tinh tế.

Ngoài ra, để tăng thêm sự thú vị cho buổi tiệc, có thể tổ chức các hoạt động liên quan đến ẩm thực như: trò chơi đố vui, các cuộc thi nấu ăn hay tìm hiểu về lịch sử, văn hóa của các món ăn.

• Tiệc trà bánh

Một ý tưởng tổ chức Year End Party quen thuộc nhưng không kém phần thú vị đó là bàn tiệc trang trí với các loại trà thơm ngon, từ trà xanh, trà đen, trà trái cây cho đến trà sữa phù hợp với sở thích của từng khách mời. Không chỉ có thế, bạn cần chuẩn bị thêm các loại bánh ngọt như bánh cupcakes, bánh tart trứng nướng, bánh quy, bánh kem... được chuẩn bị đầy đủ và đa dạng để đáp ứng sự mong đợi của khách mời.

Ngoài ra, để tăng thêm sự thú vị cho buổi tiệc, bạn có thể tổ chức một số hoạt động như chơi trò chơi boardgame, chụp ảnh lưu niệm, trò chuyện và chia sẻ những kỷ niệm trong năm vừa qua. Tất cả những điều này sẽ tạo ra một không gian ấm cúng, gần gũi và tạo ra kỷ niệm đáng nhớ cho mọi người.

• Tiệc gây quỹ từ thiện

Nếu công ty bạn muốn mang lại ý nghĩa cho cộng đồng, một bữa tiệc gây quỹ từ thiện sẽ là một ý tưởng tuyệt vời. Bạn có thể tổ chức một đêm tiệc cuối năm với các trò chơi, bán đấu giá, hoặc đấu giá ủng hộ từ thiện. Các khoản tiền quyên góp có thể được trích ra để hỗ trợ các tổ chức từ thiện hoặc các hoạt động xã hội khác.

III. Quy trình tổ chức Year End Party chi tiết

3.1. Xác định mục đích tổ chức

Mục đích tổ chức Year End Party có thể khác nhau tùy thuộc vào mong muốn của từng công ty. Ví dụ, mục đích có thể là tạo dịp để tất cả các thành viên trong công ty gặp gỡ, trò chuyện, xây dựng mối quan hệ, hoặc là cơ hội để tăng tinh thần làm việc và khích lệ các nhân viên trong công ty. Bạn cần xác định rõ mục đích của sự kiện này để đảm bảo rằng toàn bộ quá trình tổ chức đều hướng tới mục tiêu đó.

3.2. Xác định chủ đề tổ chức

Pool Party - Chủ đề lý tưởng cho sự kiện cuối năm

Chủ đề của Year End Party có thể là bất cứ thứ gì mà công ty muốn, nhưng cần phù hợp với mục đích của sự kiện và đáp ứng sở thích của toàn thể nhân viên. Bên cạnh đó, chủ đề của Year End Party cần được thể hiện đồng nhất trong toàn bộ chương trình, từ hình ảnh, trang trí, background, sân khấu cho đến các hoạt động truyền thông.

Ví dụ: Chủ đề có thể là tiệc tùng EDM, tiệc trà bánh, hoặc đại tiệc BBQ ngoài trời thì mọi hoạt động trong chương trình nên xoay quanh concept (chủ đề) đó. Nếu công ty có nhiều nhân viên nước ngoài, bạn có thể xem xét đưa chủ đề có tính quốc tế vào kế hoạch tổ chức. 

Ngoài ra, để có một buổi tiệc cuối năm đầy ấn tượng, bạn cũng có thể cân nhắc lựa chọn các đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, uy tín và chuyên nghiệp. Những đơn vị này sẽ giúp bạn chuẩn bị bữa tiệc một cách ấn tượng và chu đáo nhất, từ việc thiết kế, trang trí, âm thanh, ánh sáng cho đến các hoạt động truyền thông cho sự kiện.

3.3. Lựa chọn MC cho chương trình

Dự án: Idjunction - Giáng sinh an lành ngập tràn yêu thương

Trong quy trình tổ chức Year End Party, việc lựa chọn MC cho chương trình cũng rất quan trọng. MC có thể giúp tăng tính chuyên nghiệp cho chương trình, đảm bảo tính liên kết giữa các hoạt động và truyền tải thông điệp của buổi tiệc đến các thành viên trong công ty một cách hiệu quả.

Để lựa chọn MC, bạn cần xác định rõ tiêu chí và yêu cầu của buổi tiệc, ví dụ như phong cách dẫn chương trình, khả năng giao tiếp, sự hài hước và sự tinh tế trong các hoạt động. Bạn có thể tham khảo các đề xuất từ các hội nhóm MC hoặc liên hệ với các Agency để booking người dẫn chương trình chuyên nghiệp và phù hợp. Ngoài ra, ban tổ chức cũng nên chuẩn bị sẵn kịch bản cho MC để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ và ấn tượng.

3.4. Lên danh sách khách mời cho sự kiện

Trước khi quyết định quy mô buổi tiệc, bạn cần lập danh sách khách mời tham dự chính xác để có thể phân bố khu vực bàn tiệc cho khách mời VIP, đối tác, khách hàng và nhân sự. Danh sách khách mời cần bao gồm các thông tin cơ bản như: họ tên, đơn vị công tác, địa chỉ buổi tiệc và thông tin liên hệ của ban tổ chức. Ngoài ra, bạn cần lưu ý những quy định khi tham gia bữa tiệc như dresscode và số lượng người được mời.

Để đảm bảo sự thuận tiện trong việc quản lý danh sách khách mời, bạn có thể sử dụng các công cụ trực tuyến hoặc phần mềm quản lý sự kiện để lưu trữ thông tin và tiện lợi cho việc thống kê số lượng khách mời xác nhận tham dự.

Một số công cụ và phần mềm phổ biến bao gồm: Excel, Eventbrite, Eventzilla, Cvent, Regpack, etouches,.... Các công cụ và phần mềm này cung cấp nhiều tính năng hữu ích như quản lý khách mời, đăng ký sự kiện trực tuyến, gửi thông báo email, quản lý danh sách khách mời, theo dõi số lượng người đăng ký, và nhiều tính năng khác.

3.5. Chọn thời gian và địa điểm tổ chức Year End Party

Bước tiếp theo vô cùng quan trọng trong việc lên kế hoạch tổ chức Year End Party là lựa chọn thời gian và địa điểm.

Về thời gian: Thời gian tổ chức tiệc Year End Party thường được các đơn vị lựa chọn vào những ngày cuối tuần của tháng cuối cùng trong năm. Đây là ngày nghỉ của nhân viên trong công ty, đồng thời cũng là thời điểm cuối năm lý tưởng để gặp gỡ và giao lưu với nhau.

Bên cạnh đó, nên sắp xếp thời gian diễn ra sự kiện kéo dài khoảng 120 phút, từ 17h đến 21h tùy theo kế hoạch đã chuẩn bị. Nếu thời gian quá ngắn sẽ khó đạt được mục tiêu của sự kiện và nếu quá dài sẽ làm khách mời cảm thấy nhàm chán và mệt mỏi.

Về địa điểm: Bạn có thể chia thành hai loại: không gian ngoài trời và không gian trong nhà. Việc lựa chọn địa điểm phù hợp cần dựa trên những yếu tố sau:

- Địa điểm phải dễ tìm, không quá xa trung tâm.

- Khu vực sân khấu phải rộng rãi, có trần nhà cao để đảm bảo các hoạt động diễn ra suôn sẻ.

- Địa điểm phải đáp ứng được quy mô khách đã hoạch định.

- Phải có bãi đỗ xe rộng rãi để đảm bảo tiện lợi cho khách tham dự.

Gợi ý một số địa điểm tổ chức tiệc Year End Party tại Hồ Chí Minh

• Loại hình khách sạn

GEM Center - 08 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Đa Kao, Hồ Chí Minh

- Sức chứa lên đến 1.440 người

- Vị trí thuận tiện ở giữa trung tâm thành phố

- Thiết kế hiện đại, rộng rãi và thoáng mát với nhiều cây xanh.

Grand Palace - 142/18 Cộng Hòa, Phường 4, Tân Bình, Hồ Chí Minh

- Sức chứa lên đến 2.500 người

- Gần sân bay và cách trung tâm TPHCM khoảng 20 phút lái xe

- Thiết kế sang trọng theo phong cách Châu Âu, có hệ thống các phòng nhỏ và phòng lớn đa dạng.

White Palace - 108 Phạm Văn Đồng, Hiệp Bình Chánh, Thủ Đức

- Sức chứa lên đến 2.000 người

- Cách Quận 1 khoảng 4.3 km

- Thiết kế mở, tận dụng tối đa ánh sáng và không khí tự nhiên.

• Loại hình nhà hàng

Nhà hàng Riverside Palace - 360D Bến Vân Đồn, phường 1, Quận 4.

- Có thể chứa tối đa 1400 - 2000 khách

- Nằm gần trung tâm thành phố

- Thực đơn đa dạng, bao gồm hàng trăm món ăn Á - Âu

Nhà hàng White Palace - 194 Hoàng Văn Thụ, phường 9, quận Phú Nhuận

- Sức chứa từ 450 đến 2000 khách

- Có nhiều khu vực sảnh tiệc với diện tích và trang trí khác nhau để khách hàng lựa chọn

- Cung cấp nhiều loại hình tiệc như buffet, set menu, fine-dining, cocktail & finger food,...

Thảo Điền Village - 197/1 Nguyễn Văn Hưởng, Thảo Điền, Quận 2

- Sức chứa từ 300 đến 1000 khách

- Thực đơn bao gồm các món ăn Việt và Âu, với nhiều lựa chọn set menu hoặc gọi món, buffet.

3.6. Lựa chọn thực đơn cho sự kiện Year End Party

Lựa chọn thực đơn cho sự kiện Year End Party là một trong những yếu tố quan trọng để tạo nên một buổi tiệc thành công và đáng nhớ. Bạn cần lưu ý đến sự đa dạng của thực đơn, từ các món ăn chính, món nhẹ, món tráng miệng đến đồ uống.

Món ăn chính thường là điểm nhấn của bữa tiệc, do đó bạn nên lựa chọn các món ăn đa dạng và phù hợp với sở thích của đa số khách mời. Nếu bạn không biết nên chọn món gì, hãy lựa chọn các món ăn phổ biến và được ưa chuộng như: lẩu, bánh mì nướng kết hợp bò nhúng dấm, gà hấp hành, hải sản nướng,...

Ngoài ra, bạn cũng cần lựa chọn các món nhẹ để khách mời có thể thưởng thức trong quá trình tiệc diễn ra như: bánh quy, kẹo, nước trái cây, bánh ngọt, bánh su kem,...

Đồ uống cũng là một yếu tố quan trọng không thể bỏ qua. Bạn có thể chọn các loại nước ngọt, nước ép, sinh tố, trà, cafe, cocktail, rượu vang, bia,...

Lưu ý khi lựa chọn thực đơn cho Year End Party:

- Lựa chọn các món ăn phù hợp với đa số khách mời

- Cân bằng giữa các loại thực phẩm để đảm bảo đủ dinh dưỡng và hợp lý

- Có sự đa dạng trong thực đơn để khách mời có thể lựa chọn

- Chọn những loại đồ uống phù hợp với sự kiện và đối tượng khách mời.

3.7. Lên kịch bản tổ chức Year End Party chi tiết

Kế hoạch tổ chức Year End Party cần được lên chi tiết và cẩn thận để đảm bảo sự thành công cho sự kiện. Kịch bản sẽ tường minh từng chi tiết các hoạt động trong chương trình như thời gian bắt đầu và kết thúc, nội dung các phần, bộ phận nhân sự được phân công. 

3.8. Dự trù ngân sách tổ chức sự kiện cuối năm

Để dự trù kinh phí tổ chức Year End Party, công ty cần xác định số lượng khách mời, phí thuê địa điểm, trang trí, phí thuê đội ngũ tổ chức sự kiện,.... Công ty cần đưa ra ngân sách dự kiến và xem xét các chi phí cho mỗi mục trong kế hoạch tổ chức để tối ưu ngân sách. Việc tham khảo báo giá của các nhà cung cấp dịch vụ và so sánh giá giữa các đơn vị sẽ giúp công ty có cái nhìn rõ ràng hơn về ngân sách dự kiến.

3.9. Thực hiện sự kiện Year End Party

Trong ngày tổ chức Year End Party, cần phải chắc chắn rằng tất cả các công việc đã được chuẩn bị kỹ lưỡng trước đó đã được hoàn tất. Bao gồm việc đặt chỗ, chuẩn bị thực phẩm, đồ uống, âm thanh, ánh sáng và trang trí.

Dự án: Tiệc Tất Niên Tây Hồ 2021

Trong quá trình thực hiện sự kiện, bạn phải đảm bảo rằng tất cả các hoạt động được diễn ra đúng theo lịch trình đã được lập trước đó. Nếu có bất kỳ vấn đề gì xảy ra, người quản lý sự kiện phải giải quyết và đưa ra các giải pháp nhanh chóng và hiệu quả.

Cuối cùng là sau khi sự kiện kết thúc, cần phải thu dọn địa điểm và đảm bảo rằng không để lại rác thải hay gây mất trật tự tại địa điểm. Nhà tổ chức cũng cần gửi lời cảm ơn đến tất cả các khách mời đã tham gia sự kiện và đánh giá lại kết quả tổ chức để cải thiện cho những lần tổ chức trong tương lai.

Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện tất niên

Với những thông tin mà Thiên An Media cung cấp ở trên, hy vọng rằng sẽ có ích cho bạn trong quá trình lên kế hoạch tổ chức Year End Party cho doanh nghiệp của mình. Ngoài ra Thiên An Media cũng cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, với kinh nghiệm trên 5 năm trong ngành tổ chức sự kiện, chúng tôi tự tin mang tới cho quý công ty, doanh nghiệp một sự kiện ấn tượng và thành công nhất.