Những Điều Cần Lưu Ý Khi Tổ Chức Khai Trương Showroom

I. Showroom là gì?

Showroom là một không gian trưng bày sản phẩm của các doanh nghiệp, đặc biệt là các sản phẩm có giá trị cao như xe máy, ô tô, thời trang, mỹ phẩm,...Ở đó, khách hàng có thể trải nghiệm trực tiếp và tìm hiểu về sản phẩm với sự tư vấn và hỗ trợ của nhân viên. Showroom cũng là một phương tiện quan trọng để giới thiệu và quảng bá sản phẩm/ thương hiệu đến khách hàng, đồng thời hỗ trợ cho việc bán hàng của doanh nghiệp.

II. Lưu ý trước khi tổ chức khai trương showroom

2.1. Xác định ngày tổ chức khai trương

Showroom trưng bày ô tô Hyundai

Lựa chọn ngày tổ chức khai trương là một việc cần được quan tâm và chú ý bởi nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của sự kiện. Theo kinh nghiệm, để tối đa hóa lượng khách hàng tham dự, sự kiện khai trương nên được tổ chức vào các buổi chiều tối trong tuần và thứ 7, chủ nhật. Khi này khách hàng sẽ có nhiều thời gian rảnh hơn để dừng chân hoặc đến tham dự showroom. 

Ngoài ra, khi chọn ngày tổ chức cũng cần phải dựa trên lịch Âm Dương để tránh các ngày xấu, hắc đạo, đặc biệt là những ngày giao thông tắc nghẽn do có các sự kiện đặc biệt như liveshow hay các giải đấu lớn, World Cup,....

2.2. Chuẩn bị thức ăn và đồ uống 

Để đảm bảo cho khách mời được phục vụ đầy đủ và đúng chuẩn, bạn có thể tham khảo các bước chuẩn bị thức ăn và đồ uống như sau:

- Xác định các loại thức ăn và đồ uống mà bạn muốn phục vụ trong sự kiện, tùy thuộc vào đối tượng khách mời và thời điểm của sự kiện.

- Tìm kiếm nhà cung cấp thực phẩm đáng tin cậy, có kinh nghiệm trong lĩnh vực này.

- Lên lịch đặt hàng trước để đảm bảo đủ số lượng và chất lượng.

- Sắp xếp thực phẩm và đồ uống theo từng khu vực khác nhau trong sự kiện, để khách mời dễ dàng tiếp cận và lấy thức ăn một cách tiện lợi.

- Thuê dịch vụ phục vụ chuyên nghiệp tại địa điểm tổ chức để đảm bảo sự phục vụ được trang trọng và chuyên nghiệp.

2.3. Lên kịch bản tổ chức khai trương showroom

Việc lên kịch bản không chỉ giúp bạn quản lý sự kiện một cách hợp lý mà còn giúp đội ngũ tổ chức sự kiện nắm rõ được mục đích và nội dung cần truyền tải đến khách hàng.

Xác định mục đích của sự kiện: Để có một ý tưởng kịch bản tốt, trước hết cần phải xác định rõ mục đích của sự kiện khai trương showroom, ví dụ như:

- Ra mắt không gian trưng bày mới

- Tạo cơ hội giao lưu, tương tác với khách hàng và đối tác, gây dựng lòng tin và tăng tính chuyên nghiệp của thương hiệu, doanh nghiệp.

- Ngoài ra, mục đích của sự kiện còn là dịp để tổ chức các hoạt động khuyến mãi, giảm giá, quà tặng để thu hút khách hàng và tạo sự thuận lợi cho việc bán hàng sau này.

Xác định đối tượng khách hàng: Đây là một bước quan trọng giúp bạn nắm bắt được phong cách, sở thích, nhu cầu và tâm lý của khách hàng. Từ đó, tạo ra một ý tưởng kịch bản phù hợp với khách hàng hơn cũng như giúp họ dễ dàng tiếp nhận và ấn tượng với sản phẩm, thương hiệu.

Phân bổ thời gian: Thông thường thời gian của kịch bản khai trương sẽ kéo dài từ 60-80 phút. Khoảng thời lượng này là phù hợp và đủ để tạo nên sự ấn tượng cho khách hàng.

Kịch bản chương trình 

2.4. Thiết kế không gian khai trương showroom

Thiết kế địa điểm khai trương là một trong những bước rất quan trọng để tạo nên không gian trưng bày sản phẩm ấn tượng và thu hút khách hàng, bạn cần lưu ý những yếu tố sau:

- Nên chọn màu sắc và ánh sáng phù hợp để tôn lên sản phẩm, đồng thời tạo cảm giác dễ chịu và thân thiện cho khách hàng.

- Cần lưu ý đến việc bố trí sản phẩm sao cho hợp lý và dễ dàng cho khách hàng nhìn thấy và lựa chọn sản phẩm. 

- Tạo ra các gian trưng bày sản phẩm khác biệt như theo mùa, theo phong cách,...

- Cuối cùng là không quên chừa ra một khoảng không gian đủ rộng để tạo ra các hoạt động và trò chơi tăng tính tương tác và gắn kết giữa khách hàng và lễ khai trương showroom.

2.5. Chuẩn bị thiết bị và nhân sự tổ chức khai trương showroom

• Các thiết bị cần chuẩn bị cho sự kiện khai trương bao gồm

Trang trí cổng hơi lối vào sự kiện khai trương showroom 

- Khu vực cổng chào cần lắp đặt cổng hơi, bong bóng hoặc rối rơi để tạo điểm nhấn.

- Tại lối đi, cần bố trí hoa tươi để tạo không gian sang trọng và ấn tượng.

- Khu vực làm lễ chính cần chuẩn bị đầy đủ thiết bị như dựng bạt, sân khấu, treo backdrop, trải thảm đỏ và bố trí bàn ghế cho khách mời. 

- Ngoài ra, còn cần chuẩn bị âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, màn hình LED để phục vụ cho chương trình. Đồng thời, nếu có bán hàng trực tiếp, cần chuẩn bị đa dạng các phương thức để thanh toán từ tiền mặt cho đến quẹt thẻ hay thanh toán qua ứng dụng di động. Ngoài ra, bạn cần cung cấp đồ uống, thức ăn phù hợp với lễ khai trương để phục vụ cho khách mời.

• Đối với nhân sự phục vụ cho lễ khai trương

Cần chuẩn bị MC, đội múa lân sự rồng, vũ đoàn, lễ tân, quản lý sự kiện, đội kỹ thuật,... Đặc biệt, cần có nhân viên chăm sóc khách hàng để tạo cảm giác thoải mái, tránh tình trạng khách hàng bị bỏ rơi hoặc không được chú ý trong suốt sự kiện. Nếu trong showroom đã có sẵn nguồn nhân lực có kinh nghiệm trong việc dẫn dắt chương trình hoặc quản lý, thì có thể sử dụng. Nếu không có, nên thuê công ty tổ chức sự kiện bên ngoài để đảm bảo lễ khai trương được thực hiện hoàn hảo và mang lại sự yên tâm cao hơn. 

2.6. Truyền thông quảng bá trước khi tổ chức khai trương showroom

Một buổi lễ được xem là thành công là khi mọi thứ diễn ra suôn sẻ, có nhiều khách đến tham dự và được công chúng chú ý. Do vậy truyền thông quảng bá trước sự kiện là một việc làm vô cùng quan trọng để đưa thông tin sự kiện đến gần với cộng đồng hơn. Dưới đây là một số cách để tiếp cận khách hàng tiềm năng trước khi khai trương:

Roadshow: Đây là hoạt động quảng bá trực tiếp bằng cách sử dụng xe chuyên dụng để di chuyển đến những nơi đông người như trung tâm thương mại, khu mua sắm, khu đô thị,... Xe được trang bị loa phát thanh để giới thiệu về sự kiện, thu hút sự chú ý của khách hàng và mời họ đến tham dự khai trương showroom.

Tổ chức roadshow cho lễ khai trương showroom

Đăng bài lên mạng xã hội: Sử dụng các nền tảng mạng xã hội như Facebook, Instagram,Tiktok,... để đăng tải thông tin về sự kiện, hình ảnh showroom mới, ưu đãi, quà tặng,... để lan tỏa rộng rãi đến đối tượng công chúng.

Treo cờ phướn: Trang trí showroom và những vị trí gần đó bằng cách treo cờ phướn với hình ảnh, thông tin về sự kiện khai trương. Việc này sẽ giúp tăng sự chú ý của người đi đường và thu hút khách hàng đến tham quan.

Gửi email marketing: Gửi email đến khách hàng hiện tại hoặc khách hàng tiềm năng để thông báo về sự kiện khai trương và những ưu đãi đặc biệt.

III. Các lưu ý trong ngày khai trương showroom

Chuẩn bị đầy đủ các tài liệu cần thiết cho sự kiện: Các tài liệu cần chuẩn bị bao gồm danh sách khách mời, agenda chương trình, slide thuyết trình, các thông tin về sản phẩm và dịch vụ của showroom,..Những tài liệu này cần được sắp xếp một cách logic để đảm bảo tiện lợi trong việc sử dụng.

Kế hoạch phòng ngừa rủi ro: Cần phải có một kế hoạch chi tiết về cách xử lý các sự cố có thể xảy ra, bao gồm cả những trường hợp nghiêm trọng nhất. Đồng thời, cần chuẩn bị sẵn sàng các tài liệu, thiết bị và nhân lực cần thiết để giải quyết các tình huống khẩn cấp.

Đảm bảo mọi thứ sẵn sàng trước khi khách đến: Trong ngày khai trương, bạn cần đảm bảo rằng mọi thứ đều được sắp xếp và sẵn sàng trước khi khách đến. Ví dụ: bàn ghế, trang trí, thiết bị kỹ thuật, âm thanh, ánh sáng,... Nếu mọi thứ không sẵn sàng và hoạt động không tốt, sẽ ảnh hưởng đến hình ảnh và uy tín của công ty.

Các lưu ý khi tổ chức khai trương showroom

Tiếp đón khách mời: Trong ngày khai trương, sự tiếp đón khách mời là một trong những yếu tố quan trọng nhất. Bạn cần lưu ý những vấn đề sau:

- Chọn nhân viên lễ tân ngoại hình ưa nhìn, giao tiếp tốt, biết ngoại ngữ để truyền tải thông tin đến khách mời một cách dễ dàng.

- Điều hành đội ngũ an ninh để họ phân bổ khách mời đến những vị trí phù hợp, kiểm soát số lượng người trong showroom.

- Đặt bàn ghế và phục vụ nước uống trong khu vực chờ để khách có thể thoải mái thưởng thức và thư giãn trong khi đợi.

- Chuẩn bị các món quà nhỏ như túi tote, bút, sổ tay, hoa tươi,... để tặng khách mời và tạo sự ấn tượng tốt với họ.

- Chuẩn bị danh sách khách mời và ghi danh kỹ lưỡng tên, số điện thoại, địa chỉ và email để dễ dàng liên hệ sau sự kiện.

Quản lý các hoạt động truyền thông: Ngày khai trương showroom là một sự kiện quan trọng và cần phải được quảng bá. Bạn cần sắp xếp cho các nhà báo và blogger đến để tác nghiệp và đưa tin. Đồng thời, bạn cũng cần quản lý và kiểm soát các hoạt động truyền thông như livestream, ảnh, video để đảm bảo không có bất kỳ sai sót nào.

Cung cấp đồ ăn và thức uống: Bạn có thể tổ chức tiệc cocktail nhỏ hoặc phục vụ những món ăn nhẹ để khách mời có thể thưởng thức trong khi tham quan showroom. Ngoài ra cần kiểm tra lại quầy thức ăn và nước uống để đảm bảo đủ số lượng và chất lượng. Xem các món ăn có bị hỏng hay không, thời gian trữ trên quầy, cách bố trí đẹp mắt và thuận tiện cho khách hàng hay không.  

Chuẩn bị thức ăn nhẹ cho khách tham dự 

IV. Các lưu ý sau buổi khai trương showroom

Sau khi buổi khai trương đã diễn ra, đánh giá và phân tích hiệu quả của sự kiện là điều cần thiết để cải thiện cho những lần tổ chức sự kiện tương lai. Dưới đây là một số bước đánh giá và phân tích hiệu quả của buổi khai trương showroom:

Thu thập thông tin: Thu thập thông tin từ khách hàng, nhân viên và các đối tác liên quan về ý kiến ​​và cảm nhận về buổi lễ. Thông tin này sẽ giúp bạn đánh giá và cải thiện các hoạt động của sự kiện.

Đánh giá doanh số: Đánh giá doanh số của sản phẩm hoặc dịch vụ được giới thiệu trong buổi khai trương showroom. So sánh doanh số trước và sau buổi khai trương để đánh giá hiệu quả của sự kiện.

Đánh giá tầm ảnh hưởng: Đánh giá tầm ảnh hưởng của buổi khai trương đến khách hàng. Sự kiện có tạo được ấn tượng và thu hút được nhiều khách hàng không? Số lượng lượt tương tác với sự kiện, các chỉ số người xem trên livestream, hashtag sự kiện là bao nhiêu?

Phân tích chi phí và lợi nhuận: Tính toán chi phí tổ chức sự kiện và so sánh với lợi nhuận, sức lan tỏa của sự kiện đạt được để đánh giá hiệu quả.

Với những lưu ý khi tổ chức khai trương showroom mà Thiên An Media đã liệt kê ở trên, hy vọng doanh nghiệp sẽ có thể tổ chức thành công sự kiện của mình. Tuy nhiên, nếu bạn muốn đảm bảo rằng sự kiện diễn ra suôn sẻ và hoàn hảo nhất, hãy để chúng tôi đồng hành cùng bạn.

Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Tư vấn báo giá dịch vụ

Hãy liên hệ ngay qua Hotline/Zalo: 0911 407 447 để được tư vấn báo giá miễn phí nhanh nhất. Thiên An Media cam kết mang đến dịch vụ khai trương trọn gói với chi phí được tối ưu tốt nhất, phù hợp với mọi mức ngân sách, quy mô loại hình sự kiện.